Утверждена
приказом
Министерства социальной
защиты населения
Удмуртской Республики
от 13 ноября 2001 г. N 104
ИНСТРУКЦИЯ
от 14 ноября 2001 г. N 1
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
НАСЕЛЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. Общие положения
II. Документация Министерства
III. Требования к подготовке и представлению
проектов законодательных и нормативных актов
Удмуртской Республики
IV. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
V. Правила оформления документов
VI. Организация документооборота
и исполнения документов
VII. Поисковая система по документам
VIII. Контроль исполнения документов
IX. Организация документов в делопроизводстве
XI. Организация работы с обращениями граждан
______________________________________________________________________________
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве социальной
защиты населения Удмуртской Республики (далее - Инструкция)
разработана в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм управленческих документов, технологий
работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
Министерстве социальной защиты населения Удмуртской Республики
(далее - Министерство).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными и
республиканскими законами, указами и распоряжениями Президента
Российской Федерации и Президента Удмуртской Республики,
постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации и Правительства Удмуртской Республики, Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной
службы России от 27 ноября 2000 года N 68, другими нормативно -
методическими документами Федеральной архивной службы России и
Положением о Министерстве.
1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на
основе настоящей Инструкции и других нормативно - методических
документов, не противоречащих законодательству Российской
Федерации и Удмуртской Республики.
Инструкция утверждается министром после одобрения Центральной
экспертной комиссией Министерства и согласования с экспертной
проверочно - методической комиссией Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики. Согласование проводится в
целях контроля за соблюдением действующего законодательства,
нормативных и методических документов, регулирующих вопросы
документационного обеспечения управления, учета и обеспечения
сохранности документов как составной части Архивного фонда
Удмуртской Республики.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
доставку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой
технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в отделах
Министерства осуществляются отделом организационно - аналитической
работы Министерства (далее - ООАР).
II. Документация Министерства
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документации.
В ее состав входят:
организационные документы (положения, правила, инструкции,
штатное расписание и др.);
распорядительные документы (приказы, распоряжения,
постановления коллегии);
информационно - справочные документы (служебные письма,
докладные (объяснительные) записки, протоколы, справки и др.);
документы по личному составу (приказы по личному составу,
личные дела, трудовые договоры (контракты), лицевые счета и др.);
документы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и
коллективов граждан;
финансово - бухгалтерские документы (главная книга, годовые
отчеты, акты ревизий, инвентаризаций, счета, кассовые книги и
др.).
2.2. При подготовке документов должны применяться текстовые
редакторы с использованием шрифта размером N 12, через 1,5
интервала.
III. Требования к подготовке и представлению
проектов законодательных и нормативных актов
Удмуртской Республики
3.1. Подготовка проектов законодательных и нормативных актов
Удмуртской Республики производится в соответствии с Порядком,
установленным Президентом Удмуртской Республики и Председателем
Правительства Удмуртской Республики.
3.2. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых
актов Министерства.
3.2.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде
приказов. В случае оформления нормативного правового акта в виде
правил, инструкций, положений, постановлений коллегии, они
утверждаются приказом.
3.2.2. Проекты нормативных правовых актов Министерства
разрабатываются в соответствии с Методическими рекомендациями по
подготовке проектов нормативных правовых актов, утвержденными
распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 30.05.2000 N
270-р, Методическими рекомендациями по ведению федерального
регистра нормативных правовых актов Удмуртской Республики,
утвержденными приказом Управления Министерства юстиции Российской
Федерации по Удмуртской Республике от 12.02.2001 N 01-03/12 и
приказами Министерства от 07.02.2001 N 14 и от 16.05.2001 N 49.
3.3. Основные требования к подготовке нормативных правовых
актов Удмуртской Республики:
3.3.1. Разработка проекта нормативного правового акта возможна
в виде подготовки:
нового нормативного правового акта;
изменений и дополнений действующих нормативных правовых актов,
т.е. внесения в текст действующего нормативного правового акта
новых предписаний или замена прежних предписаний новыми,
изменяющими, уточняющими, расширяющими либо сужающими содержание
правового регулирования;
новой редакции (нового текста) действующего нормативного
правового акта, улучшающей содержание принятых ранее правовых
норм.
3.3.2. Для разработки наиболее важных проектов нормативных
правовых актов могут создаваться комиссии и рабочие группы.
Участие работников юридической службы Министерства в
подготовке проектов является обязательным.
Подготавливаемые нормативные правовые акты не должны
противоречить Конституции Российской Федерации, федеральному
законодательству, Конституции Удмуртской Республики,
законодательству Удмуртской Республики.
3.3.3. При разработке нормативных правовых актов должны
соблюдаться правила законодательной техники.
3.3.4. Основными требованиями (принципами) законодательной
техники являются:
точность и определенность юридической формы: формулировок,
выражений и отдельных терминов;
ясность и доступность языка закона для адресатов, на которых
он распространяет свое действие;
полнота регулирования соответствующей сферы отношений,
отсутствие в нем пробелов и упущений;
конкретность регулирования, четкое определение всех его
необходимых элементов, борьба с декларативностью норм;
максимальная экономичность, оптимальная емкость, компактность
законодательных формул;
системное построение права, т.е. цельность,
сбалансированность, внутренняя связь и взаимозависимость всех
частей правовой системы, логическая последовательность изложения
мысли законодателя;
унификация, единообразие формы и структуры законодательных
актов, способов изложения правовых предписаний.
3.3.5. Нормативные правовые акты должны иметь следующие
реквизиты:
наименование формы акта: "Закон Удмуртской Республики",
"Постановление Правительства Удмуртской Республики";
заголовок, в краткой форме обозначающий предмет регулирования
подготавливаемого акта;
дата и место принятия акта;
подписи лиц, официально уполномоченных подписывать
соответствующие нормативные правовые акты.
3.3.6. В проекте законодательного акта нормативные предписания
излагаются в виде статей, а в проекте постановления Правительства
- в виде пунктов. Статьи нумеруются арабскими цифрами. Для
улучшения структуры закона, облегчения нахождения нужных норм, их
толкования и сопоставления друг с другом статьи законов, принятых
законодательными органами Российской Федерации и Удмуртской
Республики, должны иметь заголовки.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
3.3.7. Значительные по объему нормативные правовые акты могут
делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют
заголовки. В необходимых случаях акты могут делиться на разделы,
также имеющие заголовки, они в свою очередь - на главы.
3.3.8. Каждая статья (пункт) проекта содержит законченную
мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько
связанных между собой предписаний помещается в одну статью (пункт)
в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг
друга.
3.3.9. При подготовке текста проекта нормативного правового
акта следует избегать как чрезмерно общих, так и слишком
детализированных положений, рассуждений, научных выводов,
призывов, деклараций.
3.3.10. Текст проекта излагается простым и ясным литературным
языком, по возможности короткими фразами с использованием слов и
выражений в их прямом буквальном значении.
3.3.11. Термин употребляется в проекте в одном значении в
соответствии с общепринятой терминологией. Если в действующем
законодательстве термин имеет различные значения, то из текста
должно быть ясно, в каком значении он употребляется в проекте.
3.3.12. По своему содержанию подготавливаемый нормативный
правовой акт не должен дублировать нормативный материал,
содержащийся в других нормативных правовых актах.
3.3.13. В случае воспроизведения в нормативном правовом акте
отдельных положений иных нормативных правовых актов федеральных
(республиканских) органов исполнительной власти, подлежащих
государственной регистрации, либо ссылки на них, необходимо
указывать их наименование, полное наименование федерального
(республиканского) органа исполнительной власти, издавшего
(принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, а также
регистрационный номер, присвоенный им Министерством юстиции
Российской Федерации (Управлением Министерства юстиции Российской
Федерации по Удмуртской Республике) при государственной
регистрации, и дату государственной регистрации.
3.3.14. В проекте, содержащем предписания, которые
устанавливают обязанности государственных органов, предприятий,
учреждений и организаций, должностных лиц и граждан,
предусматриваются меры ответственности за их нарушение, если такие
меры не предусмотрены действующим законодательством.
3.3.15. В нормативных правовых актах используются
общепризнанные и широко вошедшие в обиход сокращения.
Наименования упоминаемых в проекте нормативного правового
акта органов, организаций и других объектов приводятся в полном
соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в
уставах, положениях, в решениях о создании, переименовании и т.п.
Употребление сокращенных наименований допускается в тех случаях,
когда такое наименование сформулировано в такого рода актах.
3.3.16. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы,
графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в
виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки
на эти приложения. На приложении указывается, каким документом оно
утверждено.
3.3.17. Положения, относящиеся к самому акту, такие как
положения о введении нормативного правового акта в действие, о
порядке его опубликования, помещаются в его заключительной части,
либо в специальном документе, который принимается вместе с
принятием соответствующего нормативного правового акта.
IV. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. В Министерстве решения нормативного характера
оформляются приказами.
Приказами и распоряжениями оформляются также решения по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам
внутренней работы Министерства.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят отделы
Министерства на основании поручений министра, его заместителей
либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам
готовят на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на начальников отделов, которые готовят и вносят
проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) возлагается на ООАР.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) визируются начальником
отдела, внесшим проект, другими заинтересованными должностными
лицами, которым в проекте предусматриваются задания и поручения,
начальником отдела кадров и правовой работы, ООАР, а также
заместителем министра, курирующим данный вопрос.
Приказы по основной деятельности дополнительно визируются
начальником юридического сектора отдела кадров и правовой работы.
Виза включает должность и личную подпись визирующего,
расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего
листа первого экземпляра (подлинника) приказа.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения)
вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному
согласованию.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) оформляются на
стандартных бланках в одном экземпляре (приложение 1, 2, 3).
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Дата оформляется цифровым способом, например: 15.07.2001.
4.1.4. Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией
в пределах календарного года; приказы по основной деятельности,
административно - хозяйственным вопросам, личному составу и
распоряжения нумеруются отдельно.
Приказы по основной деятельности, административно -
хозяйственным вопросам и распоряжения регистрируются и хранятся в
ООАР. Порядковые номера приказов по административно -
хозяйственной деятельности дополняются через дефис буквой "А",
распоряжений - буквой "р".
Приказы по кадровым вопросам регистрируются и хранятся в
отделе кадров и правовой работы. Порядковые номера приказов
дополняются через дефис буквой "к".
4.1.5. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные
экземпляры заверяются печатью "Для документов" и направляются ООАР
адресатам в соответствии с указателем рассылки, который
составляется и подписывается исполнителем.
4.1.6. Приказ имеет заголовок. Заголовок должен кратко и точно
отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя
межстрочными интервалами. Заголовок, состоящий из двух и более
строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный
интервал от левого края текстового поля. Длина строки
ограничивается 8 см.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
4.1.7. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными
интервалами и печатается шрифтом размером N 12 через 1,5
межстрочных интервала от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты
и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом
"п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 2.3;
2.3.1. Действия однородного характера могут быть перечислены в
одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной
части содержит сведения об отделе или должностном лице, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...", так как должностные лица (отделы), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки.
Приказы (распоряжения) подписывает министр, а в его отсутствие
- заместитель, исполняющий обязанности министра.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи
(инициалы, фамилия).
4.1.8. Приложения к проектам приказов оформляются на
стандартных листах бумаги формата А4. Размеры полей, шрифты и
межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам,
применяемым при печатании приказов.
В приложениях помещаются положения, перечни, списки, образцы
документов и др.
Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению", то
на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается
строчными буквами слово Приложение, ниже дается ссылка на приказ.
Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1
межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и
ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких
приложений они нумеруются. Например:
Приложение 1
к приказу Министерства
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
от _________ 2001 N _____
При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (состав
комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в
правом верхнем углу печатается прописными буквами слово УТВЕРЖДЕНО
со ссылкой на приказ. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
от _________ 2001 N _____
Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН и другие согласуются в роде и
числе с первым словом наименования приложения: программа -
УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным
способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида
документа - приложения (первое слово заголовка приложения)
печатается прописными буквами (СПИСОК, ПЛАН и др.), остальные
слова - строчными буквами полужирным шрифтом.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 3 - 4
интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными
интервалами.
Текст приложения заканчивается чертой, расположенной по центру
текста на расстоянии 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3
см.
Приложения к приказу визируются начальником отдела,
подготовившего приказ. Подпись ставится на оборотной стороне
последнего листа приложения.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго
листа.
4.1.9. Совместные приказы республиканских органов
исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4 (210 х 297 мм) без бланка (приложение 4).
При оформлении совместного приказа:
наименования органов исполнительной власти располагаются на
одном уровне в верхней части листа;
наименование вида документа - приказ - располагается
центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней регистрации, располагается от левой границы текстового
поля;
регистрационный номер приказа состоит из регистрационных
номеров приказов каждой из организаций, проставляемых через косую
черту в порядке расположения авторов в документе, располагается на
одном уровне с реквизитом "дата" и ограничивается правым полем
приказа;
подписи руководителей располагаются ниже текста на одном
уровне.
4.1.10. Проекты постановлений коллегии Министерства
оформляются на специальных бланках (приложение 5).
Порядок подготовки проектов постановлений установлен
Положением о коллегии Министерства социальной защиты населения
Удмуртской Республики, утвержденным приказом Министерства от
30.08.2000 N 77.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные
для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как
самостоятельные правовые акты, которые подписываются министром,
или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется
в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного
документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений,
правил и инструкций находится в ведении министра.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на общем бланке Министерства.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "О чем?";
заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и
порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на
вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться
на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
документов. Материалы к обсуждению представляются отделами
Министерства и другими организациями, на которые возложена их
подготовка, не позднее чем за 7 дней до даты, предусмотренной
планом работы коллегиального органа. Справки подписываются
начальниками отделов - исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудников
подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола
должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня
заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
специалистами отделов, ответственными за их подготовку.
4.3.2. Подлинники протоколов хранятся в отделах, готовивших
совещания, и включаются в номенклатуру дел отдела.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в
них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших;
Повестка дня;
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, аттестационных комиссий, координационного
совета и другие.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях,
состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в
повестке дня, проставляемых через косую черту.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются ООАР
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает
ответственный исполнитель отдела, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются печатью ООАР.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые заверяются печатью ООАР.
4.3.6. Протоколы печатаются на стандартных бланках протокола
формата А4 и имеют следующие реквизиты (приложение 6):
Наименование Министерства
Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается
через 3 интервала от предыдущего реквизита прописными буквами
вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал,
выравнивается по центру и подчеркивается.
Дата и номер протокола печатается через 2 межстрочных
интервала ниже предыдущего реквизита.
Место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте.
Печатается на одном уровне с реквизитами "дата" и "номер
совещания", выравнивается по центру.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Аналогично оформляется подпись секретаря.
Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом
верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается
ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центруется по
отношению к нему.
4.3.7. Допускается краткая форма составления протокола, при
которой фиксируются только принятые постановления (решения) по
рассмотренным вопросам.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно
полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой после последней
строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,
выступивших на заседании. Затем печатается принятое по этому
вопросу решение (приложение 7).
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Удмуртской
Республики и Правительства Удмуртской Республики;
как исполнение поручений Президента Удмуртской Республики и
Правительства Удмуртской Республики по обращениям граждан по
вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, Удмуртской Республики, проектам актов
Президента Удмуртской Республики и актов Правительства Удмуртской
Республики;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией министра на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты
ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции министра.
Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями Министерства и отделов.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
(приложение 8, 9).
Служебные письма Министерства, направляемые по стране,
составляются на русском языке.
4.4.4. Текст служебного письма, как правило, должен касаться
одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и
будут рассматриваться в одном структурном подразделении
организации - адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Датой письма является дата его подписания.
4.5. Акт
Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами,
подтверждающий какие-либо установленные факты или события.
Акты составляются при передаче материальных ценностей, приеме
законченных строительных объектов по результатам ревизии и др.
Акты подлежат утверждению министром.
Акты оформляют комиссии, которые создаются министром.
Заголовок акта в краткой форме должен отражать актируемое
событие или факт.
Текст состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В первой - указываются основания для составления акта, члены
комиссии, ее задачи, охватываемый период.
Во второй - описываются сущность и характер проведенной
работы, установленные факты, а также даются предложения и выводы.
Акт подписывается всеми лицами, которые принимали участие в
его составлении, а также присутствовавшими. Должности членов
комиссии в реквизите "подпись" не указываются.
Акты печатаются на бланке Министерства (приложение 10).
4.6. Служебная записка
Служебная (докладная, объяснительная) записка - документ,
адресованный руководителю данной или вышестоящей организации,
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами
и предложениями составителя.
Если служебная записка содержит сведения внутреннего
характера, то она может оформляться рукописным способом на чистом
листе бумаги, подписываться составителем, на ней проставляется
дата (приложение 11).
Служебная записка, адресованная в вышестоящую организацию,
оформляется машинописным способом, подписывается руководителями
министерства, на ней ставится дата и исходящий номер.
4.7. Справка
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех
или иных фактов и событий.
Если справка содержит сведения внутреннего характера, то она
оформляется на чистом листе бумаги. Справки, направляемые в
организации, оформляются на бланке Министерства (приложение 12).
Справки, содержащие сведения личного характера (о факте
работы, занимаемой должности и др.), оформляются на гербовом
бланке письма Министерства и подписываются министром или его
заместителями, заверяются гербовой печатью.
V. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы Министерства оформляются в соответствии с
положениями Инструкции и ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно -
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
Для документов установлено два формата бланков - А4 (210 х 297
мм) и А5 (148 х 210 мм) по ГОСТ 9327-60.
5.1.2. В Министерстве применяются следующие виды бланков:
- бланк приказа с воспроизведением Государственного герба
Удмуртской Республики;
- бланк распоряжения с воспроизведением Государственного герба
Удмуртской Республики;
- бланк письма с воспроизведением Государственного герба
Удмуртской Республики форматов А4 и А5;
- общий бланк;
- бланк письма отдела.
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Удмуртской Республики изготавливаются полиграфическими
предприятиями. Порядок работы с ними изложен в Инструкции о
порядке учета, хранения и использования бланков с воспроизведением
Государственного герба Удмуртской Республики, утвержденной
приказом Министерства от 25.08.2000 N 74.
5.1.4. Бланк письма отдела изготавливается с помощью средств
вычислительной техники непосредственно при подготовке документа.
5.1.5. Введение в обращение новых бланков документов
осуществляется по разрешению (поручению) министра. Образцы новых
бланков документов вносятся начальником ООАР на утверждение
министру.
5.1.6. На чистых листах без бланка печатаются:
- документы, издаваемые от имени двух и более организаций
(письма, справки, приказы, совместные решения и др.);
- документы, предназначенные для использования в Министерстве.
5.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
При подготовке документов работники Министерства обязаны
соблюдать правила оформления реквизитов:
5.2.1. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и
без него, имеет поле (мм):
20 - левое
20 - правое
20 - верхнее
20 - нижнее
При изготовлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований
и правил, обеспечивающих юридическую силу документа,
способствующих оперативному исполнению и последующему
использованию. Каждый документ должен иметь определенный комплекс
реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их
расположения.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование Министерства или структурного подразделения -
автора документа;
название вида документа (приказ, акт, план и т.д.);
заголовок;
дата документа;
текст;
подпись;
визы;
отметка об исполнении и направлении в дело.
При необходимости документ дополняется другими реквизитами.
5.2.2. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно
передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о
выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
5.2.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительный
документ, письмо) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
республиканской исполнительной власти, должны иметь одну (единую)
дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
документах, определяющих права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового характера, используется словесно -
цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных
случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц,
год (29.04.2001).
5.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
и конкретным лицам. При направлении документа организации, ее
структурному подразделению без указания должностей и фамилий,
наименование адресата указывают в именительном падеже. Например:
Министерство труда и социального
развития Российской Федерации
Управление по работе
с обращениями граждан
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство труда и социального
развития Российской Федерации
Управление по работе
с обращениями граждан
Ведущему специалисту П.И.Серову
При направлении документа руководителю организации или его
заместителю, наименование организации входит в состав наименования
должности адресата. Например:
Начальнику отдела социальной
защиты населения администрации
Березовского района
Л.К.Петрову
При направлении документа в несколько однородных организаций,
их следует указывать обобщенно. Например:
Директорам республиканских
учреждений социального
обслуживания
или
Отделы социальной защиты
населения администраций городов
и районов Удмуртской Республики
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата
не указывается. При направлении документа более чем в четыре
адреса, составляется указатель рассылки и на каждом документе
проставляется только один адресат.
В состав реквизита может входить почтовый адрес, который
оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Почтовый адрес
не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы,
подведомственные организации и постоянным корреспондентам.
При адресовании документа организациям, их структурным
подразделениям, должностным лицам почтовый адрес указывают после
их наименования.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы
и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
А.Н.Семенову
ул. Свободы, д. 5, кв. 17
г. Ижевск, 426000
Реквизит располагают в правом верхнем углу бланка, отступив от
границы верхнего поля 2 - 3 межстрочных интервала.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации,
структурного подразделения, фамилия и инициалы лица, почтовый
адрес) печатается с новой строки от одного установленного
положения строчными буквами (кроме прописных) через 1 интервал
шрифтом N 12 (полужирным).
Составные части реквизита отделяются друг от друга 1,5
межстрочными интервалами.
При направлении документа нескольким адресатам, реквизиты
отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.
5.2.5. Текст документа.
Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно,
кратко.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному
вопросу документами.
Текст документа может быть представлен в форме сплошного
текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Сплошной текст документа содержит грамматически и лексически
согласованную информацию об управленческих действиях и применяется
при составлении правил, положений, писем, распорядительных
документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Наименование признаков объекта и их характеристика должны быть
выражены именем существительным в именительном падеже; показатели
могут быть выражены цифрами.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют
два уровня расположения текста: вертикальный - графы и
горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы,
если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки и
подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже единственного числа.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных
частей. В первой части указывается основание составления
документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения,
распоряжения или просьбы.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и
обосновании, текст может содержать одну заключительную часть:
приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма -
просьбу без пояснения и т.п.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах
единоначалия (приказ, распоряжение), используются формы изложения
текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю,
обязываю).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах
коллегиальности (постановления, решения), используется форма
изложения текста от третьего лица единственного числа
(постановляет, решил, предлагает).
В совместных распорядительных документах нескольких
организаций (приказ, постановление, совместное решение)
используется форма изложения текста от первого лица множественного
числа (приказываем, решили, предлагаем).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание,
подтверждение фактов, событий, оценки деятельности учреждения
(акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма
изложения от третьего лица единственного или множественного числа
(например: главный специалист имеет право; комиссия установила; в
состав объединения входят).
В переписке используется форма изложения текста от первого
лица множественного числа (считаем целесообразным; направляем
заключение) или от третьего лица единственного числа (министерство
предлагает).
В документах, составляемых должностными лицами и адресованных
руководителю (докладные записки, объяснительные записки,
заявления), используется форма изложения от первого лица
единственного числа (предлагаю направить, считаю необходимым).
При ссылке в тексте на другие документы указываются их точное
наименование, дата издания и регистрационный номер.
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и
дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются
в установленном месте бланка.
В случае, когда направляется напоминание об ускорении ответа
на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер и дату этого
запроса, указывается краткое содержание.
Текст телеграмм излагается в сжатом виде, избегая союзов,
предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений; текст
телеграммы не должен превышать 250 слов.
Письма вышестоящих органов доводятся до подведомственных
организаций без изменения их текста с сопроводительным сообщением
Министерства.
Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых,
наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.
5.2.6. Подпись документа.
Министром (в его отсутствие заместителем, на которого
возложены обязанности министра) подписываются:
- распорядительные документы;
- документы, адресованные в вышестоящие государственные
органы, республиканские органы судебной власти.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
<1> гражданам, подписываются министром, его заместителями или
начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.
--------------------------------
<1> Организация - обобщенное название учреждений,
государственных и иных предприятий, банков и др. структур.
Право подписи служебных писем, оформленных на бланках с
воспроизведением Государственного герба Удмуртской Республики,
имеют министр и его заместители, оформленных на бланках отделов -
начальники отделов.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке),
личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается
от левой границы текстового поля флаговым способом. Наименование
должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1
межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается строчными
буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования
должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква
в расшифровке ограничивается правым полем. Например:
Министр социальной защиты
населения Удмуртской Республики И.О.Фамилия
или
Министр И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица,
подписавшего документ, и его фамилия (исправление можно внести от
руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам.").
При подписании документа несколькими должностными лицами, их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. При подписании документа
несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на
одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии. Например:
Председатель комиссии А.А.Петров
Члены комиссии Е.М.Жаров
О.Л.Русинова
К.П.Яковлева
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании и секретарем.
5.2.7. Согласование документа.
Согласование документа оформляется грифом согласования или
визой на документе.
Внешнее согласование проекта документа проводится с
организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования и включает в себя
следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, должность лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации),
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату
согласования или название документа, подтверждающего согласование,
его дату и индекс. Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр народного образования Протокол заседания
Удмуртской Республики профсоюзного комитета
от 12.06.2001 N 7
______________ И.О.Фамилия
(личная подпись)
20.03.2001
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного
комитета Удмуртской
Республики по труду
от 06.07.2001 N 485
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа. Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными
буквами без кавычек, двоеточия от границы левого поля.
При большом количестве организаций или лиц, с которыми
согласовывается документ, гриф согласования оформляют на отдельном
"Листе согласования" (приложение 13). На документе делается
отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с республиканскими органами государственной власти, интересы
которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование документа оформляется визой.
Визирование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем), начальником отдела, где готовился
документ. Документы, содержащие поручения работникам Министерства,
должны быть ими завизированы.
Визы включают в себя должность визирующего, личную подпись и
расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника распорядительного правового акта. На внутреннем
документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на
лицевой стороне последнего листа документа. Реквизиты печатают от
границы левого поля.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Начальник отдела кадров
и правовой работы
_______________ А.С.Иванов Замечания прилагаются
(личная подпись)
28.10.2001
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
По усмотрению лица, готовившего документ, допускается
полистное визирование документа.
5.2.8. Утверждение документа.
Утверждение - особый способ введения документа в действие
после его подписания. Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению, прилагается (приложение 14).
Документы утверждаются руководителем, в компетенцию которого
входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится двумя способами:
проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного
документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую
силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии), даты утверждения. Например:
Утверждаю
Министр социальной защиты
населения Удмуртской
Республики
_____________ И.О.Фамилия
(подпись)
25.08.2001
При необходимости дополнительных разъяснений и предписаний
документ утверждается приказом. Гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
Утверждение инструкции:
УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
от 02.07.2000 N 185
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
5.2.9. Резолюция.
Резолюция - указание министра или его заместителей по
исполнению документа.
Резолюция оформляется на документе министром или его
заместителями собственноручно под реквизитом "Адресат". Если
площадь для данного реквизита недостаточна, допускается
располагать его на любой свободной площади лицевой стороны первого
листа документа, кроме поля, предназначенного для подшивки
документа, или отдельном листе.
Если документ подлежит возврату в организацию, обратившуюся в
Министерство, резолюция оформляется на отдельном листе.
В состав резолюции включаются инициалы и фамилии исполнителей,
содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора
резолюции, дата.
Как правило, на документе должна быть одна резолюция.
Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа.
Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший
ее.
5.2.10. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа включает фамилию и номер
телефона исполнителя.
Ниже фамилии исполнителя указываются первые буквы имени и
фамилии лица, печатавшего документ.
Отметки печатаются в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа шрифтом размером N 10. Например:
Антипина, 52 80 46
лк
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке
об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.11. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за
содержание, и т.п.).
Отметка о наличии приложения оформляется через 2 интервала
после текста до реквизита "Подпись". Слово "Приложение" печатают
от границы левого поля строчными буквами (первая - прописная).
Независимо от количества приложений к документу слово "Приложение"
печатается в единственном числе, после него ставится двоеточие.
Текст приложения печатается справа, столбиком через 1 интервал.
Если приложение названо в тексте, то отметку о нем оформляют
следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Информация о состоянии медицинского обслуживания в
стационарных учреждениях социального обслуживания
на 5 л. в 1 экз.
2. Заявка на лекарственные препараты на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: Письмо Правительства Удмуртской Республики от
10.03.2000 N 6-153-1680 и приложения к нему, всего на
7 л. в экз.
Если приложение направляют не во все адреса, указанные в
документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз. во второй адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе
в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение 3
к приказу Министерства
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
от _______________ N ______
5.2.12. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об
исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения
об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет
храниться документ; дату направления документа в дело; подпись
исполнителя и руководителя Министерства или начальника отдела, в
котором исполнен документ. Например:
Исх. N 12-06 от 13.05.2000 или Ответ дан по телефону 13.05.2000
В дело 01-24 В дело 01-24
15.05.2000 Подписи 15.05.2000 Подписи
5.2.13. Печать.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения
их подлинности.
Печать с воспроизведением Государственного герба Удмуртской
Республики (гербовая печать) ставится на документах,
удостоверяющих права физических и юридических лиц, связанных с
расходованием денежных средств и материальных ценностей
(приложение 15) и подписанных министром или его заместителями в
соответствии с распределением обязанностей.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
VI. Организация документооборота
и исполнения документов
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией.
6.1.3. Маршруты движения электронных документов
разрабатываются совместно с отделом организации работы
информационных систем.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Документы в Министерство поступают средствами почтовой,
фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется
письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем,
бандеролей, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают:
телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
работниками ООАР.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Документы, адресованные руководству Министерства, а
также без указания конкретного лица или отдела, предварительно
рассматриваются в ООАР, а затем направляются руководству или в
отдел.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в отделы
и ответственным исполнителям.
На рассмотрение министру передаются документы, полученные от
вышестоящих органов, письма организаций, содержащие информацию по
принципиальным вопросам деятельности Министерства, требующие
решения министра.
Непосредственно в отделы Министерства передаются:
- документы оперативного характера, поступившие по запросам
сотрудников;
- личные дела граждан для устройства в дома - интернаты;
- личные дела инвалидов для получения спецавтотранспорта;
- личные дела детей для направления в реабилитационные центры;
- пенсионные дела граждан, поступившие по запросам
сотрудников;
- документы учреждений, организаций по выплате детских
пособий;
- документы по кадровым вопросам (характеристики, наградные
листы, заявления, программы обучения);
- месячные, квартальные, полугодовые, годовые статистические
отчеты отделов социальной защиты (пенсий и пособий) и учреждений
социального обслуживания.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в ООАР, где
в регистрационно - контрольную форму переносится резолюция, а
документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами,
получает основной исполнитель, остальным исполнителям передаются
копии.
6.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку,
регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем
передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается в специальном
журнале и оперативно передается руководителю, которому адресована.
6.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой и
электрической связью.
6.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется ООАР в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства
Российской Федерации от 26.09.2000 N 725.
Документы для регистрации и последующей отправки передаются в
ООАР полностью оформленными, с указанием почтовых адресов или
указателем на рассылку.
Документы, подлежащие отправке организациям и частным лицам,
должны обрабатываться и отправляться не позднее следующего
рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных
сообщений.
6.4.3. Телеграммы, составляемые в Министерстве, передаются в
ООАР оформленными, подписанными, датированными, с отметкой о
категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в
соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от
28.08.1997 N 1108.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм
осуществляется устно по каналам телефонной связи работниками
Министерства и записывается получателем.
Телефонограмма принимается секретарем министра, записывается в
журнале регистрации телефонограмм и передается на рассмотрение
министру для резолюции. После этого доводится до исполнителя.
Телеграммами и телефонограммами передаются сообщения
оперативного характера.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов, после их
подготовки и проверки на правильность оформления в ООАР,
согласовываются исполнителем проекта с заинтересованными
подразделениями и должностными лицами, после чего передаются на
подпись руководителям Министерства.
6.5.3. После подписания документ подлежит регистрации.
6.5.4. Передача документов между отделами Министерства
осуществляется с соответствующей пометкой в регистрационной форме.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам факсимильной связи и электронной почты
6.6.1. При приеме и передаче текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
правилами:
- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге
формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- запрещается передавать текст документов с грифом "Для
служебного пользования";
- факсограммы на иностранных языках передаются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи;
- факсограммы оперативного характера, поступившие на имя
специалистов Министерства, передаются им для исполнения после
регистрации;
- факсограммы, поступившие на имя руководителей Министерства,
регистрируются и передаются им для рассмотрения;
- поступившие факсограммы передаются адресатам в день их
приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники осуществляет
руководитель подразделения, в котором она установлена.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях в
соответствии с существующим порядком исполнения.
Электронные сообщения принимаются и передаются отделом
контроля программных средств.
Электронные сообщения передаются исполнителями в отдел
контроля программных средств полностью оформленными с указанием
содержания, списка получателей и адресов рассылки.
Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки.
Отправленные электронные сообщения архивируются и передаются
адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Поступившие электронные сообщения распечатываются на бумажный
носитель с указанием подписи оператора, даты и времени приема
сообщения и передаются в ООАР для регистрации.
По каналам электронной почты передается информация, требующая
ускоренной доставки адресатам.
Необходимость передачи информации по каналам электронной
почты, а также досылки бумажного оригинала определяется
руководителями Министерства или начальниками отделов.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения, по
личному составу, содержащие персональные данные, документы,
обеспечивающие права граждан, и некоторые другие требуют
обязательного использования бумажного документа аналогичного
электронному и хранятся в архиве Министерства.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период
времени проводится по регистрационно - контрольным формам по месту
регистрации документов.
Количественному учету подлежат все поступающие, отправляемые и
внутренние документы. Отдельно учитываются предложения, заявления
и жалобы граждан.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании или
размножении. Размноженные экземпляры учитываются в журнале
тиражирования, по которому осуществляется подсчет изготовленных
копий документов.
Ежегодно до 20 января отделы Министерства представляют в ООАР
сведения о поступивших и созданных документах (приложение 16).
ООАР готовит итоговую информацию.
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Начальники отделов Министерства обеспечивают
оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей
в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов начальник отдела выделяет
документы, требующие срочного рассмотрения.
Срочные документы передаются немедленно. При необходимости
размножения документа или других операций используется иная форма
информирования исполнителя.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание руководству
Министерства или начальнику отдела. К письмам - ответам должны
прилагаться письма - запросы.
Исполнитель готовит документ к пересылке: определяет
необходимое количество экземпляров документа и передает документ
на тиражирование. На документ, направляемый более чем в четыре
адреса, готовит указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопроса без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители обеспечивают качественный и своевременный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации, использованной при
подготовке документа.
Документ исполняется в срок, указанный в резолюции
руководителя или в тексте документа.
После решения всех вопросов и выполнения поручений, указанных
в документе, исполнитель возвращает документ в ООАР.
6.9. Работа с обращениями депутатов
и депутатскими запросами
6.9.1. Прием, обработка и направление поступающих обращений
депутатов и депутатских запросов осуществляется ООАР в
соответствии с установленным порядком работы с поступающими
документами.
6.9.2. В качестве обращения депутата рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее его подпись и дату.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30
дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с
депутатом срок) дают ответ на это обращение и предоставляют
запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке,
установленном Федеральным законом о государственной тайне.
6.9.3. В случае необходимости проведения дополнительной
проверки или изучения каких-либо вопросов, автору обращения
сообщается об этом в 3-дневный срок со дня получения обращения.
6.9.4. Депутатские запросы с сессий Государственного Совета
Удмуртской Республики рассматриваются не позднее 3-х дней со дня
получения либо в срок, определенный сессией или секретариатом
сессии.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому
запрос направлен, либо лицом, временно исполняющим его
обязанности.
6.9.5. В отделах Министерства по обращениям и запросам
депутатов оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых
случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой
дел.
6.9.7. ООАР ежеквартально анализирует количество, характер,
содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом
министра.
VII. Поисковая система по документам
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - фиксация факта создания, отправления или
поступления в Министерство документа путем записи необходимых
учетных данных документа в регистрационной форме.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в
Министерстве (внутренние и отправляемые), так и поступающие из
других организаций и частных лиц, в том числе распечатки
документов, полученных по электронной почте.
Не подлежат регистрации следующие поступившие в Министерство
документы:
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- периодические издания, рекламные материалы;
- документы с пометкой "Лично";
- документы в адрес профсоюзной организации.
7.1.3. Документы регистрируются в Министерстве один раз:
поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания
или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из
одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия документа, автора, содержания. Например,
отдельно регистрируются поступающие и отправляемые документы,
приказы по основной деятельности и по личному составу, обращения
граждан.
7.1.5. В ООАР регистрируется вся поступающая и отправляемая
корреспонденция, приказы по основной деятельности, приказы по
административно - хозяйственным вопросам и распоряжения министра.
На всех поступивших документах на нижнем поле первого листа
справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления и регистрационного номера документа.
После регистрации документы передаются руководству
Министерства или в отделы.
В отделе кадров и правовой работы регистрируются приказы по
личному составу, договоры гражданско - правового характера,
трудовые договоры (контракты), доверенности на ведение дел в
судебных органах, документы по кадровым вопросам (характеристики,
наградные листы, заявления и другие), ведется реестр лицензий на
право осуществления деятельности по социальному обслуживанию
населения.
В отделе организации социального обслуживания - личные дела
граждан для устройства в стационарные учреждения соцобслуживания и
путевки, выдаваемые им для помещения в учреждения.
В отделе медико - социальной экспертизы и реабилитации
инвалидов - личные дела инвалидов для постановки на учет для
получения технических средств реабилитации, документы на получение
и оформление технических средств реабилитации, распоряжения на
выплату инвалидам компенсации эксплуатационных расходов и
транспортное обслуживание, доверенности на управление автомобилем
инвалида другим лицом.
В отделе по делам ветеранов - документы о предоставлении
путевок на санаторно - курортное лечение, бланки документов о
предоставлении льгот.
В контрольно - ревизионном отделе - акты ревизий правильности
назначения и выплаты пенсий и пособий отделами социальной защиты
населения (пенсий и пособий) и финансово - хозяйственной
деятельности подведомственных учреждений.
Секретарем коллегии - протоколы заседаний коллегии
Министерства.
Секретарем экспертной комиссии по лицензированию деятельности
по социальному обслуживанию - протоколы заседаний комиссии.
В отделах: планово - финансовом, бухгалтерского учета,
статистики и анализа пенсий и пособий - месячные, квартальные,
полугодовые, годовые статистические отчеты и сведения отделов
социальной защиты населения и учреждений социального обслуживания.
7.1.6. Регистрация поступающих и отправляемых документов в
ООАР осуществляется с применением автоматизированной системы
регистрации.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера в пределах массива регистрируемых документов, который может
дополняться буквенным или цифровым индексом.
7.1.8. Для достижения эффективной работы поисковой системы при
регистрации поступающей корреспонденции в ООАР в регистрационно -
контрольной форме (далее - РКФ) указываются следующие реквизиты:
автор (корреспондент), наименование вида документа, дата и индекс
документа, дата и индекс поступления и регистрационный номер,
количество листов документа, заголовок или краткое содержание
документа, резолюция, автор резолюции, дата резолюции,
исполнитель, срок исполнения, отметка о контроле, отметка об
исполнении и направлении в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
приложении 17.
7.1.9. Регистрация документов - ответов осуществляется в
массиве отправляемых документов с присвоением регистрационного
номера.
Регистрационный номер отправляемого документа состоит из
порядкового номера документа с добавлением номера дела по
номенклатуре, в котором будет храниться копия документа,
проставляемого через косую черту. Например: 1668/01-28, где
1668 - порядковый номер отправляемого документа;
01-28 - номер дела по номенклатуре дел Министерства (01 -
индекс отдела, 28 - номер дела).
7.1.10. Подразделения Министерства имеют следующие индексы:
01 - отдел организационно - аналитической работы;
02 - отдел кадров и правовой работы;
03 - контрольно - ревизионный отдел;
04 - отдел бухгалтерского учета;
05 - планово - финансовый отдел;
06 - отдел по делам ветеранов и пожилых людей;
07 - отдел организации социального обслуживания;
08 - отдел по делам семьи и детей;
09 - отдел организации назначения и выплаты пенсий;
10 - отдел организации назначения и выплаты пособий;
11 - отдел статистики и анализа пенсий;
12 - отдел информационно - правового обеспечения;
13 - отдел контроля программных средств;
14 - отдел организации работы информационных систем;
15 - отдел медико - социальной экспертизы, реабилитации и
социальной адаптации инвалидов;
16 - отдел инженерно - технического обеспечения;
17 - хозяйственная служба.
7.1.11. Обработка и отправка документов осуществляется
централизованно сотрудниками ООАР.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов.
Подготовленные к отправке конверты с документами взвешиваются,
маркируются и пересылаются отделением связи.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации
при принятии решений в Министерстве создаются поисковые системы по
документам. Информация о документах, полученная при их
регистрации, попадает в поисковую систему.
7.2.2. В ООАР используется автоматизированная поисковая
система в массивах получаемых и отправляемых документов.
Поиск конкретного документа осуществляется по следующим
атрибутам: названию, виду документа, дате, номеру, корреспонденту,
автору документа.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов.
Поисковая система по обращениям граждан включает в себя
алфавитную картотеку авторов обращений и контрольно - справочную.
7.2.3. Отделы Министерства могут создавать поисковые системы,
в зависимости от задач поиска, по видам документов, авторам
документов, кодификационные и другие.
7.2.4. Поисковые системы должны обеспечить поиск информации о
деятельности Министерства работникам Министерства, иным
государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.5. Информация в области социальной защиты населения
предоставляется пользователям на основании письменного (устного)
запроса и по разрешению руководителей Министерства.
VIII. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей Министерства и отделов в
целях своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все документы, подлежащие исполнению,
в том числе:
документы государственных органов представительной и
исполнительной власти Российской Федерации и Удмуртской
Республики;
документы, поступившие из организаций;
планы работы Министерства;
приказы Министерства по основной деятельности;
постановления коллегии Министерства;
обращения граждан.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле, которая обозначается словом
"Контроль".
8.1.3. Формы и порядок контроля за исполнением документов
определяют министр и его заместители в резолюции при рассмотрении
поступивших документов.
Контроль исполнения специалистами задания, содержащегося в
документе, осуществляют начальники отделов и заместители министра.
8.1.4. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет
ООАР.
8.1.5. Контроль исполнения документов осуществляется на базе
регистрационных данных.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти
устанавливаются автором документа, а поступивших из других
республиканских органов исполнительной власти, организаций и
обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или
типовых сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - к указанному сроку;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
отметку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие отметку
"оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более
месяца;
запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Государственного Совета Удмуртской
Республики - не позднее 3-х дней со дня получения, за исключением
требующих дополнительной проверки или дополнительного изучения, о
чем сообщается их авторам в 3-дневный срок;
обращения депутатов Государственного Совета Удмуртской
Республики, оформленные на депутатском бланке, решения постоянных
комиссий рассматриваются в первоочередном порядке, но не позднее,
чем в месячный срок со дня получения;
поручения и запросы федеральных и республиканских органов
государственной власти - в указанный в них срок либо в течение 10
дней со дня получения;
письма организаций, должностных лиц - в соответствии с
резолюцией руководства или в 30-дневный срок со дня получения;
запросы средств массовой информации - в 7-дневный срок;
телеграммы: срочные в течение 2 дней, обычные - 10 дней;
письма граждан - в соответствии с Законом Удмуртской
Республики от 20.06.2000 N 220-II "Об обращениях граждан";
направление документа на рассмотрение в другое учреждение по
принадлежности производится в срок до 5 дней с обязательным
уведомлением об этом заявителя;
остальные документы, где сроки исполнения не указаны,
исполняются, как правило, в месячный срок.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя,
давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не
позднее 3-х дней до истечения срока.
Продление срока исполнения поручений вышестоящих органов
допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения
невозможно по объективным причинам. Право приостанавливать или
отменять исполнение документа имеют только вышестоящие органы
(автор документа). В этом случае исполнителем поручения
представляются мотивированные предложения о продлении срока
исполнения не позднее, чем в 10-дневный срок с даты получения
поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не
продлеваются.
Во всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель информирует ООАР для внесения изменений
в РКФ (проставляется новый срок, дата изменения, подпись).
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать по согласованию с
начальником отдела другому работнику все контролируемые документы.
8.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в
следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного
раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до
истечения срока.
Все напоминания фиксируются в РКФ.
Специалисту, на которого возложен контроль, предоставляется
право требовать и получать от руководителей отделов Министерства
информацию о ходе исполнения контролируемых документов.
8.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано
дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет министр или
его заместители.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении
документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении
или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет
храниться документ, дата; подпись исполнителя. Исполнение
документа удостоверяется подписью руководителя, давшего поручение.
Исполненные документы возвращаются в ООАР, где в РКФ
проставляется отметка об исполнении.
8.1.12. Отдел ООАР ежемесячно готовит сводные данные о
состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве для
информирования руководства (приложение 18).
8.2. Контроль исполнения документов государственных
органов представительной и исполнительной власти
Российской Федерации и Удмуртской Республики
8.2.1. Все документы, поступающие от государственных органов
представительной и исполнительной власти Российской Федерации и
Удмуртской Республики (далее - вышестоящих органов), после
регистрации в ООАР докладываются министру, который дает указание о
необходимости контроля.
8.2.2. На каждый контрольный документ в ООАР заполняется
контрольная карточка, в которую записываются резолюция министра и
все отметки об исполнении документа. Контрольная карточка
помещается в контрольную картотеку ООАР, а документ передается
исполнителю.
8.2.3. Для контроля за документами длительного срока
исполнения (законы, программы, указы, распоряжения Президента
Удмуртской Республики, постановления и распоряжения
Государственного Совета и Правительства Удмуртской Республики и
др.) отделом - исполнителем формируется дело, где
сосредотачивается информационный, справочный и отчетный материалы.
План мероприятий отдела по исполнению и организации контроля
утверждается заместителем министра. Дело включается в номенклатуру
дел Министерства.
8.2.4. Отделы Министерства ежеквартально готовят информацию о
ходе исполнения документов и предложения о целесообразности их
дальнейшего контроля.
Сведения о ходе и результатах выполнения документов
представляются министру за подписью должностного лица, которому
было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
8.2.5. Если поручение, содержащееся в документе вышестоящих
органов, дано нескольким должностным лицам, то орган
исполнительной власти, указанный в поручении первым, является
ответственным исполнителем поручения и организует работу
соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки
представления соисполнителями предложений, порядок согласования и
подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют
предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения представляется за 5 дней до
истечения срока, установленного автором документа.
8.2.6. Документы вышестоящих органов снимаются с контроля
ООАР. Основанием для снятия с контроля является решение автора
контролируемого документа или указание министра, составленное на
основании информации отраслевого отдела об исполнении.
Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ.
IX. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в архив Министерства (далее
именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными
государственными стандартами на документы, нормативно -
методическими документами архивных служб России и Удмуртской
Республики, а также соответствующими нормативно - методическими
документами по архивному делу и делопроизводству Министерства.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур
дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о Министерстве и его отделах,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями
документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за
предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в
деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
9.1.3. Ежегодно ООАР составляется сводная номенклатура дел
Министерства (приложение 19) на основе проектов номенклатур дел
отделов Министерства.
9.1.4. Вновь созданное подразделение Министерства обязано в
месячный срок разработать проект номенклатуры дел подразделения и
представить его в ООАР.
9.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником
ООАР, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее
именуется - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочно -
методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики (далее - ЭПМК) и утверждается министром.
Согласование номенклатуры дел с ЭПМК производится не реже одного
раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.
9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы
получают выписки из соответствующих ее разделов для использования
в работе.
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех
экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел ООАР. Второй используется в ООАР в
качестве рабочего. Третий применяется в архиве. Четвертый - в
Центральном государственном архиве Удмуртской Республики (далее -
ЦГА).
9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры
Министерства.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы
располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Министерства.
9.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела
по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение отдела,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных отделов; для переходящих дел
индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
Министерства или отдела (автор документа); название организации,
которой будут адресованы или от которой будут получены документы
(адресат или корреспондент документа); краткое содержание
документов дела; название местности (территории), с которой
связано содержание документов дела; дата (период), к которой
относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Удмуртской Республики научно - технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
организации летнего отдыха детей - инвалидов, детей из
малообеспеченных семей".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Удмуртским государственным университетом по
вопросам научно - методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно -
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно - территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций городов и районов о
социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно -
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с отделом социальной защиты населения Администрации
Кизнерского района об использовании средств...".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые отчеты Министерства о работе по оказанию адресной
помощи населению Удмуртской Республики".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно -
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с ЦГА срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой республиканский орган исполнительной власти для продолжения
и др.
9.1.13. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в Министерстве, как правило,
децентрализованно, т.е. в отделах.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем в ООАР или лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в отделах, для формирования их в дела. Номер
дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник
отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
ООАР.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов,
законов Удмуртской Республики, актов Президента Российской
Федерации и Президента Удмуртской Республики, актов Правительства
Российской Федерации и Удмуртской Республики.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению актов Президента Удмуртской Республики или
Правительства Удмуртской Республики, находящиеся на контроле,
подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не
заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки
постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и
решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики
от 1 июня 1998 года N 459 "Об утверждении Положения о порядке
ведения личных дел государственных служащих Удмуртской
Республики".
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущею года.
9.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к
хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
сотрудниками отделов при методической помощи и под контролем ООАР.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в
деле; составление листа - заверителя дела (приложение 20);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
дела (приложение 21); подшивку и переплет дела; внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме
(приложение 22). На обложке дела указываются реквизиты:
наименование Министерства; наименование отдела; индекс дела по
номенклатуре; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество
листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Записи на
обложках делаются светостойкими чернилами.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом: наименование Министерства указывается
полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого
сокращенного наименования, которое указывается в скобках после
полного наименования; наименование отдела - записывается название
отдела в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела -
проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел
Министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел
Министерства. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего
документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей строки номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в Перечне типовых документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в архиве чернилами только после
включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных
ЭПМК.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования государственного архива, в который будут
передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий
постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов
дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами
и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся
по месту их формирования.
Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за
делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух
лет, а затем сдаются в архив Министерства.
9.3.2. Выдача дел другим отделам производится с разрешения
начальника отдела. Выдача дел сотрудникам отделов для работы
осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта -
заместитель. В ней указывается отдел, индекс дела, дата его
выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отделов на
срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело
должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения министра или его заместителя по
актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения министра при
наличии в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи
подлинника.
Х. Порядок передачи документов на хранение
Документы, образовавшиеся в деятельности Министерства,
являются собственностью Удмуртской Республики и подлежат передаче
на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики
и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих
практическое значение, а также документов по личному составу, их
учета, использования, отбора и подготовки к передаче на
государственное хранение, Министерство образует архив.
В своей практической деятельности архив Министерства
руководствуется законодательством Российской Федерации, Законом
Удмуртской Республики "Об архивном фонде Удмуртской Республики и
архивах", нормативными и методическими документами Государственной
архивной службы России, положением об архиве Министерства.
Архив Министерства хранит документы аппарата Министерства,
организаций - предшественников Министерства и, при необходимости,
других организаций системы социальной защиты населения.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор их на
государственное хранение или установление сроков хранения на
основе принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на
стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатур
дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
Министерства и при подготовке дел к передаче в Центральный
государственный архив.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы
определяются положением, которое утверждается министром. Положение
о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и
временного хранения осуществляется ежегодно в отделах Министерства
непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЦЭК.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов
с временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании Перечня типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения, утвержденного 6 октября 2000 года, и номенклатуры дел
Министерства путем просмотра каждого листа дела. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная
опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) законченной нумерацией (приложение 23).
10.1.10. Перед составлением описи проверяется наличие дел в
соответствии с номенклатурой дел. В случае отсутствия дел,
числящихся по номенклатуре, отделами Министерства принимаются меры
по их розыску. В случае необнаружения дел, составляется справка о
причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником отдела.
10.1.11. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие
элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс
дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома,
части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения
дела.
10.1.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
10.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.14. Описи дел Министерства составляются по установленной
форме в трех экземплярах.
10.1.15. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(приложение 24) производится после составления сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Описи передаются
для согласования в ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики. Согласованные документы
утверждаются министром; после этого дела, включенные в акты,
уничтожаются.
10.1.16. Акт о выделении документов к уничтожению
составляется, как правило, на дела всего Министерства.
10.2. Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится по номенклатуре дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после
истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах
и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному ООАР, согласованному с начальниками отделов и
утвержденному министром или его заместителем, курирующим ООАР.
10.2.5. В период подготовки дел отделом к передаче в архив
сотрудником ООАР предварительно проверяется правильность их
формирования, оформления и соответствие количества заведенных дел
номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в
формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником ООАР в
присутствии работника отдела. При этом в номенклатуре против
каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце раздела указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также
подписи лиц, принявших и передавших дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки
на документы или программные средства и базы данных, содержащие
информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации отдела
Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства
данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и
передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10.2.8. До передачи на государственное хранение в Центральный
государственный архив Удмуртской Республики документы постоянного
хранения находятся в архиве Министерства.
10.2.9. Подготовка дел для передачи на государственное
хранение проводится один раз в пять лет и включает:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Работа по подготовке документов к хранению в Центральном
государственном архиве Удмуртской Республики проводится силами
специалистов Центрального государственного архива Удмуртской
Республики. Ее организация возлагается на ООАР.
XI. Организация работы с обращениями граждан
Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Законом
Удмуртской Республики от 20 июня 2000 года N 202-II "Об обращениях
граждан" и Порядком работы с письменными обращениями граждан на
предприятиях и в учреждениях социальной защиты населения
Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства
социальной защиты населения Российской Федерации от 11 августа
1995 года N 184.
Начальник отдела
организационно -
аналитической работы
О.М.ИВАНОВА
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭПМК
социальной защиты населения Комитета по делам архивов
Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской
Республики
от 22.06.2001 г. N 3 от 26.10.2001 г. N 9
Приложение 1 к п. 4.1.3
Герб Удмуртской Республики
Удмурт Элькунысь Калыкез
улон-вылонын утенъя министерство
Министерство социальной защиты
населения Удмуртской Республики
П Р И К А З
___________________ N _________
г. Ижевск
О проведении комплексной ревизии
в отделе социальной защиты населения
Администрации Кезского района
В целях обеспечения государственного контроля за законностью
назначения и выплаты государственных пенсий и пособий, а также
обоснованностью расходования средств, направленных на их выплату,
п р и к а з ы в а ю:
1. Назначить комплексную ревизию по назначению и выплате
государственных пенсий и пособий, а также обоснованностью
расходования средств, направляемых на их выплату, в отделе
социальной защиты населения Администрации Кезского района за
период с 01.06.98 по 30.09.2001.
2. Контрольно - ревизионному отделу Министерства социальной
защиты населения Удмуртской Республики (начальник Фамилия И.О.)
провести ревизию в срок с 23 октября по 24 ноября 2001 года.
3. Утвердить план - задание по проведению комплексной ревизии
(прилагается).
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника
контрольно - ревизионного отдела Фамилия И.О.
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы располагаются на оборотной стороне
Начальник контрольно-ревизионного отдела
Подпись Дата Расшифровка подписи
Начальник отдела кадров и правовой работы
Подпись Дата Расшифровка подписи
Начальник юридического сектора
Подпись Дата Расшифровка подписи
Образец оформления приказа по основной деятельности
Приложение 2 к п. 4.1.3
Герб Удмуртской Республики
Удмурт Элькунысь Калыкез
улон-вылонын утенъя министерство
Министерство социальной защиты
населения Удмуртской Республики
П Р И К А З
___________________ N _________
г. Ижевск
О командировании
Командировать Фамилия И.О. (полностью), должность,
наименование города и организации, срок командировки (с ... по
...), цель командировки.
Основание:
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы располагаются на оборотной стороне
Заместитель министра
Подпись Дата Расшифровка подписи
Начальник отдела кадров и правовой работы
Подпись Дата Расшифровка подписи
Образец приказа Министерства
Приложение 3 к п. 4.1.3
Удмурт Элькунысь Калыкез Герб Министерство социальной
улон-вылонын утенъя Удмуртской защиты населения
министерство Республики Удмуртской Республики
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _______________ 200__ г. N __________
г. Ижевск
Во исполнение ________________________________________________
__________________________________________________________________
1. Утвердить _________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу __________________________________
__________________________________________________________________
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы располагаются на оборотной стороне
Заместитель министра
Подпись Дата Расшифровка подписи
Начальник отдела по делам семьи и детей
Подпись Дата Расшифровка подписи
Начальник отдела кадров и правовой работы
Подпись Дата Расшифровка подписи
Образец оформления распоряжения
Приложение 4 к п. 4.1.9
Министерство Министерство
социальной защиты населения народного образования
Удмуртской Республики Удмуртской Республики
ПРИКАЗ
_________________ 2001 г. N ____________
Министр социальной защиты Министр народного образования
населения Удмуртской Республики Удмуртской Республики
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления совместного приказа
Приложение 5 к п. 4.1.10
Удмурт Элькунысь Калыкез Герб Министерство социальной
улон-вылонын утенъя Удмуртской защиты населения
министерство Республики Удмуртской Республики
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ
от __________________ 200___ г. N ____________
г. Ижевск
Об итогах работы отрасли социальной защиты населения
Удмуртской Республики в 2000 году и задачах на 2001 год
Обсудив итоги работы отрасли социальной защиты населения
Удмуртской Республики в 2000 году и задачи, стоящие на ближайший
год, коллегия отмечает, что ______________________________________
__________________________________________________________________
Наряду с положительной работой, коллегия отмечает недостатки в
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Коллегия п о с т а н о в л я е т:
1. Сообщение министра социальной защиты населения Удмуртской
Республики Фамилия И.О. об итогах работы отрасли в 2000 году
принять к сведению.
2. Считать первостепенными задачами Министерства на 2001 год:
2.1. _________________________________________________________
__________________________________________________________________
2.2. _________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением постановления возложить на ________
__________________________________________________________________
Председатель коллегии,
министр Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления постановления коллегии
Приложение 6 к п. 4.3.6
Министерство социальной защиты населения
Удмуртской Республики
П Р О Т О К О Л
собрания трудового коллектива
(заседания межведомственной
комиссии, коллегии и др.)
__________________________________________________________________
________________ г. Ижевск N ____________
(дата заседания)
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали:
Члены коллегиального - Фамилия И.О. членов коллегиального органа
органа в алфавитном порядке, через запятую.
Приглашенные - Фамилии И.О., наименование должности и
название организации приглашенных. Если
количество приглашенных больше 15 человек,
то указывается их общее количество и
прилагается регистрационный лист.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О чем слушается вопрос.
Доклад (отчет, сообщение) наименование должности, Фамилия И.О.
в родительном падеже.
2. То же.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в винительном падеже) - краткая запись
выступления (излагается от третьего лица единственного числа).
Если имеется текст доклада (тезисов), то делается запись - текст
(тезисы) доклада прилагается(ются).
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. - краткая запись выступления.
Фамилия И.О. - текст выступления прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Записывается принятое решение. Может быть констатирующая
часть. Постановляющая часть пишется по схеме:
1.1. Исполнитель - действие - срок.
1.2. То же.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель,
заместитель министра Подпись Расшифровка подписи
Секретарь,
ведущий специалист Подпись Расшифровка подписи
Приложение 7 к п. 4.3.7
Министерство социальной защиты населения
Удмуртской Республики
П Р О Т О К О Л
собрания трудового коллектива
__________________________________________________________________
________________ г. Ижевск N ____________
(дата заседания)
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка.
Доклад начальника отдела кадров Анисимовой Л.П.
2. О разработке...
Сообщение заместителя начальника...
1. Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка
(Алексеев П.И., Нагорных С.Ф., Яковлева Л.С.)
1. Утвердить правила внутреннего трудового распорядка ...
2. Обязать ...
2. О разработке ...
(Щербаков В.С., Миронова Е.Я.)
Поручить начальнику отдела ___________________________________
__________________________________________________________________
Председатель,
начальник отдела Подпись Расшифровка подписи
Секретарь,
инспектор Подпись Расшифровка подписи
Приложение 8 к п. 4.4.3
Герб Удмуртской Республики
Удмурт Элькунысь Калыкез
улон-вылонын утенъя министерство
Министерство социальной защиты Заместителю министра труда
населения Удмуртской Республики и социального развития
Российской Федерации
А.К.Семенову
426056, г. Ижевск, Ломоносова, д. 5
тел. (3412) 75-67-11, факс (3412) 75-65-27
E-mail: social@msp.udmnet.ru
от ______________ N _______
на N ______ от ____________
Уважаемый Андрей Кириллович!
Текст письма должен быть простым, лаконичным,
последовательным, убедительным, корректным. Письмо, как правило,
освещает один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме
только в случае их взаимосвязанности. Печатается с полным
выравниванием через 1,5 межстрочных интервала, размер шрифта 12.
Приложение: 1. Положение об отделе пенсий и пособий на 10 л. в 1
экз. (если приложение не названо в тексте).
2. на 10 л. в 1 экз.
(если приложение названо в тексте).
Министр Подпись Расшифровка подписи
Никитина, 75 20 48
ла
Образец оформления письма
Приложение 9 к п. 4.4.3
МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Отдел организации назначения и выплаты пенсий
426056, г. Ижевск, ул. Ломоносова, д. 5,
тел. 75-67-11, факс 75-65-27
------------------------------------------------------------------
_____________________ N ________ Начальникам отделов
На N _______ от ________________ социальной защиты
населения администраций
городов и районов
Удмуртской Республики
Направляем сведения о ________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи
Иванова, 75 50 38
зч
Приложение 10 к п. 4.5
Министерство Гриф утверждения
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
А К Т
_______________________ N _____
(дата актируемого события)
___________________________
(место актируемого события)
Заголовок (О приеме - передаче
материальных ценностей;
Об итогах ревизии...)
Основание: распорядительный или нормативный документ,
устное указание, послужившие основанием для
написания акта.
Составлен комиссией:
Председатель Фамилия И.О., должность
Члены комиссии Фамилия И.О., должность располагаются в
алфавитном порядке через запятую.
Присутствовали Фамилия И.О., должность располагаются в
алфавитном порядке через запятую.
Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы,
фиксация установленных фактов, выводы, предложения, заключения.
Приложение: 1.
2.
3.
4.
Составлен в ... экземплярах:
1-ый - в дело N ...
2-ой - кому (куда)
3-ий - кому (куда).
Образец оформления акта
Председатель подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
(в алфавитном порядке)
Присутствовали подпись И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
(в алфавитном порядке)
С актом ознакомлены:
Должность Подпись Дата И.О.Фамилия
Приложение 11 к п. 4.6
Наименование Министру (заместителю министра)
структурного социальной защиты населения
подразделения Удмуртской Республики или
начальнику отдела
И.О.Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_____________
(дата)
Заголовок
Текст служебной записки. Описание хода работы или ситуации,
объяснение действий, изложение предложений, просьб.
Должность Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления служебной записки
Приложение 12 к п. 4.7
Министерство
социальной защиты населения
Удмуртской Республики
С П Р А В К А
_________________ N _______
___________________________
(место составления)
О результатах проверки делопроизвод-
ства в Ижевском доме - интернате
для ветеранов войны и труда
В Ижевском доме - интернате для ветеранов войны и труда
(директор Фамилия И.О.) приказом N 1-а от 04.01.99 ответственность
за состояние делопроизводства возложена на старшего инспектора по
кадрам Фамилия И.О.
Разработана и утверждена номенклатура дел (НД) интерната. В
соответствии с НД в делопроизводстве заведены дела. Выборочная
проверка дел показала соответствие заведенных дел номенклатуре.
Документы оформляются правильно, имеют необходимые реквизиты
(номера, даты, подписи). Дела формируются за один
делопроизводственный год, своевременно обрабатываются для
архивного хранения.
Произведена научно - техническая обработка архивных документов
с 1984 по 1996 год: составлены описи дел постоянного срока
хранения (оп. N 1 - 106 дел), по личному составу (оп. N 2 - 119
дел) и личных дел уволенных сотрудников (оп. N 2-а - 58 дел).
Кроме того, составлен акт о выделении к уничтожению документов,
срок хранения которых истек (511 дел).
Начальник отдела организационно -
аналитической работы И.О.Фамилия
Со справкой ознакомлены:
Должность Подпись Дата И.О.Фамилия
Должность Подпись Дата И.О.Фамилия
Приложение 13 к п. 5.2.7
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
__________________________________________________________________
(наименование документа)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
------------------T--------------------T-----------T-------------¬
¦ Должность лица, ¦ Фамилия и инициалы ¦ Подпись ¦ Примечание ¦
¦ согласовавшего ¦ ¦ ¦ ¦
¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+--------------------+-----------+--------------
Фамилия исполнителя документа _____________________
N телефона _____________________
Форма листа согласования документа
Приложение 14 к п. 5.2.8
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению министром
Акты (ревизий, экспертизы, списания, передачи дел, приема
законченных строительством объектов, ликвидации организаций);
Инструкции (должностные, по технике безопасности,
документационному обеспечению управления);
Планы работы министерства (перспективные и текущие),
проведения мероприятий;
Положения (о структурном подразделении, премировании и др.);
Расценки на производство работ;
Реестры (на санаторно - курортные путевки, другие материальные
ценности);
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, организацию
отдыха детей и другие);
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 15 к п. 5.2.13
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится гербовая печать
Акты (приема законченных строительством объектов,
оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы);
Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей,
ведение дел в суде);
Договоры (трудовые, о материальной ответственности,
сотрудничестве, гражданско - правового характера);
Заключения, отзывы на авторефераты, направленные в
аттестационные комиссии;
Командировочные удостоверения;
Наряды на получение технических средств реабилитации;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово - хозяйственных операций;
Письма гарантийные, о перерегистрации и продаже автомобилей
инвалидов;
Представления и ходатайства о награждении орденами, медалями,
присвоении почетных званий;
Поручения платежные;
Путевки в дома - интернаты и центры реабилитации;
Распоряжения министерства на компенсацию эксплуатационных
расходов и транспортное обслуживание инвалидов;
Справки (архивные, финансового характера);
Списки получателей доплаты к пенсии, направленные в
сберегательные банки;
Титульные списки;
Удостоверения личности;
Уставы стационарных учреждений социального обслуживания;
Лицензии на право осуществления деятельности по социальному
обслуживанию населения.
Приложение 16 к п. 6.7
С П Р А В К А
об объеме документооборота
за _____________ 20______
---------------------------------T-------------------------------¬
¦ Документы ¦ Количество документов ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ Поступающие ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ Отправляемые ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ Внутренние ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ Итого: ¦ ¦
L--------------------------------+--------------------------------
Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи
Приложение 17 к п. 7.1.8
ПРАВИЛА
заполнения основных реквизитов
регистрационно - контрольных форм (РКФ)
------------------T----------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Наименование вида¦Заполняется в соответствии с наименованием ¦
¦документа ¦вида документа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающих документов ¦
¦(корреспондент) ¦записывается наименование организации, ¦
¦ ¦структурного подразделения или должностного ¦
¦ ¦лица - автора документа. ¦
¦ ¦При регистрации обращений граждан вводятся ¦
¦ ¦его имя, отчество, фамилия и адрес. При ¦
¦ ¦регистрации отправляемых документов ¦
¦ ¦записывается наименование организации, ¦
¦ ¦структурного подразделения или должностного ¦
¦ ¦лица - корреспондента. ¦
¦ ¦При регистрации ответов на обращения граждан ¦
¦ ¦вводятся их персональные данные. Допускается ¦
¦ ¦применение сокращенного наименования ¦
¦ ¦организации ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная документу ¦
¦ ¦организацией - автором документа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Регистрационный ¦В РКФ переносится регистрационный номер ¦
¦номер документа ¦документа, присвоенный организацией - автором ¦
¦ ¦документа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Заполняется и переносится в регистрационный ¦
¦ ¦штамп. При традиционной обработке переносится ¦
¦ ¦в РКФ из регистрационного штампа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Индекс ¦Заполняется и переносится в регистрационный ¦
¦поступления ¦штамп. При традиционной обработке переносится ¦
¦ ¦в РКФ из регистрационного штампа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Заголовок ¦Переносится заголовок к тексту документа. При ¦
¦к тексту ¦его отсутствии составляется аннотация, ¦
¦ ¦содержащая ключевые слова ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание ¦
¦ ¦поручения, исполнитель (исполнители), автор и ¦
¦ ¦дата резолюции ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется индивидуальный срок, ¦
¦ ¦содержащийся в резолюции, при его отсутствии -¦
¦ ¦типовой срок. При регистрации отправляемого ¦
¦ ¦документа может записываться дата ожидаемого ¦
¦ ¦ответа ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Отметка ¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата¦
¦об исполнении ¦созданного документа, ссылка на ¦
¦документа ¦регистрационный индекс и дату поступившего ¦
¦ ¦документа или краткая запись решения вопроса ¦
¦ ¦по существу ¦
+-----------------+----------------------------------------------+
¦Дело ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с¦
¦ ¦номенклатурой структурного подразделения, в ¦
¦ ¦которое помещен исполненный документ ¦
L-----------------+-----------------------------------------------
Приложение 18 к п. 8.1.12
СПРАВКА
о состоянии исполнения документов на 01.01.1900
---T-------T-----T----------T------T------T------T--------T------¬
¦N ¦Дата ¦Вход.¦Название ¦Испол-¦Срок ¦Состо-¦Задержка¦Приме-¦
¦пп¦поступ-¦номер¦(краткое ¦нитель¦испол-¦яние ¦ ответа ¦чание ¦
¦ ¦ления ¦доку-¦содержа- ¦ ¦нения ¦испол-¦ (дней) ¦ ¦
¦ ¦доку- ¦мента¦ние) ¦ ¦ ¦нения ¦ ¦ ¦
¦ ¦мента ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
+--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+------+
L--+-------+-----+----------+------+------+------+--------+-------
Начальник ООАР Подпись Расшифровка подписи
Приложение 19 к п. 9.1.3
Министерство УТВЕРЖДАЮ
социальной защиты населения
Удмуртской Республики Министр социальной защиты
населения Удмуртской Республики
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Подпись Расшифровка
Дата подписи
________________ N ________
г. Ижевск
на ____________________ год
---------T-----------T-----------T--------------------T----------¬
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел ¦ Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦ дела ¦дела (тома,¦ (томов, ¦ (тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+--------+-----------+-----------+--------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+-----------+--------------------+----------+
¦ Название раздела ¦
L-----------------------------------------------------------------
Начальник ООАР Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭПМК Комитета по
социальной защиты населения делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики Удмуртской Республики
от _______________ N _____ от __________________ N _____
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году.
--------------------------T---------T----------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-----------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+---------+-----------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+---------+-----------+-----------------
Начальник ООАР Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма номенклатуры дел Министерства
Приложение 20 к п. 9.2.8
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов) _____
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________ пропущенные номера _________
+ листов внутренней описи ________________________________________
------------------------------------------------------T----------¬
¦Особенности физического состояния и формирования дела¦ NN листов¦
+-----------------------------------------------------+----------+
L-----------------------------------------------------+-----------
Наименование должности
лица, составившего
лист - заверитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 21 к п. 9.2.8
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
----T---------T---------T-----------------T-----------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание¦
¦п/п¦документа¦документа¦ документа ¦листов дела¦ ¦
+---+---------+---------+-----------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+---------+-----------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+---------+-----------------+-----------+-----------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 22 к п. 9.2.9
Министерство социальной защиты
населения Удмуртской Республики
Наименование отдела
ДЕЛО N _________ ТОМ N ______
Заголовок дела
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Начато:
Окончено:
На _________ листах
Хранить ___________
Приложение 23 к п. 10.1.9
Министерство УТВЕРЖДАЮ
социальной защиты населения
Удмуртской Республики Министр социальной защиты
населения Удмуртской Республики
О П И С Ь ___________________ И.О.Фамилия
"_____"___________ 200____ г.
__________________ N ______
г. Ижевск
дел постоянного хранения
за _______________ год
---T--------T----------------------T--------T------T------T------¬
¦ N¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Срок ¦ Дата ¦Кол-во¦Приме-¦
¦пп¦ дела ¦ (тома) ¦хранения¦ дела ¦листов¦чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ (тома, ¦(тома)¦в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦(томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦
+--+--------+----------------------+--------+------+------+------+
¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L--+--------+----------------------+--------+------+------+-------
В данную опись внесено ___________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N _________________________, в том
числе литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Начальник ООАР Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭПМК Комитета по
социальной защиты населения делам архивов при Правитель-
Удмуртской Республики стве Удмуртской Республики
от________________ N _____ от ________________ N _____
Форма описи дел
Приложение 24 к п. 10.1.15
Министерство УТВЕРЖДАЮ
социальной защиты населения
Удмуртской Республики Министр социальной защиты
населения Удмуртской Республики
АКТ
Подпись Расшифровка
________________ N _______ Дата подписи
г. Ижевск
о выделении к уничтожению доку-
ментов, не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
__________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда N 2109
Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики
----T---------T------T-------T----------T-------T----------T-----¬
¦ N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Коли- ¦Сроки ¦При- ¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦дела (то- ¦чество ¦хранения ¦меча-¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номен-¦ма, части)¦дел ¦дела (то- ¦ние ¦
¦ ¦заголовок¦край- ¦клатур)¦по номенк-¦(томов,¦ма, части)¦ ¦
¦ ¦дел ¦ние ¦за годы¦латуре или¦частей)¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦ ¦N дела по ¦ ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦описи ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
+---+---------+------+-------+----------+-------+----------+-----+
L---+---------+------+-------+----------+-------+----------+------
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по делам архивов
при Правительстве Удмуртской Республики (протокол от
_____________________ N ______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства социальной
защиты населения Удмуртской Республики
от __________ N ____
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от_________________
N ______________________
Наименование должности работника
Министерства, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника ООАР
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
