МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 2 июля 2004 г. N 243
ОБ АРХИВЕ И ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
В целях совершенствования документационного обеспечения
управления и сохранности архивных документов, на основании Закона
Удмуртской Республики "Об архивном фонде Удмуртской Республики и
архивах" и во исполнение п. 2.3 постановления Совета Министров УР
от 11.04.95 N 162 о приведении нормативно-методических документов,
регламентирующих работу ведомственных архивов и
делопроизводственных служб, учреждений, организаций и предприятий,
в соответствие с требованиями архивного законодательства
приказываю:
1. Утвердить:
1.1. Положение об архиве Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики (приложение N 1).
1.2. Положение о постоянно действующей Центральной экспертной
комиссии Министерства здравоохранения Удмуртской Республики
(приложение N 2).
2. Приказ МЗ УР N 338 от 27.12.2003 считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
министра В.А. Гаврилова.
Министр
В.А.МЕРЗЛЯКОВ
Приложение N 1
к приказу
МЗ УР
от 2 июля 2004 г. N 243
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в деятельности Министерства
здравоохранения Удмуртской Республики (далее - Министерство
здравоохранения) и имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)
и как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики,
являются собственностью государства и подлежат постоянному
хранению в Центральном государственном архиве УР.
1.1.1. Контроль за деятельностью архива осуществляет один из
заместителей министра.
1.2. Временное хранение документов государственной части АФ
осуществляет Министерство здравоохранения в течение определенных
законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики
сроков:
- управленческой документации постоянного срока хранения в
течение 15 лет;
- документов по личному составу в течение 75 лет;
- фотодокументов в течение 3 лет.
1.3. По истечении указанных сроков Министерство здравоохранения
обеспечивает своевременную передачу документов постоянного срока
хранения на государственное хранение. Все работы, связанные с
подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на
госхранение, производятся силами и за счет Министерства
здравоохранения. За утрату и порчу документов АФ руководитель
Министерства здравоохранения несет ответственность в соответствии
со статьей 21 Основ законодательства Российской Федерации "Об
Архивном фонде РФ и архивах" и со статьей 13.20 Кодекса РФ об
административных правонарушениях.
1.4. До передачи документов постоянного срока хранения и
документов по личному составу на государственное хранение
Министерство здравоохранения осуществляет их полную сохранность,
учет, отбор, упорядочение и использование. Для реализации этих
задач в организации создается архив.
1.5. Министерство здравоохранения обеспечивает архив
необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.6. На должность заведующего архивом назначается специалист со
средним медицинским образованием и стажем работы по специальности
не менее 5 лет и прошедший специализацию по архивному делу.
1.7. В своей работе архив Министерства здравоохранения
руководствуется Основами законодательства РФ "Об Архивном фонде РФ
и архивах" (1993 г.), Законом УР "Об Архивном фонде УР и архивах"
(1994 г.) с изменениями и дополнениями, внесенными Законом УР от
01.07.2003 N 25-РЗ, "Положением об Архивном фонде Российской
Федерации" (1994 г.), приказами, указаниями вышестоящей
организации, руководителя Министерства здравоохранения, "Основными
правилами работы архивов организаций" (2002 г.), нормативно-
методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов
при Правительстве УР, методическими документами Центрального
государственного архива УР, Положением о Министерстве
здравоохранения УР, настоящим Положением.
1.8. Положение об архиве Министерства здравоохранения
разработано на основе Примерного положения об архиве
государственного учреждения, организации, предприятия и
утверждается руководителем Министерства здравоохранения по
согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве
УР.
1.9. В должностной инструкции сотрудника, отвечающего за архив,
к функциям по основной деятельности добавляются функции по работе
с архивом. Должностные инструкции согласовываются с юридической
службой Министерства здравоохранения и утверждаются руководителем.
1.10. Архив Министерства здравоохранения работает по планам-
графикам приема дел от структурных подразделений, передачи дел на
государственное хранение, упорядочения документов, проведения
сверки наличия дел и др. Планы-графики согласовываются с
Центральным государственным архивом Удмуртской Республики (ЦГА УР)
и утверждаются руководителем Министерства здравоохранения.
1.11. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство
Министерства здравоохранения.
1.12. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива Министерства здравоохранения осуществляет ЦГА УР.
1.13. При смене сотрудника, ответственного за архив, прием-
передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещений
архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приема-
передачи подписывается сдающим и принимающим архив сотрудниками,
членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем
Министерства здравоохранения. ЦГА УР ставится в известность.
1.14. При ликвидации Министерства здравоохранения передача
документов входит в обязанность комиссии, образованной для
передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии).
1.15. При реорганизации Министерства здравоохранения с
передачей его функций другому учреждению последнее принимает по
акту не завершенные делопроизводством дела реорганизуемого
учреждения и его архив.
1.16. При передаче функций реорганизуемого Министерства
здравоохранения нескольким учреждениям документы постоянного срока
хранения передаются в ЦГА УР, а документы с неистекшими временными
сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей
организации. Незавершенные дела и личные дела сотрудников
передаются учреждению-правопреемнику.
1.17. При ликвидации Министерства здравоохранения без передачи
его функций другому учреждению документы постоянного срока
хранения передаются в ЦГА УР, документы по личному составу и
документы с неистекшими сроками временного хранения - в архив ГУ
"ГАСПД УР".
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации
документы с неистекшими сроками временного хранения передаются по
сдаточным описям в ЦГА УР, а документы по личному составу - в
Архивный отдел документов по личному составу в ГУ "ГАСПД УР".
1.18. При ликвидации или реорганизации Министерства
здравоохранения или его подведомственных учреждений передача
документов осуществляется только в упорядоченном виде по описям и
оформляется актом. Если состояние и качество обработки документов
ликвидированного или реорганизованного учреждения не соответствует
требованиям, то ликвидационная комиссия обязана организовать
упорядочение документов и передачу их по принадлежности за счет
средств ликвидационной комиссии.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности Министерства
здравоохранения, документы временного (свыше 10 лет) срока
хранения, необходимые в практической деятельности, документы по
личному составу.
2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу
ликвидированных подведомственных Министерству учреждений.
2.3. Документы временного срока хранения реорганизованных
учреждений, подведомственных Министерству, срок хранения которых
еще не истек.
2.4. Печатные ведомственные издания.
2.5. Машиночитаемая документация.
2.6. Техническая документация.
2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива (НСА).
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, проведение качественной
научно-технической обработки документов;
3.1.3. Создание и ведение научно-справочного аппарата (НСА) к
документам архива;
3.1.4. Использование документов архива;
3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов АФ на
государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых
Государственной архивной службой РФ и УР;
3.1.6. Осуществление контроля за формированием и оформлением
дел в делопроизводстве Министерства здравоохранения;
3.1.7. Внедряет прогрессивные методы работы с документами,
относящимися к профилю архива на базе общеотраслевых нормативов.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив
осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения
делопроизводством документы структурных подразделений. Прием
производится по номенклатуре дел;
3.2.2. Учитывает и обеспечивает полную сохранность документов,
принятых в архив. Ведет следующие учетные документы: описи дел
постоянного хранения и по личному составу, дело фонда, журнал
учета выдачи дел во временное пользование;
3.2.3. Разрабатывает и согласовывает с ЦГА УР графики
представления описей на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве УР, передачи документов на
государственное хранение;
3.2.4. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года
после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК
Министерства здравоохранения и ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве УР, акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением срока их хранения на рассмотрение ЭК;
3.2.5. Принимает и упорядочивает документы ликвидированных
подведомственных организаций;
3.2.6. Создает и ведет НСА к хранящимся в архиве делам и
документам, обеспечивает его преемственность с НСА ЦГА УР (описи,
предисловия к описям и др.);
3.2.7. Проводит розыск дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел, но не поступивших в архив;
3.2.8. Проводит проверки наличия и состояния дел в архиве не
реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки составляется акт;
3.2.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве и на стадии делопроизводства, участвует в работе ЭК
Министерства здравоохранения;
3.2.10. Оказывает методическую помощь в составлении
номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и
оформления дел в делопроизводстве в отделах и подведомственных
организациях, а также подготовку дел к передаче в архив
Министерства здравоохранения;
3.2.11. Участвует в организации и проведении мероприятий по
повышению квалификации секретарей, делопроизводителей и работников
архивов ЛПУ республики;
3.2.12. Организует использование документов архива:
- информирует руководство и сотрудников Министерства
здравоохранения о составе и содержании документов архива;
- осуществляет по поручению руководства Министерства
здравоохранения выявление документов;
- выдает документы или копии документов во временное
пользование сотрудникам и другим организациям в целях служебного
или научного использования;
- исполняет запросы организаций и граждан о подтверждении
трудового стажа, о размере заработной платы и другим вопросам
социально-правового характера;
- в установленном порядке выдает копии документов и архивные
справки, консультирует граждан о местонахождении документов по
личному составу;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве
(журнал выдачи дел во временное пользование, журнал регистрации
запросов и выдачи архивных справок);
3.2.13. Ежегодно представляет в ЦГА УР сведения о составе и
объеме документов по установленной форме (паспорт архива);
3.2.14. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ЦГА УР документы АФ в сроки, указанные в п. 1.2
настоящего Положения.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях;
4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения,
необходимые для работы архива;
4.3. Вносить предложения руководству Министерства
здравоохранения о совершенствовании архивного дела и
делопроизводства в Министерстве здравоохранения;
4.4. Требовать от руководства Министерства здравоохранения
создания оптимальных условий для обеспечения сохранности
документов и их использования;
4.5. Получать от ЦГА УР необходимую методическую помощь в
организации архивного дела и делопроизводства в виде проведения
семинаров, лекций, консультаций, обеспечения методической
литературой.
5. Ответственность
5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение
возложенных на архив задач и функций.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
N 5 от 28.05.2004
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства
здравоохранения Удмуртской
Республики
N 2 от 23.03.2004
Приложение N 2
к приказу
МЗ УР
от 2 июля 2004 г. N 243
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
(ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия
Министерства здравоохранения Удмуртской Республики создается для:
- организации и проведения методической и практической работы
по экспертизе ценностей и подготовке к передаче на государственное
хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики (АФ УР)
как составной части Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ),
находящихся на ведомственном хранении Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики, его структурных подразделений и
подведомственных учреждений;
- осуществления методического руководства и координации
деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных учреждений.
1.2. ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в
силу после их утверждения заместителем министра, курирующим данный
вопрос. В необходимых случаях решения ЦЭК вступают в силу после их
согласования или утверждения заместителем экспертно-проверочной
методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики.
1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном
фонде РФ и архивах, Законом "Об Архивном фонде УР и архивах",
распорядительными документами Министерства здравоохранения РФ,
нормативно-методическими документами Росархива, Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской Республики, типовыми и
ведомственными перечнями документов со сроками хранения, ГОСТами,
Основными правилами работы архивов организаций и настоящим
Положением.
1.4. ЦЭК создается приказом Министра здравоохранения Удмуртской
Республики из числа наиболее квалифицированных работников в
количестве не менее 3 человек. В состав ЦЭК в обязательном порядке
включаются представитель делопроизводственной службы и
руководитель архива, для которого данная организация является
источником комплектования. В качестве экспертов к работе комиссии
могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
Председателем ЦЭК назначается один из представителей министра
здравоохранения Удмуртской Республики.
1.5. В соответствии с Примерным положением Министерство
здравоохранения разрабатывает конкретное Положение о своей ЦЭК,
которое после рассмотрения на ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики утверждается приказом
руководителя Министерства одновременно с утверждением
персонального состава ЦЭК.
2. Основные задачи ЦЭК
Основными задачами ЦЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и
формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к передаче в архив организации.
2.3. Организация внедрения ГОСТов и нормативно-методических
разработок по вопросам организации делопроизводства и работы
архива Министерства, обеспечение сохранности документов.
2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к
передаче на государственное хранение.
3. Основные функции ЦЭК
В соответствии с возложенными на нее обязанностями ЦЭК
выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов для
дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-
проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов
при Правительстве Удмуртской Республики списки учреждений
непосредственного подчинения Министерству здравоохранения
Удмуртской Республики, Инструкцию по делопроизводству, перечни
документов, подлежащих хранению в Центральном государственном
архиве Удмуртской Республики, а также проекты других нормативно-
методических пособий по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки документов
для архивного хранения.
3.3. Рассматривает и вносит рекомендации по методическим и
практическим вопросам экспертизы ценности документов, организации
документов в делопроизводстве (классификация документов,
составление номенклатуры дел и внедрение их в практику учреждений
здравоохранения республики, формирование документов в производстве
и подготовка их архивного хранения) и представляет эти
рекомендации для рассмотрения на ЭПМК Комитета по делам архивов
при Правительстве Удмуртской Республики.
3.4. Определяет порядок проведения работы по отбору документов
на хранение и уничтожение в отделах Министерства здравоохранения и
в подведомственных ему учреждениях здравоохранения республики.
3.5. Рассматривает и согласовывает:
- сводную опись (годовых разделов) постоянного хранения;
- график по подготовке и передаче документов на государственное
хранение;
- акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве
Министерства здравоохранения Удмуртской Республики документов,
сроки хранения которых истекли;
- акты об утрате или неисправимых повреждениях документов
постоянного и долговременного хранения, документов по личному
составу.
3.5. По согласованию с Комитетом по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики может выносить решения о
предоставлении права ЭК подведомственных учреждений
здравоохранения самостоятельно уничтожать документы с истекшими
сроками хранения по актам установленной формы после рассмотрения
описей постоянного хранения за соответствующий хронологический
период.
3.7. Рассматривает предложения об установлении сроков хранения
документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении
сроков хранения отдельных документов и в установленном порядке
вносит соответствующие предложения для рассмотрения их Комитетом
по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
3.8. Осуществляет методическое руководство и контроль за
работой ЭК подведомственных учреждений здравоохранения,
периодически заслушивает на своих заседаниях результаты проверок
деятельности ЭК.
3.9. Организует учебу и консультации для членов ЭК учреждений
здравоохранения по вопросам делопроизводства и архивному делу.
4. Права
При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:
4.1. ЦЭК имеет право давать рекомендации подведомственным
учреждениям здравоохранения по вопросам экспертизы ценности
документов, также розыска недостающих дел постоянного и
долговременного хранения, запрашивать письменное объяснение о
причинах отсутствия дел и документов.
4.2. ЦЭК имеет право заслушивать на своих заседаниях информацию
руководителей архивов и делопроизводителей о состоянии учета и
сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
4.3. Запрашивать от подведомственных учреждений здравоохранения
заключения и другие материалы, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.4. Приглашать на заседание Центральной экспертной комиссии в
качестве консультантов и экспертов специалистов Центрального
государственного архива Удмуртской Республики и Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
4.5. Принимать участие в организации и проведении общественных
смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов
подведомственных учреждений здравоохранения.
4.6. Информировать подведомственные учреждения здравоохранения
о деятельности Центральной экспертной комиссии.
4.7. Представлять в установленном порядке Министерство
здравоохранения Удмуртской Республики в учреждениях
Государственной службы России.
5. Служебные взаимоотношения
5.1. Центральная экспертная комиссия Министерства
здравоохранения Удмуртской Республики работает в контакте с ЭПМК
Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
и получает от нее необходимые организационно-методические
указания.
6. Организация работы ЦЭК
6.1. ЦЭК работает в контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов
при Правительстве УР, Центральным государственным архивом УР.
6.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством
министерства, ведомства.
6.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не
реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
6.4. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
членов ЦЭК. Консультанты и эксперты имеют право совещательного
голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым
большинством голосов. При разделении голосов поровну решение
принимает председатель ЦЭК и руководитель министерства, ведомства
(в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК Комитета по делам
архивов).
6.5. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет
право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку
некачественные и небрежно подготовленные документы.
6.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность возлагается на
секретаря комиссии.
6.7. Решения ЦЭК, касающиеся работы ЭК структурных
подразделений и подведомственных учреждений, доводятся до сведения
их руководителей.
Начальник архива
В.П.ШАРОНОВА
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской
Республики
N 5 от 28.05.2004
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЦЭК Министерства
здравоохранения Удмуртской
Республики
N 2 от 23.03.2004
|
