ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 июня 1998 г. N 459
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О
государственной службе Удмуртской Республики" от 26 ноября 1997
года N 523-I Правительство Удмуртской Республики постановляет:
1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел
государственных служащих Удмуртской Республики (прилагается).
2. Руководителям органов государственной власти Удмуртской
Республики формирование личных дел государственных служащих
производить в соответствии с настоящим Положением.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на Управление организационной работы, государственной службы и
кадров Аппарата Правительства Удмуртской Республики.
Председатель Правительства
Удмуртской Республики
П.Н.ВЕРШИНИН
Утверждено
постановлением
Правительства УР
от 1 июня 1998 г. N 459
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает правовые основы ведения
личных дел государственных служащих Удмуртской Республики (далее -
личные дела государственных служащих).
1.2. Положение распространяется на государственных служащих
категории "Б" и "В", исполняющих обязанности по государственной
должности за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет
республиканского бюджета.
2. Личное дело государственного служащего
2.1. Личное дело государственного служащего - это совокупность
документов, содержащих анкетно - биографические данные
государственного служащего и характеризующие его профессиональные,
деловые и личные качества.
2.2. Личное дело государственных служащих ведется кадровой
службой соответствующего органа государственной власти и при
переводе государственного служащего на новое место государственной
службы передается по акту передачи по указанному месту службы.
Ведение нескольких личных дел одного государственного
служащего не допускается.
2.3. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и
религиозной принадлежности, частной жизни государственных служащих
запрещены.
2.4. Личное дело государственного служащего оформляется после
назначения его на государственную должность государственной
службы.
3. Состав документов, включаемых в личное дело
3.1. Состав документов, помещаемых в личное дело при
поступлении на государственную службу, зависит: от должности, на
которую принимается государственный служащий, от подразделения
(отдела), в котором он будет работать, от специфики его служебной
деятельности и т.п.
3.1. При формировании личного дела документы располагаются в
следующем порядке:
- дополнение к анкете;
- анкета;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- личное заявление;
- справка из органов государственной налоговой службы о
предоставлении сведений об имущественном положении; <*>
- медицинское заключение о состоянии здоровья; <*>
- письменный трудовой договор (при необходимости);
- копия документа о назначении на государственную должность;
- должностная инструкция;
- обязательство по обеспечению выполнения законодательства
Российской Федерации и Удмуртской Республики в интересах граждан
Российской Федерации и Удмуртской Республики;
- представления руководства при перемещениях, выдвижениях,
зачислениях в резерв;
- представления к присвоению квалификационного разряда,
аттестационные листы;
- выписка из протокола заседания Комиссии об установлении
стажа в органах государственной службы;
- внутренняя опись документов (располагается в конце личного
дела)
-------------------------------
<*> после введения в действие соответствующего нормативного
акта Удмуртской Республики
3.3. В дальнейшем в личное дело включаются документы,
подтверждающие изменение анкетно - биографических данных
государственного служащего и характеризующие его профессиональные,
деловые и личные качества (характеристики и рекомендательные
письма, копии приказов о допуске к государственной тайне, копии
актов ревизий, проверок, выписки из приказов о поощрении, о
взыскании и другие).
3.4. Все поступающие в личное дело документы должны
располагаться в хронологическом порядке.
4. Порядок составления внутренней описи
документов, имеющихся в личном деле
4.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,
должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях
документов дела, количестве листов, датах включения документов в
личное дело и изъятии из дела, а также кем изъят документ и по
какой причине.
4.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи
нумеруются отдельно.
4.3. При подготовке личных дел к передаче, на хранение к
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов дела.
4.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровки подписи и даты составления
последней.
4.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (приложение 1).
5. Порядок заполнения документов в личном деле
государственного служащего
5.1. Анкета (приложение 2) заполняется государственным
служащим собственноручно. На все вопросы даются полные ответы без
каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом
соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.
5.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:
паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании
(диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы,
подтверждающие ученую степень (ученое звание), и другие документы.
5.3. Кадровая служба государственного органа, ответственная за
ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную
службу документы, обязана проверить полноту и правильность
заполнения в соответствии с предъявляемыми документами. Анкета
заверяется подписью работника кадровой службы, печатью и датой.
5.4. При поступлении на государственную службу вновь
поступающий пишет "Автобиографию" - документ, содержащий краткое
описание в хронологической последовательности основных этапов
жизни и трудовой деятельности. Автобиография составляется в
произвольной форме собственноручно государственным служащим. В
содержании автобиографии необходимо отразить следующие
обстоятельства: Ф.И.О. государственного служащего, число, месяц,
год и место рождения, национальность, полученное образование (где,
когда, какая специальность и в каких учебных заведениях),
получение дополнительного образования, окончание курсов повышения
квалификации, переподготовка, изменения в биографии,
обстоятельства, характеризующие личные и деловые качества, и
другие сведения, которые пожелает осветить в своей автобиографии
поступающий на государственную службу.
5.5. В личное дело государственного служащего включается копия
документа о назначении на государственную должность, заверенная в
установленном порядке, а также должностная инструкция на данную
государственную должность.
5.6. "Дополнение к анкете" (приложение 3) включает в себя:
Ф.И.О. государственного служащего и два раздела, каждый из которых
имеет табличную форму. В первом разделе фиксируются сведения о
прохождении государственной службы (перемещения по службе с
указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на
документы о назначении, переводе, отставке. Во втором разделе
отражаются данные о профессиональной и личной жизни
государственного служащего (например, подготовка, переподготовка и
повышение квалификации, награждение орденами и медалями,
присвоение ученой степени, ученого и почетного звания, пребывание
за границей, наложение и снятие взысканий, изменения в других
учетных признаках государственного служащего). Все вносимые
изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Обязательным реквизитом "дополнения к анкете" являются отметки о
проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка должна
быть следующего содержания: "личное дело проверено", дата, подпись
проверяющего и помещается на оборотной стороне листка после всех
занесенных сведений.
5.7. Все документы личного дела помещаются в папку
установленного образца, на которой заранее проставляется
присвоенный ей порядковый номер (код).
5.8. Под этим номером личное дело регистрируется в Книге
(журнале) учета личных дел соответствующего государственного
органа.
5.9. После увольнения государственного служащего его личное
дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же
номером помещается личное дело вновь принятого государственного
служащего.
6. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
6.1. Личное дело государственного служащего может быть выдано
во временное пользование должностным лицам, круг которых
определяется руководителем государственного органа.
6.2. При работе с личным делом, выданным во временное
пользование, запрещается производить какие-либо исправления,
вносить новые записи, извлекать документы, разглашать содержащиеся
в нем конфиденциальные сведения.
6.3. Государственный служащий имеет право на ознакомление со
всеми материалами своего личного дела.
6.4. Для контроля за своевременным возвратом личных дел,
выданных во временное пользование, используется контрольная
карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение
4).
7. Порядок хранения личных дел государственных служащих
7.1. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровой
службе, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых
книжек.
7.2. Ежегодно проводится проверка наличия и состояния личных
дел. Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к личному
листку по учету кадров". Результаты проверки в обязательном
порядке доводятся до руководителя соответствующего
государственного органа.
7.3. Личные дела уволенных государственных служащих
оформляются в соответствии с существующим архивным
законодательством и хранятся 75 лет в соответствующем
ведомственном архиве по алфавиту фамилий работавших. Для хранения
личных дел государственных служащих используются сейфы (конторские
шкафы), в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Приложение N 1
ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО
______________________________________________________________
______________________________________________________________
(Ф.И.О.)
----T--------------T--------------T----------T-------T-----------¬
¦ ¦ Наименование ¦Дата включения¦Количество¦ Дата ¦ Кем изъят ¦
¦ ¦ документа ¦ в личное дело¦ листов ¦изъятия¦ и причина ¦
+---+--------------+--------------+----------+-------+-----------+
+---+--------------+--------------+----------+-------+-----------+
+---+--------------+--------------+----------+-------+-----------+
L---+--------------+--------------+----------+-------+------------
Итого
документов: ______________
Количество
листов в деле ______________
Личное дело сформировано Опись переписана
__________ 1998 г. _________ 1998 г.
подпись подпись
Приложение N 2
АНКЕТА
(заполняется собственноручно)
-------------¬
¦ ¦
1. Фамилия ________________________________ ¦ Место ¦
Имя ________________________________ ¦ для ¦
Отчество ________________________________ ¦фотокарточки¦
¦ ¦
L-------------
----------------------------------T------------------------------¬
¦ 2. Если изменяли фамилию, имя ¦ ¦
¦ или отчество, то укажите их, ¦ ¦
¦ а также когда, где и по ¦ ¦
¦ какой причине изменяли ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 3. Год, число, месяц и место ¦ ¦
¦ рождения (село, деревня, ¦ ¦
¦ город, район, область, край, ¦ ¦
¦ республика) ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 4. Национальность ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 5. Гражданство (если изменяли, ¦ ¦
¦ то укажите, когда и по какой ¦ ¦
¦ причине) ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 6. Образование, когда и какие ¦ ¦
¦ учебные заведения окончили, ¦ ¦
¦ номера дипломов. ¦ ¦
¦ Специальность по диплому ¦ ¦
¦ Квалификация по диплому ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 7. Ученая степень, ученое ¦ ¦
¦ звание, когда присвоены, ¦ ¦
¦ номера дипломов ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 8. Какими иностранными языками ¦ ¦
¦ и языками народов Российской ¦ ¦
¦ Федерации владеете и в какой ¦ ¦
¦ степени (читаете и можете ¦ ¦
¦ объясняться, владеете ¦ ¦
¦ свободно) ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ 9. Были ли Вы судимы, когда и ¦ ¦
¦ за что ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦10. Были ли за границей, где, ¦ ¦
¦ когда и с какой целью ¦ ¦
L---------------------------------+-------------------------------
11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая
учебу в высших и средних специальных заведениях, военную службу,
работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и
т.п.).
При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения,
организации и предприятия так, как они назывались в свое время,
военную службу записывать с указанием должности и номера воинской
части.
------------------T----------------------------T-----------------¬
¦ Месяц и год ¦ Должность с указанием ¦ Местонахождение ¦
+-----------T-----+ учреждения, организации, ¦ учреждения, ¦
¦поступления¦ухода¦ предприятия (независимо ¦ организации, ¦
¦ ¦ ¦ от собственности и ¦ предприятия ¦
¦ ¦ ¦ведомственной принадлежности¦ ¦
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
+-----------+-----+----------------------------+-----------------+
L-----------+-----+----------------------------+------------------
12. Ваши близкие родственники (жена, муж, дети, отец, мать,
братья, сестры).
--------T----------------T----------T-------------T--------------¬
¦Степень¦ Фамилия, имя, ¦Год, место¦Место работы,¦ Адрес места ¦
¦родства¦ отчество <*> ¦ рождения ¦ должность ¦ жительства ¦
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
+-------+----------------+----------+-------------+--------------+
L-------+----------------+----------+-------------+---------------
-------------------------------
<*> Если родственники меняли фамилии, имена, отчества, то
необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.
13. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно
проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год
рождения, степень родства, место жительства, с какого времени они
проживают за границей)____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _______
__________________________________________________________________
15. Домашний адрес и номер телефона __________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
16. Паспорт или документ, его заменяющий _____________________
__________________________________________________________________
(номер, серия, кем и когда выдан)
17. Дополнительные сведения (государственные награды, участие
в выборных представительных органах, а также другая информация,
которую оформляемый желает сообщить о себе) ______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
"___" ______________ 19 __ г. Подпись ___________________
Фотокарточка и данные о трудовой деятельности,
учебе оформляемого соответствуют документам,
удостоверяющим личность, записям в трудовой
книжке, документам об образовании,
воинской службе
М.П. __________________________________
подпись, фамилия работника
кадровой службы
"__ " ______________ 19 __ г.
Приложение N 3
ДОПОЛНЕНИЕ
К АНКЕТЕ
Фамилия ____________ Имя _____________ Отчество ________________
I. Данные о работе после заполнения личного листка
-----------------------T---------------T--------------------T------------------------¬
¦ Должность с ¦Местонахождение¦ Число, месяц, год ¦ Решение ¦
¦указанием наименования¦ учреждения, +----------T---------+-----------T------------+
¦ учреждения, ¦ организации, ¦вступления¦ ухода с ¦ об ¦ об ¦
¦ организации, ¦ предприятия ¦ в ¦должности¦утверждении¦освобождении¦
¦ предприятия, ¦(город, район, ¦должность ¦ ¦ работника ¦ работника ¦
¦ министерства ¦область, край, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ или ведомства ¦ республика) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+----------------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+----------------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+----------------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+----------------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------+---------------+----------+---------+-----------+-------------
II. Данные об изменениях в учетных признаках
работника после заполнения личного листка
--------------------------------------------------------------------¬
¦ 1. Награждение орденами и медалями СССР, РФ и ¦
¦ присвоение почетных званий ¦
+-----------T------------------------------T------------T-----------+
¦ Когда ¦ За что награжден ¦Наименование¦ Основание ¦
¦ награжден ¦ ¦ награды ¦ записи ¦
¦ (число, ¦ ¦ ¦ ¦
¦месяц, год)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
+-----------+------------------------------+------------+-----------+
¦ 2. Участие в выборных (коллегиальных) органах ¦
+----------------------------------------T--------------------------+
¦ Название выборного (коллегиального) ¦ Дата и основание записи ¦
¦ органа и в качестве кого избран +-------------T------------+
¦ (назначен) ¦ избрания ¦ выбытия ¦
+----------------------------------------+-------------+------------+
+----------------------------------------+-------------+------------+
+----------------------------------------+-------------+------------+
+----------------------------------------+-------------+------------+
+----------------------------------------+-------------+------------+
+----------------------------------------+-------------+------------+
¦ 3. Образование и присвоение ученой степени, ¦
¦ ученого звания ¦
+-----------------T------------------------------------T------------+
¦Дата происшедшего¦ Характер изменения ¦ Основание ¦
¦изменения (число,¦ ¦ записи ¦
¦ месяц, год) ¦ ¦ ¦
+-----------------+------------------------------------+------------+
+-----------------+------------------------------------+------------+
+-----------------+------------------------------------+------------+
+-----------------+------------------------------------+------------+
¦ 4. Пребывание за границей ¦
+-----------------T----------------T--------------------------------+
¦ Месяц и год ¦ В какой стране ¦ Цель пребывания за границей ¦
+--------T--------+ ¦ ¦
¦с какого¦по какое¦ ¦ ¦
¦времени ¦ время ¦ ¦ ¦
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
+--------+--------+----------------+--------------------------------+
¦ 5. Данные о наложении и снятии взысканий ¦
+-------T---------T---------T---------T---------T---------T---------+
¦ Дата ¦ Кем ¦ За что ¦ Какое ¦Основание¦ Когда ¦Основание¦
¦(число,¦наложено ¦(сущность¦наложено ¦ записи ¦взыскание¦ записи ¦
¦месяц, ¦взыскание¦ дела) ¦взыскание¦ ¦ снято ¦ ¦
¦ год) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+
¦ 6. Изменения в остальных учетных признаках работника ¦
+-----------------T---------------------------------------T---------+
¦Дата происшедшего¦ Характер изменения ¦Основание¦
¦изменения (число,¦ ¦ записи ¦
¦ месяц, год) ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------------------------------+---------+
+-----------------+---------------------------------------+---------+
+-----------------+---------------------------------------+---------+
+-----------------+---------------------------------------+---------+
+-----------------+---------------------------------------+---------+
+----------------T+---------------T----------------T------+---------+
¦Личное дело ¦Личное дело ¦Личное дело ¦Личное дело ¦
¦проверено ¦проверено ¦проверено ¦проверено ¦
¦"__"_____199__г.¦"__"_____199__г.¦"__"_____199__г.¦"__"_____199__г.¦
¦Подпись________ ¦Подпись________ ¦Подпись________ ¦Подпись________ ¦
L----------------+----------------+----------------+-----------------
Приложение N 4
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Личное дело N ________________________________________________
Фамилия ______________________________________________________
Имя __________________________________________________________
Отчество _____________________________________________________
Отметки о выдаче личного дела ________________________________
--------T--------------T--------------T------------T-------------¬
¦ Дата ¦Кому выдано ¦ Расписка в ¦ N телефона¦Дата возврата¦
¦выдачи ¦ ¦ получении ¦ ¦ ¦
+-------+--------------+--------------+------------+-------------+
+-------+--------------+--------------+------------+-------------+
L-------+--------------+--------------+------------+--------------
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
Я, __________________________________________________________,
(Ф.И.О)
поступая на государственную службу, обязуюсь обеспечивать
выполнение Конституции Российской Федерации, Конституции
Удмуртской Республики, федеральных законов и законов Удмуртской
Республики в интересах граждан Российской Федерации и Удмуртской
Республики.
Дата __________________________________ (подпись)
|
