МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 17 ноября 1999 г. N 632
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях дальнейшего совершенствования организации работы с
документами в Министерстве культуры Удмуртской Республики
приказываю:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в
Министерстве культуры Удмуртской Республики.
2. Сотрудникам Министерства культуры Удмуртской Республики при
работе с документами обеспечить неукоснительное исполнение данной
инструкции.
3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на
первого заместителя министра культуры Христофорова А.Т., сектор
организационной работы (Салахова С.Н.).
4. Приказ Министерства культуры Удмуртской Республики от
13.05.98 г. N 294 считать утратившим силу.
Министр
Н.М.БЕССОГОНОВ
Утверждено
приказом
Министерства культуры УР
от 17 ноября 1999 г. N 632
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения
делопроизводства в Министерстве культуры Удмуртской Республики
(далее - Министерстве) и устанавливает общие правила работы с
документами.
1.2. Документы Министерства являются собственностью республики
и вопросы работы с ними регулируются действующим законодательством
Российской Федерации и Удмуртской Республики, Положением о
Министерстве.
1.3. Работники Министерства несут персональную ответственность
за сохранность находящихся у них служебных документов. Передача
документов, их копий работникам сторонних организаций допускается
только с разрешения руководства Министерства.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию
руководства Министерства передаются другому работнику.
II. Документация Министерства
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его
документационную базу.
2.2. Министерство издает следующие распорядительные документы:
приказы, инструкции, постановления, иные нормативные правовые акты
в соответствии с его компетенцией.
III. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам
управленческих действий, т.е. в создании управленческих
документов.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование Министерства - автора документа; название вида
документа (не указывается на письмах) заголовок к тексту, дату,
индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и
направлении его в дело.
Дополнительными реквизитами документа являются: наименование
структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф
утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего
согласования; отметка о наличии приложения; адресат; фамилия
исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), отметка
о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа и др.
3.2. Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный
порядок их расположения.
Расположение реквизитов на бланках организационно -
распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р.6.30-97
"Унифицированная система организационно - распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов: А3 (297
x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210). Бланки документов
должны иметь поля: левое и верхнее - не менее 20 мм, правое и
нижнее - не менее 10 мм.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются без бланка.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение Государственного герба
Изображение Государственного герба помещается на верхнем поле
распорядительных документов (постановление, приказ) и письма.
3.3.2. Наименование Министерства - автора документа
Наименование Министерства указывается в точном соответствии с
Положением о нем. Сокращенное наименование не допускается.
3.3.3. Название вида документа.
Название вида документа должно соответствовать компетенции
Министерства и содержанию документируемого управленческого
действия.
3.3.4. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания
документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать
смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием
документа. Например: приказ (о чем?) о создании комиссии; карточка
(чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать
заголовок к тексту на документе формата А5.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для
утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В
текстах документов, содержащих сведения финансового характера,
применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 30 марта
1999 года. При ссылке в тексте на правовой или иной документ дата
оформляется следующим образом: письмо ... от 03.12.99.
3.3.6. Индекс документа состоит из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из
задач поиска, дополняется индексами дел.
3.3.7. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному
вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты,
таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при составлении инструкций, положений, писем,
распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.8. Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Министерства, так и
вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись,
ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается
должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится
отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно
докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
Министерстве, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне
последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и
другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне
последнего листа документа.
3.3.9. Подпись документа
Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы,
подписываются министром или в его отсутствие заместителями.
Документы, направляемые сторонним организациям от имени
Министерства, подписываются министром или его заместителями.
Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются
министром, его заместителями, а также руководителями структурных
подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений
Министерства нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документы, личная подпись и ее расшифровка.
В документах, оформленных не на бланках, наименование
Министерства, структурного подразделения в реквизите "подпись"
включается в состав наименования должности.
Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом,
исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего
документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся
машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
3.3.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении. Если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого
документа, ссылку на его дату и номер; дату; подпись исполнителя
или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
3.3.11. Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой
стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования, или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Госкомпечати РФ
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
23.06.97
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ...
(наименование коллегиального органа)
23.06.99 N 4
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
23.06.93 г. N 02-15\1247-Т
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование в зависимости от содержания документа может
осуществляться в следующей последовательности:
- с министерствами, интересы которых затрагивает содержание
документа;
- при необходимости с органами, осуществляющими
государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной
области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными
организациями;
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
3.3.12. Утверждение документа
Документы утверждаются министром или его заместителем.
Утверждение документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа.
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Удмуртской Республики
________________ __________
(личная подпись) (инициалы,
фамилия)
00.00.00
или
Утверждено
Приказ Министерства
культуры УР
00.00.00. N
3.3.13. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут
в именительном падеже. Например:
Минкультуры РФ
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство культуры УР
Ведущему специалисту
Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации
наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Председателю
Государственного комитета
РФ по печати
Лаптеву И.Д.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их названия следует указывать обобщенно. Например:
Отделам культуры
администраций городов и
районов
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала "Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6
Малый Путниковский пер., 1\2
Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях
могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
3.3.14. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав
резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись,
дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным
лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.15. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка
о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь
все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера.
Например:
Приложение
к приказу Министра
культуры УР
00.00.00. N
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
3.4.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства УР
разрабатываются Министерством в соответствии с поручениями или в
инициативном порядке.
В Министерстве подготовка проектов документов осуществляется
структурными подразделениями, в компетенции которых находится
рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа
визируется министром, второй экземпляр - заместителем министра,
курирующим соответствующие структурные подразделения, а также
специалистами, ответственными за подготовку проекта или с которыми
согласовывается проект, и юристом. К проекту документа прилагается
лист согласования его с заинтересованными организациями.
Проект документа направляется в вышестоящие органы с
сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость
принятия решения и его содержание.
На обратной стороне последнего листа сопроводительного письма
указываются: наименование структурного подразделения Министерства,
фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.
Проекты документов печатаются на листах формата А4 через
полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр
направляется адресату; второй - остается в делопроизводственной
службе; третий - у ответственного исполнителя.
3.4.2. Приказ
Приказ - распорядительный документ Министерства
Проекты приказов разрабатываются подразделениями Министерства
по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа является
законодательный, иной правовой акт или поручения вышестоящих
органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата,
номер, заголовок и передается содержание той его части, которая
непосредственно касается Министерства.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
В пунктах распорядительной части приказа указываются
исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых
действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные
приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте
приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа в целом.
Приказ подписывает министр или по его поручению - заместитель
министра.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
3.4.3. Инструкция
Инструкция - документ, в котором излагаются правила,
регулирующие специальные стороны деятельности Министерства.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг
вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится
на пункты и подпункты.
В тексте инструкции используются слова: "должен", "следует",
"необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.
Инструкция визируется руководителем структурного
разработчика и утверждается Министерством путем издания приказа
об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
3.4.4. Протокол
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,
совещаниях, собраниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В
вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель;
секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти
реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание
докладов и выступлений помещается в тексте протокола;
постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления
строится по образцу текста приказа (п. 3.4.2.).
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний)
должны иметь составные номера, включающие порядковые номера
протоколов организаций, принимавших участие в работе
коллегиального органа.
К протоколам прилагаются тексты докладов и выступлений.
3.5. Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует
исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до
организаций, которых касаются эти документы.
Тираж определяется ответственным исполнителем.
3.6. Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные
технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм
документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные
редакторские программы и другие.
Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств
вычислительной техники, оформляется на основании единых правил,
изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных
основаниях с машинописными документами.
IV. Поисковые системы по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в Министерство документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,
учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как
создаваемые в Министерстве, так и поступающие из других
организаций и от частных лиц.
4.1.3. Документы регистрируются журнальным способом. При этом
установлен необходимый минимум реквизитов: автор (корреспондент);
название вида документа; дата документа; индекс документа; дата
поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое
содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении;
отметка о направлении документа в дело.
4.1.4. Состав обязательных регистрационных реквизитов в
зависимости от характера документов и задач использования
информации может быть дополнен другими реквизитами: расписка
исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для
писем обязательно); количество листов документа, наличие
приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков
исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса,
отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения
документа и другие.
4.1.5. Документы регистрируют в Министерстве один раз:
поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения
или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания
документов. Например, отдельно регистрируются правительственные
документы, приказы министра по основой деятельности, приказы
министра по личному составу, письма и жалобы граждан и др.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
Контроль осуществляют руководители, ответственный за
делопроизводство и ответственные исполнители.
5.2. Сроки исполнения документов
5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из
других организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя
из срока, установленного организацией, направляющей документ, или
сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в
резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим
этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок,
дата изменения и подпись.
5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого
документированного подтверждения исполнения.
На документе и в регистрационных формах проставляется отметка
об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение
(ответственный исполнитель), дата.
5.3. Организация контроля исполнения
5.3.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных
данных: регистрационных журналов.
5.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания
последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до
истечения срока.
Ответственный за делопроизводство учитывает и обобщает не реже
одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения
документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины
передаются руководству Министерства.
VI. Работа исполнителей с документами
6.1. Ответственный за делопроизводство в Министерстве
обеспечивает оперативное доведение документов до исполнителей.
6.2. При рассмотрении документов руководство Министерства
выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы,
присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
6.3. Исполнение документов предусматривает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством Министерства, подготовку к пересылке
адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документы на тиражирование.
6.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления, о датах промежуточного исполнения (запрос
сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах
окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
VII. Организация работы с предложениями,
заявлениями, жалобами граждан
7.1. Письма, заявления, жалобы граждан подлежат регистрации
отдельно от другой корреспонденции. С этой целью заводится журнал
регистрации писем, заявлений и жалоб граждан.
7.2. Срок исполнения предложений, заявлений и жалоб
устанавливается в соответствии с Указом Президиума Верховного
Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб
граждан" от 12 апреля 1968 года с изменениями и дополнениями от 04
марта 1989 г., Типовым положением о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан, утвержденным
постановлением Совета Министров СССР от 30.11.81 г.:
а) заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со
дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и
проверки - не позднее 15 дней;
б) в случае, если для разрешения заявления или жалобы
необходимо проведение специальной проверки, истребование
дополнительных материалов или принятие других мер, срок разрешения
заявлений и жалоб может быть, в порядке исключения, продлен
руководством, но не более чем на один месяц.
7.3. Предложения, заявления, жалобы граждан, поступающие через
средства массовой информации, рассматриваются в аналогичные сроки.
7.4. Проверка заявлений и жалоб граждан считается законченной,
если разрешены все поставленные вопросы или даны соответствующие
разъяснения и в случае необходимости заявителю сообщено по
существу.
VIII. Составление номенклатуры дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения. Номенклатура дел используется при построении
информационно - поисковой системы и является основой для
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения; в архиве Министерства используется для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2. Номенклатура дел Министерства составляется ведущим
специалистом по кадрам при методической помощи Центрального
государственного архива УР.
Номенклатура дел Министерства, предварительно согласованная с
его Центральной экспертной комиссией (ЦЭК), согласовывается с
экспертно - проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по
делам архивов при Правительстве УР и утверждается министром.
Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Комитета по делам
архивов с периодичностью 1 раз в 3 года.
8.3. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Положением о Министерстве, штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел Министерства за прошлые
годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности
Министерства, их виды и состав.
8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
8.5. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия структурных подразделений; разделы располагаются
в соответствии с утвержденной структурой.
8.6. После утверждения номенклатуры дел Министерства
структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее
разделов для использования в работе.
8.7. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дел состоит из установленного в
Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например, 04-02, где 04 - обозначение структурного
подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную
документацию.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседанию коллегии
и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Министерства или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы;
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы
дела;
указание на копийность документов дела (если в деле подшиты
копии) и др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Центральным государственным
архивом УР срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о
лицах, ответственных за формирование дел, и др.
8.8. Номенклатура дел Министерства вводится и хранится в
памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в
необходимых случаях, переработки.
IX. Формирование дел
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Министерстве формируются децентрализовано.
Контроль за правильным формированием дел в Министерстве
осуществляется ответственным за делопроизводство.
9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса; группировать в дело документы одного календарного года,
за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела
документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
9.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в деле по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные
дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие
документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого
алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
X. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности
документов с целью отбора их на государственное хранение и
установления сроков хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве
проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел
и проверке правильности отнесения документов к делам; при
подготовке дел к последующему хранению.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы
определяются положением, которое утверждается Министерством.
10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
XI. Оформление дел
11.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ЦГА УР.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление
дела предусматривает:
подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты
дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются
арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не
задевая текста документа, простым графическим карандашом или
нумератором.
11.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовка дела на обложке содержанию подшитых
документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера приказов,
протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
XII. Составление описей дел
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи
не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела
со специальной документацией.
12.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с
принятой схемой систематизацией на основании номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько
лет; порядок присвоения номеров описям устанавливается по
согласованию с ЦГА УР; графы описи заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в
опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечания" используется
для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.3. Описи дел составляются по установленной форме в четырех
экземплярах.
XIII. Оперативное хранение документов и дел
13.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений несут ответственность
за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах; располагаются в
запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющие документы от пыли и воздействия солнечного света. В
целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются
в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка
из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел.
13.2. Выдача дел из архива сотрудникам Министерства
производится под расписку, а сторонним организациям - с разрешения
руководства по актам. На выданное дело заводится карта -
заместитель дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
XIV. Передача дел на архивное хранение
14.1. Документы, постоянного срока хранения, образовавшиеся в
деятельности Министерства, имеющие историческое, научное,
социальное, экономическое, политическое, художественное или иное
культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской
Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени
происхождения, места хранения, техники и способа закрепления
информации подлежат передаче на государственное хранение в ЦГА УР.
14.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения,
имеющие практическое значение, а также документы по личному
составу, их учету, использованию хранятся в архиве Министерства.
14.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
хранятся в Министерстве и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
|
