Утверждено
приказом
министра национальной политики
Удмуртской Республики
от 15 октября 2001 г. N 199
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. Общие положения
II. Документация Министерства
III. Особенности подготовки и оформления документов
IV. Порядок работы со служебными письмами
V. Правила оформления служебных документов
VI. Организация документооборота и исполнения
служебных документов
VII. Контроль исполнения документов
VIII. Организация документов в делопроизводстве
IX. Организация хранения дел в Министерстве
______________________________________________________________________________
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) в
Министерстве национальной политики Удмуртской Республики (далее -
Министерство) разработана в целях совершенствования
документационного обеспечения управления и повышения его
эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
Министерстве.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с распоряжением
Правительства Удмуртской Республики N 113-р от 6 апреля 2001 года
на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти.
1.3. Контроль за соблюдением и осуществление в Министерстве
единой системы делопроизводства, методическое руководство работой
с документами и обучение работников основам делопроизводства
возлагаются на сектор финансовой и организационно - кадровой
работы. Задачи, функции, порядок работы сектора регламентируются
Положением о секторе финансовой и организационно - кадровой работы
Министерства национальной политики Удмуртской Республики.
1.4. Министерство организует и ведет делопроизводство в
соответствии с законодательством Российской Федерации, Удмуртской
Республики, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти и на основе данной инструкции.
1.5. Положения инструкции распространяются на организацию
работы с документами, независимо от вида носителя.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей
инструкции.
1.6. Работники Министерства, работающие с документами,
находящимися на исполнении в Министерстве несут ответственность за
их сохранность. Сведения, содержащиеся в документах, могут
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
имеющимися у лиц полномочиями.
II. Документация Министерства
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав
определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения
вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей между Министерством, другими органами управления и
организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), размером N 12, 13, 14 через 1 -
2 интервала (для текстов).
2.3. Документооборот Министерства составляют следующие
служебные документы: нормативно - распорядительные документы
(приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции,
протоколы).
III. Особенности подготовки и оформления документов
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Удмуртской Республики, проектов актов Президента Удмуртской
Республики и Правительства Удмуртской Республики
3.1.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов,
проектов указов и распоряжений Президента Удмуртской Республики,
постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики
осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а
также нормативно - правовыми и инструктивными документами
Государственного Совета Удмуртской Республики, Администрации
Президента и Правительства Удмуртской Республики.
3.2. Приказ, распоряжение
3.2.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам внутренней работы Министерства.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят отделы
Министерства на основании поручений министра, его заместителей.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит сектор финансовой и
организационно - кадровой работы на основании соответствующих
представлений.
Приказы подписываются министром или по его поручению
заместителями министра.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на начальников отделов, сектора, которые готовят и
вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью сектора финансовой и
организационно - кадровой работы.
3.2.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и начальниками отделов, сектора, внесшими
проект. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие
при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к
проекту.
Приказы (распоряжения), представляемые министру на подпись,
визируются заместителями министра. Приказы по личному составу по
назначению и увольнению визируются юристом.
3.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на
стандартных бланках установленной формы и докладываются для
подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать
краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а
также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем
согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, по личному
составу и распоряжения нумеруются отдельно.
3.2.4. Проект приказа (распоряжения) во исполнение
постановления Правительства Удмуртской Республики должен быть
подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
3.2.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке
установленной формы шрифтом размером N 13 (приложение 1, 2).
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование Министерства.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом;
номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2001 г. N 21; 03.07.2001 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1
межстрочный интервал.
Например:
О проведении Дня чувашской письменности
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами,
и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой
границы текстового поля, и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты
и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом
п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной
части может содержать сведения о подразделении или должностном
лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,
фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает министр, а в его отсутствие
- заместитель, исполняющий обязанности министра.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа
приложения.
3.3. Положение, правила, инструкция
3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные
для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как
самостоятельные правовые акты, которые визируются разработчиком и
утверждаются министром; утверждение оформляется в форме грифа
утверждения или путем издания распорядительного документа об их
утверждении.
3.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
3.3.3. Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному
специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться
на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
3.4. Протокол
3.4.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время коллегии, совещания (заседания),
представленных тезисов докладов и выступлений, проектов решений и
др.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагается на сектор финансовой и организационно - кадровой
работы и сотрудников Министерства, готовивших вопросы к
обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем
через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов
протокола визируются отделом, ответственным за подготовку.
3.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на
заседании, направляются для подшивки в дело в отделы.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в
них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
3.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной (приложение N 3).
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по
соответствующим вопросам.
3.4.4. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях,
состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в
повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах вопроса.
3.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает
ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии
протоколов заверяются печатью канцелярии Министерства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью канцелярии Министерства.
3.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола
или на общем бланке Министерства формата А4 и имеют следующие
реквизиты:
Наименование документа - слово П р о т о к о л - печатается от
границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным
шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и
выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается
по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно
- цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала
ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после
последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
IV. Порядок работы со служебными письмами
4.1. Служебные письма
4.1.1. К служебным письмам Министерства относятся ответы на
поручения вышестоящих органов исполнительной и законодательной
власти, ответы на запросы различных организаций и частных лиц,
инициативные письма Министерства.
4.1.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией министра на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов вышестоящих организаций.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции министра.
Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками
отделов.
4.1.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
Министерства.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны,
составляется на языке обращения. Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов,
если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации - адресата.
4.1.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Министерство считает...", "Министерство рассмотрело...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебные документы подписываются министром, а в его
отсутствие - заместителем.
4.1.5. В Министерстве между структурными подразделениями может
осуществляться внутренняя переписка.
4.2. Работа с обращениями и запросами депутатов
4.2.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов разных уровней осуществляется Министерством в
соответствии с законодательством Удмуртской Республики о статусе
депутата.
4.2.2. В качестве обращения и запроса депутата рассматривается
письмо, написанное на бланке депутата, имеющее соответствующие
реквизиты.
4.2.3. Исполнитель, которому направлен запрос депутата, должен
дать ответ безотлагательно в течение 3-х дней.
4.2.4. В случае необходимости проведения в связи с обращением
или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ
депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса.
4.2.5. Ответ на запрос депутата должен быть подписан
министром, которому направлен запрос, либо заместителем, временно
исполняющим его обязанности.
4.2.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства анализирует
количество, характер и содержание обращений и запросов депутата и
информирует об этом министра.
4.3. Работа с обращениями граждан
4.3.1. Обращения граждан могут быть устные и письменные.
4.3.2. Организацию приема граждан по личным вопросам министром
и его заместителями осуществляет приемная Министерства.
4.3.3. Запись на личный прием производится в рабочем порядке
по мере необходимости. Прием назначается на удобное время, с
учетом рабочего плана министра и его заместителей.
4.3.4. Учет личных обращений граждан учитывается в журналах,
которые ведет принимающая сторона с отметкой Ф.И.О. посетителя,
характера обращения и принятых мерах.
4.3.5. В качестве письменного обращения гражданина
рассматривается письмо, имеющее личную подпись и дату.
К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие
оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные
какого-либо смысла и анонимные, т.е. не имеющие информации об
авторе, его фамилии и адресе.
4.3.6. Регистрация обращений граждан, поступивших через
вышестоящие органы и напрямую, осуществляется в отдельном журнале.
4.3.7. Регистрационный номер ответа на обращение гражданина
соответствует зарегистрированному номеру обращения с датой его
отправки.
4.3.8. Исполнитель, которому направлено обращение гражданина,
должен дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через
30 дней со дня регистрации, а на обращения граждан, не требующие
дополнительной проверки, ответ готовится в 15-дневный срок.
4.3.9. Обращения и запросы граждан и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.4. Работа исполнителей с документами, содержащими гриф
"Для служебного пользования" (ДСП)
4.4.1. В Министерстве могут создаваться документы с грифом
"ДСП" в соответствии с приказом министра.
Право определения документов с ограничительной пометкой "ДСП"
принадлежит министру.
4.4.2. Информация, содержащаяся в документах "ДСП" и их
проектах, может использоваться только в служебных целях.
Информация, раскрывающая содержание служебных документов "ДСП", не
подлежит разглашению.
4.4.3. Поступившие документы с грифом "ДСП" принимает под
роспись ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует в
отдельном журнале и направляет на рассмотрение министру.
4.4.4. Документация с грифом "ДСП" хранится в специально
отведенном для этого сейфе.
4.4.5. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им какой-либо служебной информации или
документов осуществляется в соответствии с Положением о
Министерстве.
4.4.6. Об утрате документа сотрудниками Министерства
немедленно докладывается министру.
4.5. Учет количества документов
4.5.1. Служебные документы Министерства подлежат учету. Учет
документов проводится по итогам отчетного года.
Результаты учета количества документов обобщаются сектором
финансовой и организационно - кадровой работы и представляются
министру.
4.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(приложение 4). По каждой группе учитывается количество документов
и отдельно их тираж.
V. Правила оформления служебных документов
5.1. Бланки служебных документов
5.1.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и
письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р
6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно - распорядительной документации. Требования
к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. В Министерстве применяется единый бланк формата А4 (210
х 297 мм) с цветным изображением Герба Удмуртской Республики,
изготовленный полиграфическим способом (приложение N 5); каждый
лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен
иметь поля не менее, мм: 20 - левое,
10 - правое,
15 - верхнее,
20 - нижнее.
5.1.3. Изготовление бланков писем с изображением
Государственного герба Удмуртской Республики средствами электронно
- вычислительной техники запрещается; изготовление бланков без
изображения Государственного герба Удмуртской Республики на
компьютерных принтерах и копировально - множительных аппаратах
осуществляется только с разрешения министра.
5.1.4. Бланки документов Министерства подлежат учету. Бланки
документов должны использоваться строго по назначению и без
соответствующего разрешения не могут передаваться другим
организациям и лицам.
5.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых
бланков документов осуществляется по разрешению (поручению)
министра. Соответствующие предложения вносятся сектором финансовой
и организационно - кадровой работы с образцами предлагаемых
бланков.
5.1.6. Оформленные документы Министерства должны иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их
расположения (приложения 1 - 5).
5.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки служебных документов
При подготовке служебных документов работники Министерства
обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно
передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о
выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
5.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,
а также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно - цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а
в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности:
день, месяц, год (29.04.2001).
5.2.3. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы
представительной и судебной власти, подписываются министром, в его
отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности министра.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
гражданам, подписываются министром, его заместителями.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия):
Министр подпись В.Н.Завалин
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне:
Министр культуры Министр национальной
Удмуртской Республики политики Удмуртской Республики
подпись Л.И.Пескишева подпись В.Н.Завалин
5.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Министерство сельского хозяйства
Удмуртской Республики
Отдел кадров
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство сельского хозяйства
Удмуртской Республики
Отдел кадров
Начальнику отдела
Н.А.Кондаковой
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: Главе Администрации
Граховского района
А.М.Белову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы
и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
А.Е.Иванову
ул. Петрова, д. 10, кв. 23
г. Ижевск, 426071
5.2.5. Визирование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Представляемые на подпись министру исполненные документы
визируются исполнителем или исполнителями на 2-м экземпляре.
Документы ознакомительного характера визируются на карточке
резолюции, в случае ее отсутствия - на документе.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Главный специалист - юрист
Личная подпись Э.Р.Сабиров
18.06.2001
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование проектов документов с органами управления
и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется
соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово
СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации),
личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или
название документа, подтверждающего согласование, его дату и
индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра культуры
Удмуртской Республики
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2001
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета
По делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
от 30.02.2001 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
5.2.6. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр национальной политики
Удмуртской Республики
_________________ В.Н.Завалин
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.06.2001 года
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений
документ может утверждаться приказом Министерства.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства
национальной политики
Удмуртской Республики
от 16.06.2001 N 44
5.2.7. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата:
Орловой Н.В.
Прошу подготовить проект плана
работы комиссии к 12.06.2001
Подпись ________
Дата ___________
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя,
номер его телефона, например:
Шеда - Зорина Ирина Михайловна
78-06-63
или
Шеда - Зорина
78-06-63.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия
основного исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты
и номера.
Например: Приложение к приказу Министерства национальной
политики Удмуртской Республики... N...
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не
указывается.
5.2.10. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает дату, подпись начальника отдела или сектора, в котором
исполнен документ, отметку "В дело", номер дела, в котором будет
храниться документ.
VI. Организация документооборота и исполнения
служебных документов
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Министерстве, регламентируются инструкцией по
делопроизводству, табелем унифицированных форм документов,
положениями об отделах и должностными инструкциями их работникам.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как
правило, средствами почтовой, электрической связи, курьером.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется
письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем,
почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные
издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
6.3. Прием, обработка и регистрация
поступающих служебных документов
6.3.1. Прием и первичная обработка документов осуществляется
ответственным за ведение делопроизводства, который назначается
приказом министра.
6.3.2. Документы, поступающие в Министерство на бумажных
носителях, проходят первичную обработку: конверты с документами
вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"),
проверяется правильность доставки, целостность упаковки
документов.
Поступившие в Министерство служебные документы, а также
письма, телеграммы и другая корреспонденция регистрируются и
учитываются в регистрационно - контрольной форме - журнале
регистрации (далее - журнал регистрации) (приложение N 6).
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Регистрационный номер документа состоит из даты поступления и
порядкового номера. С каждого нового календарного года начинается
новая регистрация.
6.3.3. Все зарегистрированные документы, кроме лично
адресованных сотрудникам Министерства, направляются для резолюции
министру.
Рассмотренные министром документы возвращаются ответственному
за ведение делопроизводства, где в журнал регистрации вносится
содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами
и сектором, получает ответственный исполнитель, остальным
исполнителям передаются копии.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале
телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она
адресована.
6.4. Организация обработки и передачи
отправляемых служебных документов
6.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются
почтовой и электрической связью, курьером.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием
на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Письма, информация которых передается по каналам электрической
связи, при необходимости досылаются в виде бумажного оригинала
адресату.
6.4.3. Информация, передаваемая с помощью телефонограмм,
регистрируется, а затем осуществляется устно по каналам телефонной
связи.
6.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в
журнале исходящей корреспонденции (приложение N 7).
6.5. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.5.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях при
наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.5.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии с указателем на рассылку.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный
почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен
электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.5.3. При наличии электронной почты документы обрабатываются
и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.
Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует
оригиналу".
6.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале
установленной формы. Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
формы без проставления регистрационного штампа, передаются в
отделы и сектор под расписку в день их приема, срочные -
немедленно;
поступившие факсограммы на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.
VII. Контроль исполнения документов
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и
анализ хода и результатов исполнения документов, информирование
руководителей в целях своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
имеющие резолюцию министра с поручением по исполнению документа.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле штампом "Контроль". Штамп "Контроль"
также ставится в журнале регистрации.
7.1.4. Сроки исполнения контрольных документов определяются
министром исходя из срока, установленного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно" исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку
"оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более
месяца;
Если последний день срока исполнения контрольного документа
приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не
позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции министра и фиксируется
в журнале регистрации.
7.1.5. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя министра, давшего
поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х
дней до истечения этого срока.
О всех случаях изменения срока исполнения контрольных
документов отмечается в журнале регистрации (новый срок, дата
изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или орган (организация) -
автор документа.
7.1.6. В случае исполнения документа несколькими отделами и
секторами подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
7.1.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в
следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в
год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного
раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за
пять дней до истечения срока.
7.1.8. Снятие документа с контроля осуществляет лицо,
наложившее контрольную резолюцию. Снятие с контроля оформляется
руководителем отметкой "в дело" на 1-м экземпляре документа.
7.1.9. Контрольный документ считается исполненным и снимается
с контроля после фактического выполнения поручений по существу. К
контрольному документу должен быть приложен либо письменный ответ
автору контрольного документа, либо служебная записка исполнителя
с информацией о проделанной работе и с просьбой снять документ с
контроля.
На документе и в журнале регистрации проставляется отметка об
исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение
(ответственный исполнитель), дата.
7.1.10. Ответственный за ведение делопроизводства не реже
одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии
исполнения контрольных документов в Министерстве и предоставляет
их министру.
VIII. Организация документов в делопроизводстве
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур
дел и формирование дел.
8.1. Номенклатура дел Министерства
8.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в
делопроизводстве, обеспечения поиска документов составляется
номенклатура дел Министерства, представляющая собой
систематизированный перечень заголовков всех дел, формируемых в
Министерстве (приложение N 8).
8.1.2. Номенклатура дел составляется сектором финансовой и
организационно - кадровой работы, согласовывается с ЭК
Министерства, утверждается министром.
8.1.3. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года, а 1 раз в 3 года (не реже) направляется на
согласование с экспертно - проверочной методической комиссией
(далее именуется ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики.
8.1.4. Номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый
утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом
постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй
используется в секторе в качестве рабочего. Третий применяется в
архиве Министерства. Четвертый - в Комитете по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики, с которым согласовывалась
номенклатура дел.
8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.1.6. Номенклатура дел Министерства состоит из 3-х разделов.
В разделе 01 перечислены документы по основным направлениям
деятельности Министерства, в разделе 02 - документы по кадровой
работе, в разделе 03 - документы по бухгалтерскому учету.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 01 - 28, где 01 - обозначение раздела
номенклатуры, 28 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о деятельности Экспертно -
консультативного совета при Министерстве национальной политики УР
(протоколы заседаний Совета, решения, переписка и т.д.)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с министерствами, ведомствами и учреждениями
Удмуртской Республики по вопросам национальной политики".
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно -
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской Республики срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 1999 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел.
8.1.7. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.8. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
8.2.2. Дела накапливаются в Министерстве, как правило,
децентрализованно, т.е. в отделах.
8.2.3. Исполненные документы сектор формирует в дела в
соответствии с номенклатурой дел, и они хранятся в текущем архиве
до окончания календарного года.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
сектором.
8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
8.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Удмуртской Республики, постановлений Правительства
Удмуртской Республики и выписки из соответствующих протоколов
заседаний Правительства Удмуртской Республики или его Президиума.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и
решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики
от 1 июня 1998 года N 459 "Об утверждении Положения о порядке
ведения личных дел государственных служащих Удмуртской
Республики".
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
8.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к
хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов. Оформление
дел проводится сектором при методической помощи и под контролем
Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
8.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства;
индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество
листов в деле; срок хранения дела (приложение N 9).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
IX. Организация хранения дел в Министерстве
9.1. Экспертиза ценности документов и составление описей дел
9.2.1. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов, передаваемых в архив, приказом министра в Министерстве
создается экспертная комиссия (ЭК).
9.2.2. В своей работе ЭК Министерства руководствуется Законом
"Об архивном фонде и архивах Удмуртской Республики", методическими
разработками Комитета по делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики, Положением "Об архиве Министерства
национальной политики Удмуртской Республики".
9.2.3. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов
с временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
9.2.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЭК Министерства.
9.2.5. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
9.2.6. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
9.2.7. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
9.2.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
9.2.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.2.10. Описи дел на документы постоянного срока хранения
печатаются в 4-х экземплярах, утверждаются ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской Республики, должны
согласовываться министром и одобряться ЭК Министерства. Описи на
документы по личному составу печатаются в 3-х экземплярах,
утверждаются министром, одобряются экспертной комиссией, далее
согласовываются с ЭПМК Комитета по делам архивов. Описи на
документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет)
утверждаются министром, одобряются ЭК Министерства (приложение N
10).
9.2.11. Акты о выделении дел и документов к уничтожению
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. До
утверждения актов и описей дел постоянного и долговременного
хранения уничтожение дел и документов запрещается (приложение N
11).
9.2. Работа с документами, находящимися
в архиве Министерства
9.2.1. В Министерстве функции хранения дел выполняет сектор
финансовой и организационно - кадровой работы.
С момента заведения и до передачи в архив Центрального
госархива дела хранятся в архиве Министерства.
9.2.2. Формирование текущего делопроизводства осуществляет
ответственный за ведение делопроизводства. В архив Министерства
передаются дела с исполненными документами. Их передача
производится только по описям дел.
9.2.3. Сотрудники Министерства в конце календарного года
обязаны сдать в сектор финансовой и организационно - кадровой
работы все материалы в соответствии с номенклатурой дел
Министерства.
9.2.4. Дела, находящиеся в специально запираемых шкафах,
располагаются в вертикальном положении корешками наружу,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света.
9.2.5. Ответственность за хранение документов по
бухгалтерскому учету возлагается на начальника сектора финансовой
и организационно - кадровой работы - главного бухгалтера.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся в архиве Министерства, а затем сдаются в
Центральный госархив.
9.2.6. Выдача дел сотрудникам Министерства для работы
осуществляется под расписку. Выданное дело записывается в журнале
выдачи документов из архива. В нем указывается отдел, индекс дела,
дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графа для
расписки в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам
Министерства на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения министра.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения министра с
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
Одобрено Согласовано
Протокол заседания ЭК Протокол заседания ЭПМК
Министерства национальной политики Комитета по делам архивов
Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской
Республики
От 15 августа 2001 года N 2 от 28.09.2001 года N 8
Приложение N 1
к п. 3.1.5.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
ГЕРБ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
От _______________ Ижевск N _____
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве
В целях ______________________________________________________
(основание)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
п р и к а з ы в а ю
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Министерстве
2. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
__________________________________________________________________
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 2
к п. 3.1.5.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
ГЕРБ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________ Ижевск N _____
Во исполнение ________________________________________________
(основание)
1. Утвердить
______________________________________________________________
2. Признать утратившим силу __________________________________
Министр подпись расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к п. 3.3.3.
МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
__________ Ижевск N _____
заседания комиссии по...
Председательствующий - Смирнова Н.П.
Секретарь - Орлова Н.В.
Присутствовали: 26 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах...
Доклад заместителя министра...
2. О...
1. Слушали:
Петрову Е.В. текст доклада прилагается
Выступили:
Александров Ю.В. - краткая запись выступления
Буранова Л.Н. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 4
к п. 4.5.2.
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
СПРАВКА
ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
за ___________ 20___
(месяц)
--------------------T--------------------------------T-----------¬
¦Документы ¦Количество документов ¦Всего ¦
¦ +----------------T---------------+ ¦
¦ ¦подлинники ¦тираж ¦ ¦
+-------------------+----------------+---------------+-----------+
¦поступающие ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----------------+---------------+-----------+
¦отправляемые ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----------------+---------------+-----------+
¦внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----------------+---------------+-----------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------+----------------+---------------+------------
Ответственный за ведение
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
СПРАВКА
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА 01.01.1900
В ОТДЕЛЕ...
...
----T----------T----------T----T------T--------T----------T--------¬
¦ N ¦ Название ¦ Краткое ¦Дата¦Срок ¦Фамилия ¦Состояние ¦Причины ¦
¦п/п¦документа ¦содержание¦ N ¦испол-¦исполни-¦исполнения¦невыпо- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦нения ¦теля ¦ ¦лнения ¦
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
+---+----------+----------+----+------+--------+----------+--------+
L---+----------+----------+----+------+--------+----------+---------
Ответственный за ведение
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 5
к п. 5.1.2.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
УДМУРТ ЭЛЬКУНЫСЬ Герб МИНИСТЕРСТВО
НАЦИОСЫН УЖАН Удмуртской НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
ПОЛИТИКАЯ МИНИСТЕРСТВО Республики УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
426051, Удмуртская Республика Р/С 40202810408360310106
г. Ижевск, ул. Советская, 1 в Октябрьском ф-ле ЕАБЭР
тел.: (3412) 782 030 г. Ижевска
факс: (3412) 782 030 ИНН 1831064781 БИК 049401836
К/С 30101810000000000836
------------------------------------------------------------------
От 15.08.2001 г. N 01-29/289 Комитет по делам архивов при
На N от Правительстве Удмуртской Республики
Направляем на согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики Инструкцию по делопроизводству
Министерства национальной политики Удмуртской Республики и
протокол заседания ЭК Министерства.
Приложение:
1. Инструкция на 33 л. в 2 экз.
2. Протокол на 1 л. в 1 экз.
Министр В.Завалин
Орлова
78-25-73
Приложение N 6
к п. 6.3.2.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАПИСЕЙ
в журнале входящей корреспонденции
-----------------T-------------T--------------T-----------T-------------T-------------T----------T----------¬
¦ Дата ¦Корреспондент¦ Исходящие ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦ Срок ¦Отметка об¦ Дело ¦
¦ получения, ¦ ¦ номера ¦содержание ¦ ¦ исполнения ¦исполнении¦ ¦
¦регистрационный ¦ ¦корреспондента¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-------------+--------------+-----------+-------------+-------------+----------+----------+
¦ 06.07.2001 г. ¦ Общество ¦05.07.2001 г. ¦О зональном¦ Смирновой ¦06.08.2001 г.¦ Письмо ¦ В дело ¦
¦ 243 ¦ русской ¦ N 36 ¦ фестивале ¦ Н.П. ¦ ¦ от ¦ 01-02 ¦
¦ ¦ культуры ¦ ¦ русской ¦ Прошу ¦ ¦25.07.2001¦07.08.2001¦
¦ ¦ Кокорин М.К.¦ ¦ песни ¦ рассмотреть ¦ ¦N 01-30/56¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и внести ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ предложения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦07.07.2001 г.¦ ¦ ¦ ¦
L----------------+-------------+--------------+-----------+-------------+-------------+----------+-----------
Приложение N 7
к п. 6.4.4.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАПИСЕЙ
В журнале регистрации исходящей корреспонденции
------------------T----------------T----------T---------T-----------¬
¦Дата отправления,¦ адресат ¦ Краткое ¦ Кем ¦Отметка об ¦
¦исходящий номер, ¦ ¦содержание¦подписан ¦исполнителе¦
¦ ссылка на ¦ ¦документа ¦документ ¦ ¦
¦ реквизиты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ корреспондента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+----------+---------+-----------+
¦ 25.07.2001 ¦ Председателю ¦ О ¦ Министр ¦Смирнова Н.¦
¦01-30/56 на N 36 ¦Общества русской¦зональном ¦В.Завалин¦25.07.2001 ¦
¦ от 05.07.2001 ¦ культуры ¦фестивале ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Удмуртской ¦ русской ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Республики ¦ песни ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Кокорину М.К. ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+----------------+----------+---------+------------
Приложение N 8
к п. 8.1.1.
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА
Министерство национальной политики
Удмуртской Республики
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Министр национальной политики
Удмуртской Республики
25.12.2001 N ____
__________________ Подпись В.Н.Завалин
(место составления)
На ___________ год Дата
---------T-----------T-----------T--------------------T----------¬
¦Индекс ¦Заголовок ¦Кол-во дел ¦Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦дела ¦дела (тома,¦(томов, ¦(тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦частей) ¦частей) ¦статей по перечню ¦ ¦
+--------+-----------+-----------+--------------------+----------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦
+--------+-----------+-----------+--------------------+----------+
¦Название раздела ¦
+--------T-----------T-----------T--------------------T----------+
Начальник сектора финансовой
и организационно - кадровой Подпись Расшифровка подписи
работы
Дата
Виза ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Министерства Протокол ЭПМК Комитета по делам
от _____________ N _____ архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
от ______________ N _____
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году
в Министерстве
--------------------------T---------T----------------------------¬
¦По срокам хранения ¦Всего ¦В том числе: ¦
¦ ¦ +-----------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+---------+-----------+-----------------
Начальник сектора финансовой
и организационно - кадровой Подпись Расшифровка подписи
работы
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 9
к п. 8.2.8.
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА
МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ДЕЛО N 01-29
ПЕРЕПИСКА С МИНИСТЕРСТВАМИ, ВЕДОМСТВАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ УР
ПО ВОПРОСАМ НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
НАЧАТО: "___" __________ 2001 г.
ОКОНЧЕНО: "___" ________ 2001 г.
ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО
г. ИЖЕВСК
Приложение N 10
к п. 9.2.11.
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Министерство национальной политики
Удмуртской Республики
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Министр национальной политики
Удмуртской Республики
__________ N ______ Подпись В.Н.Завалин
___________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____
__________________________________________________________________
(название фонда)
----T---------T---------T-------T-------------T-------T-------T-----¬
¦ N ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера ¦Индекс дела ¦Коли- ¦Сроки ¦При- ¦
¦п/п¦дела или ¦или край-¦описей ¦(тома, части)¦чест- ¦хране- ¦меча-¦
¦ ¦групповой¦ние даты ¦(номен-¦по номенк- ¦во ¦ния ¦ние ¦
¦ ¦заголовок¦дел ¦клатур)¦латуре или N ¦дел ¦дела ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦за годы¦дела по описи¦(то- ¦(тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мов, ¦части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦час- ¦и но- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тей) ¦мера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по пе- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦речню ¦ ¦
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
+---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+-----+
L---+---------+---------+-------+-------------+-------+-------+------
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от __________ N _____)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Министерства
от __________ N _____
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________
N ______________________
Наименование должности работника
Министерства, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
ответственного за архив, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение N 11
к п. 9.2.10.
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
УТВЕРЖДАЮ
Министр национальной политики
Удмуртской Республики
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
__________________________________________________________________
----T------T-------------T------T-----------T-----------T----------¬
¦ N ¦Индекс¦Заголовок ¦Дата ¦Количество ¦Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦дела (тома, ¦дела ¦листов в ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома,¦части) ¦(тома,¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦части)¦ ¦части)¦части) ¦части) ¦ ¦
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 <1> ¦7 ¦
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
¦Название раздела ¦
+---T------T-------------T------T-----------T-----------T----------+
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
+---+------+-------------+------+-----------+-----------+----------+
L---+------+-------------+------+-----------+-----------+-----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Начальник сектора финансовой и Протокол ЭК Министерства
организационно - кадровой работы от __________ N ________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности работника
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
<3> Передаются вместе с делами канцелярии.
|
