МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 23 сентября 2005 г. N 766
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ
УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях установления единого порядка работы с документами в
Министерстве образования и науки Удмуртской Республики приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 октября 2005 года
Положение о документационном обеспечении управления Министерства
образования и науки Удмуртской Республики.
2. Возложить ответственность за документационное обеспечение
управления в Министерстве образования и науки Удмуртской
Республики на Собецкую Н.Г., главного специалиста сектора по
контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов
отдела правового и кадрового обеспечения Министерства образования
и науки Удмуртской Республики.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Министр
А.Л.КУЗНЕЦОВ
Утверждено
приказом
МОиН УР
от 23 сентября 2005 г. N 766
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА
ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность,
охватывающая организацию документирования и управления
документацией в процессе реализации функций учреждения.
1.2. Документационное обеспечение управления в Министерстве
образования и науки Удмуртской Республики (далее - МОиН УР)
осуществляется сектором по контролю за исполнением нормативно-
распорядительных документов (далее - служба ДОУ), действующим на
правах структурного подразделения отдела правового и кадрового
обеспечения, подчиненного непосредственно начальнику отдела.
1.3. В зависимости от типовой структуры Министерства в состав
службы документационного обеспечения входят: секретариат
(приемная, секретариат министра, секретариат заместителей
министра, секретариат коллегии), инспекция при министре (учет и
работа с письмами (жалобами), совершенствование работы с
документами и внедрение технических средств, центральный архив),
канцелярия (бюро правительственной переписки, учет и регистрация,
контроль документов, машинописное бюро, копировально-множительное
бюро и др.).
1.4. Организация рабочего времени и условия труда работников
сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных
документов регламентируются Положением о Министерстве образования
и науки Удмуртской Республики.
1.5. Для определения количества работников службы
документационного обеспечения управления применяются отраслевые
нормативы численности, разрабатываемые на основании Положения о
Министерстве образования и науки Удмуртской Республики.
1.6. Работа службы ДОУ Министерства образования и науки
Удмуртской Республики регламентируется настоящим Положением.
Деятельность работников службы регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение
работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Данные
должностные инструкции разрабатываются начальником отдела
правового и кадрового обеспечения и утверждаются руководителем
Министерства образования и науки Удмуртской Республики -
министром. При изменении функций и задач работников службы ДОУ
должностные инструкции пересматриваются.
1.7. Служба ДОУ МОиН УР в своей деятельности руководствуется
законами и иными нормативно-правовыми актами органов
государственной власти РФ, УР; распорядительными документами
вышестоящих органов управления и самого министерства, ГСДОУ,
правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими
действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения
управления и настоящими требованиями.
1.8. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего
наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ Министерства образования
и науки Удмуртской Республики
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация,
руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба
ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования,
организации работы с документами, информационно-поисковых систем,
контроля исполнения и подготовки документов к передаче в
ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими
действующими нормативами;
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов
и документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения в
прогрессивной технологии документационного обеспечения управления
на базе применения вычислительной и организационной техники,
направленных на реализацию деятельности организации.
3. Функции службы ДОУ Министерства образования
и науки Удмуртской Республики
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ
осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля унифицированных
форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации
документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к
докладу министра поступающих документов, осуществление контроля за
правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству Министерства;
3.1.4. Регулирование хода и исполнения документов, контроля и
прохождения, оформления и исполнения документов в установленный
срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование министра по этим
вопросам;
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов; разработка и проектирование
бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел Министерства, обеспечение
хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в
структурных подразделениях МОиН УР;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями МОиН УР) мероприятий по совершенствованию форм и
методов работы с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины;
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями организации дел,
подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с Положением
об архиве Министерства образования и науки Удмуртской Республики;
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к
компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, условий труда сотрудников
службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ Министерства
образования и науки Удмуртской Республики
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточной информации в Министерстве;
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами
в организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. Проводить проверку организации документационного
обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить
итоги проверок до руководителей структурных подразделений для
принятия соответствующих мер;
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов
структурных подразделений к подготовке проектов документов по
поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. Определять задачи документационного обеспечения,
подлежащего автоматизации;
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
4.1.9. Разрабатывать положения о деятельности службы ДОУ и
должностные инструкции работников ДОУ;
4.1.10. Вносить предложения министру о применении
административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и
должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации
вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также
совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение министру представления о
назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ МОиН УР несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами
в Министерстве;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными
подразделениями МОиН УР
Служба ДОУ МОиН УР взаимодействует:
5.1. Со структурными подразделениями Министерства - по вопросам
документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
5.3. С отделом кадрового и правового обеспечения и отделом
бухгалтерского учета и контроля по вопросам подбора и расстановки
кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого
использования вычислительной и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,
совершенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. С отделом планово-экономического и материального
обеспечения - по вопросам обеспечения средствами организационной и
вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими
принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;
5.5. С информационно-аналитическим сектором - по вопросам
разработки и внедрения новых информационных технологий с
применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и
соблюдения требований ГСДОУ и стандартов.
6. Контроль исполнения документов МОиН УР
6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения, перечень которых утверждается министром (см.
приложение - не приводится).
6.2. Учет количества документов проводится по месту регистрации
документов: ежедневно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.
6.3. Учет количества документов проводится отдельно по каждому
структурному подразделению МОиН УР и по Министерству в целом.
6.4. Итоговые данные подсчета представляются в виде таблицы. По
каждой группе учитывается количество документов и отдельно их
тираж.
6.5. Результаты учета количества документов обобщаются службой
ДОУ и представляются министру ежеквартально, ежегодно.
6.6. Служба ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения
документов для последующего информирования министра, начальников
структурных подразделений о состоянии исполнительской дисциплины
по выполнению документов вышестоящих органов.
6.7. Служба ДОУ следит за сроками исполнения документов,
которые определяются министром исходя из срока, установленного
организацией, направившей документ, или срока, установленного
законодательством.
6.8. О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для
внесения изменений.
6.9. Служба ДОУ осуществляет проверку хода исполнения
документов до истечения сроков их исполнения. Все напоминания
исполнителям и информация о них фиксируется в РКФ.
6.10. Служба ДОУ по поручению министра осуществляет снятие
документа с контроля.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении.
6.11. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых
от структурных подразделений, готовит сводные данные о состоянии
исполнительской дисциплины в Министерстве, на основании которых
формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования
руководства Министерства в установленные им сроки или по запросам.
|
