МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 26 августа 2005 г. N 76
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ
ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ ЕЖЕМЕСЯЧНОГО ПОСОБИЯ НА РЕБЕНКА
В соответствии с пунктом 31 Положения о размере, порядке
назначения и выплаты ежемесячного пособия на ребенка,
утвержденного постановлением Правительства Удмуртской Республики
от 14 февраля 2005 года N 19, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения, учета и хранения
личных дел получателей ежемесячного пособия на ребенка.
2. Рекомендовать начальникам управлений (отделов) социальной
защиты населения (пособий и компенсационных выплат) администраций
городов и районов Удмуртской Республики в срок до 1 декабря 2005
года привести личные дела получателей ежемесячного пособия на
ребенка в соответствие с Порядком, указанным в пункте 1 настоящего
приказа.
Заместитель министра
Е.Г.САЛАМАТОВА
Утвержден
приказом
Министерства социальной
защиты населения
Удмуртской Республики
от 26 августа 2005 г. N 76
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ
ЕЖЕМЕСЯЧНОГО ПОСОБИЯ НА РЕБЕНКА
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок ведения, учета и хранения личных дел
получателей ежемесячного пособия на ребенка (далее - Порядок)
устанавливает порядок ведения, учета и хранения личных дел
получателей ежемесячного пособия на ребенка, назначенного в
соответствии с Законом Удмуртской Республики от 23 декабря 2004
года N 89-ФЗ "Об адресной социальной защите населения в Удмуртской
Республике" и Положением о размере, порядке назначения и выплаты
ежемесячного пособия на ребенка, утвержденным постановлением
Правительства Удмуртской Республики от 14 февраля 2005 года N 19
(далее - Положение N 19).
1.2. Сведения, содержащиеся в личном деле получателя
ежемесячного пособия на ребенка, являются конфиденциальными в
соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации
и защите информации".
II. Порядок ведения и учета личных дел получателей
ежемесячного пособия на ребенка
2.1. После принятия органом социальной защиты населения решения
о назначении ежемесячного пособия на ребенка в соответствии с
Положением N 19 решение вместе с документами, на основании которых
принято решение о назначении ежемесячного пособия на ребенка,
вкладывается в обложку личного дела получателя ежемесячного
пособия на ребенка (приложение 1), все документы скрепляются.
2.2. Личное дело получателя ежемесячного пособия на ребенка
формируется в следующем порядке:
- решение о назначении ежемесячного пособия на ребенка (детей),
полученное в программном комплексе "Назначение и выплата
государственных пособий и компенсационных выплат";
- заявление о назначении ежемесячного пособия на ребенка
(детей);
- свидетельство о рождении ребенка (детей) - копия -
подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему;
- документы, подтверждающие право получателя на ежемесячное
пособие на ребенка в повышенном размере в соответствии с
Положением N 19, - копии;
- справка из школы о продолжении ребенком обучения в
общеобразовательном учреждении (предоставляется на ребенка старше
16 лет);
- справка о составе семьи;
- сведения о доходах семьи;
- документы, представленные дополнительно;
- выплатной протокол, сформированный в программном комплексе
"Назначение и выплата государственных пособий и компенсационных
выплат".
2.3. На обложке личного дела получателя ежемесячного пособия на
ребенка указывается номер личного дела, присвоенный в программном
комплексе "Назначение и выплата государственных пособий и
компенсационных выплат", а также заполняются соответствующие графы
(фамилия, имя, отчество получателя пособия, адрес получателя
пособия).
2.4. Для учета личных дел получателей ежемесячного пособия на
ребенка индивидуальные данные о получателе ежемесячного пособия на
ребенка заносятся в базу данных программного комплекса "Назначение
и выплата государственных пособий и компенсационных выплат".
2.5. В случае изменения размера ежемесячного пособия на ребенка
в личное дело получателя ежемесячного пособия на ребенка
приобщается распоряжение о перерасчете, а также соответствующие
документы, являющиеся основанием для изменения размера
ежемесячного пособия на ребенка.
2.6. В случае изменения адреса получателя ежемесячного пособия
на ребенка либо иных данных в личное дело приобщаются необходимые
документы и соответственно вносятся изменения в записи на обложке
личного дела, а также в базу данных получателей ежемесячного
пособия на ребенка.
2.7. Выплатные протоколы, сформированные в программном
комплексе "Назначение и выплата государственных пособий и
компенсационных выплат", подшиваются непосредственно после
документов, являющихся основанием для назначения ежемесячного
пособия на ребенка, а также для изменения его размера либо иных
данных.
III. Порядок закрытия личных дел получателей
ежемесячного пособия на ребенка
3.1. При утрате получателем ежемесячного пособия на ребенка
права на получение пособия в соответствии с законодательством
личное дело получателя ежемесячного пособия на ребенка подлежит
закрытию.
3.2. На внутренней стороне обложки личного дела получателя
ежемесячного пособия на ребенка в графе "Отметка о закрытии
личного дела" делается соответствующая запись. При этом
указывается дата, с которой назначение ежемесячного пособия на
ребенка прекращено, и дата окончания выплаты ежемесячного пособия
на ребенка (месяц, по который выплачено пособие).
3.3. Датой прекращения назначения ежемесячного пособия на
ребенка считается первое число месяца, с которого личное дело
получателя ежемесячного пособия на ребенка переведено на способ
выплаты "Снято".
3.4. Закрытым считается личное дело получателя ежемесячного
пособия на ребенка, в котором графа "Отметка о закрытии личного
дела" скреплена подписью руководителя органа социальной защиты
населения, а также гербовой печатью.
3.5. Закрытые личные дела получателей ежемесячного пособия на
ребенка регистрируются в алфавитной книге органа социальной защиты
населения с указанием номера дела, фамилии, имени, отчества
получателя ежемесячного пособия на ребенка, места жительства,
срока хранения дела. На каждую букву алфавитной книги заводится
своя нумерация, начиная с номера первого.
3.6. На обложке личного дела получателя ежемесячного пособия на
ребенка делается отметка "АРХИВ" и указывается срок хранения.
Номер действующего личного дела получателя ежемесячного пособия на
ребенка зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было
прочитать зачеркнутое. Вместо него указывается номер, присвоенный
по алфавитной книге.
3.7. Закрытые личные дела получателей ежемесячного пособия на
ребенка сдаются на хранение в архив закрытых личных дел
получателей ежемесячного пособия на ребенка.
IV. Порядок хранения личных дел получателей
ежемесячного пособия на ребенка
4.1. Действующие личные дела получателей ежемесячного пособия
на ребенка хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных
для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, на
закрытых, специально оборудованных стеллажах в вертикальном
положении по порядку номеров.
4.2. Закрытые личные дела получателей ежемесячного пособия на
ребенка хранятся в архиве личных дел органа социальной защиты
населения в специально отведенных для этой цели помещениях,
обеспечивающих их полную сохранность, в алфавитном порядке и по
порядку номеров, присвоенных им по алфавитной книге.
4.3. Закрытые личные дела получателей ежемесячного пособия на
ребенка хранятся в органе социальной защиты населения в течение
пяти лет с даты прекращения выплаты ежемесячного пособия на
ребенка.
4.4. В случае отказа в назначении ежемесячного пособия на
ребенка личное дело формируется в порядке, установленном пунктом
2.2 настоящего Порядка, регистрируется и хранится в архиве личных
дел органа социальной защиты населения отдельно.
4.5. По истечении срока хранения личные дела получателей
ежемесячного пособия на ребенка подлежат уничтожению в
общеустановленном порядке.
4.6. Не подлежат уничтожению находящиеся в личных делах
получателей ежемесячного пособия на ребенка подлинники справок из
органов записи актов гражданского состояния об основании внесения
в свидетельство о рождении сведений об отце ребенка (форма N 4 и
форма N 25) (далее - справки формы N 4 и N 25). Указанные справки
по истечении срока хранения изымаются из личного дела получателя
ежемесячного пособия на ребенка и подшиваются в отдельное дело в
соответствии с номенклатурой дел. В случае обращения получателя
ежемесячного пособия на ребенка справки формы N 4 и N 25
возвращаются заявителю на основании письменного заявления.
4.7. При необходимости восстановления личного дела получателя
ежемесячного пособия на ребенка закрытое личное дело изымается из
архива личных дел. В алфавитной книге производится отметка
"восстановлено" с указанием даты восстановления. Восстановленному
личному делу получателя ежемесячного пособия на ребенка
присваивается ранее действующий номер.
V. Порядок оформления личных дел получателей ежемесячного
пособия на ребенка при изменении места жительства
5.1. При обращении гражданина в орган социальной защиты
населения по новому месту жительства ежемесячное пособие на
ребенка назначается вновь при представлении заявителем документов,
предусмотренных пунктом 12 Положения N 19.
5.2. Для определения срока назначения ежемесячного пособия на
ребенка оформляется запрос дополнительного аттестата из органа
социальной защиты населения по прежнему месту жительства.
5.3. Личное дело получателя ежемесячного пособия на ребенка
пересылке не подлежит.
5.4. Личное дело получателя ежемесячного пособия на ребенка по
прежнему месту жительства подлежит закрытию в порядке,
установленном главой III настоящего Порядка.
VI. Организация контроля правильности ведения, учета
и хранения личных дел получателей ежемесячного
пособия на ребенка
6.1. Руководитель органа социальной защиты населения
осуществляет контроль за правильностью ведения, учета и хранения
личных дел получателей ежемесячного пособия на ребенка в
соответствии с настоящим Порядком.
6.2. В целях контроля правильности назначения и выплаты
ежемесячного пособия на ребенка руководитель органа социальной
защиты населения организует проведение инвентаризации личных дел
получателей ежемесячного пособия на ребенка.
6.3. Инвентаризация действующих личных дел получателей
ежемесячного пособия на ребенка проводится в соответствии с
приказом руководителя органа социальной защиты населения не реже
одного раза в два года.
6.4. Инвентаризация личных дел получателей ежемесячного пособия
на ребенка проводится в соответствии с требованиями Инструкции по
осуществлению контроля за правильностью назначения и выплаты
государственных пособий гражданам, имеющим детей, в органах
социальной защиты населения, утвержденной заместителем министра
социальной защиты населения Удмуртской Республики 25.09.2002.
6.5. В ходе инвентаризации проводится сверка личных дел
получателей ежемесячного пособия на ребенка со списками,
сформированными через программный комплекс "Назначение и выплата
государственных пособий и компенсационных выплат" на момент
назначения инвентаризации.
6.6. Отметка о проведении инвентаризации делается на обложке
личных дел получателей ежемесячного пособия на ребенка, прошедших
соответствующую проверку, с указанием даты ее проведения,
заверяется личной подписью специалиста, осуществившего проверку.
Приложение 1
к Порядку
ведения, учета и хранения
личных дел получателей
ежемесячного пособия
на ребенка, утвержденному
приказом
Министерства социальной
защиты населения
Удмуртской Республики
от 26 августа 2005 г. N 76
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
(наименование органа социальной защиты населения)
__________________
номер личного дела
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
ПОЛУЧАТЕЛЯ ЕЖЕМЕСЯЧНОГО ПОСОБИЯ НА РЕБЕНКА
__________________________________________________________________
(фамилия)
__________________________________________________________________
(имя)
__________________________________________________________________
(отчество)
__________________________________________________________________
(адрес получателя с указанием почтового индекса)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(вид назначенного государственного пособия)
---------------------------------T-------------------------------¬
¦ Отметка ¦Отметка о закрытии личного дела¦
¦ об инвентаризации ¦ получателя государственного ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ пособия ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ Назначение пособия прекращено ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦с "__" _____________ 20___ года¦
¦ об инвентаризации ¦ ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ Пособие выплачено ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦по "__" ____________ 20___ года¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦ ______________________ ¦
¦ об инвентаризации ¦ (подпись) ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ М.П. ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦ ¦
¦ об инвентаризации ¦ ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦ ¦
¦ об инвентаризации ¦ ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦ ¦
¦ об инвентаризации ¦ ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ Отметка ¦ ¦
¦ об инвентаризации ¦ ¦
¦"__" ________________ 20___ года¦ ¦
¦ ____________________________ ¦ ¦
¦ (подпись) ¦ ¦
L--------------------------------+--------------------------------
|
