МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 20 мая 2005 г. N 212
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В связи с введением в действие Государственного стандарта
Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Министерстве здравоохранения Удмуртской
Республики.
2. Отделу кадров и правовой работы Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики оказать подведомственным учреждениям
здравоохранения методическую помощь в разработке индивидуальных
инструкций по делопроизводству.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики "Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Министерстве здравоохранения Удмуртской
Республики" от 07.09.2001 N 241.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя министра В.А. Гаврилова.
Министр
В.А.МЕРЗЛЯКОВ
Утверждена
приказом
Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики
от 20 мая 2005 г. N 212
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает общие
требования к функционированию служб документационного обеспечения
управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в Министерстве здравоохранения
Удмуртской Республики (далее - Министерство).
Инструкция по делопроизводству утверждается министром после
согласования с Экспертно-проверочной методической комиссией
Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
Согласование проводится в целях контроля за соблюдением
Министерством действующего законодательства Российской Федерации и
Удмуртской Республики нормативных и методических документов,
регулирующих вопросы документационного обеспечения управления,
учета и обеспечения сохранности документов как составной части
Архивного фонда Удмуртской Республики.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя,
включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в
Министерстве возлагается на министра. Министр определяет
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения.
1.4. Установленные актами нормы, требования и правила могут
быть отменены или изменены только путем издания новых
распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм,
телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в
случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного
последующего издания соответствующих нормативных актов по данному
вопросу.
1.5. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены
только лица, имеющие отношение к их подготовке или исполнению.
Информация, раскрывающая содержание служебных документов, не
подлежит разглашению без разрешения министра или его заместителей.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации,
передача им какой-либо служебной информации или документов
осуществляются только с разрешения министра.
Об утрате документов немедленно докладывается министру.
1.6. В целях эффективного использования средств вычислительной
техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов
и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а
также процессов работы с документами.
1.7. Инструкция разработана в соответствии с действующими
законодательными и нормативными актами Российской Федерации и
Удмуртской Республики:
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (приказ от 27.11.2000 N 68 Федеральной
архивной службы России);
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-
2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен
в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N
65-ст;
- Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (приказ Главархива СССР от
25.05.88 N 33);
- Примерная инструкция по делопроизводству в органах
(учреждениях) здравоохранения, Минздрав России, 2000 г.
- Закон Удмуртской Республики "Об обращениях граждан" от
20.06.2000 N 202-II.
2. Нормативно-распорядительные документы Министерства
здравоохранения Удмуртской Республики
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их
документационную базу.
2.2. Министерство здравоохранения издает следующие правовые
акты: приказы, инструкции, положения, протоколы, иные документы в
соответствии с его компетенцией.
2.3. Работа с секретными документами, документами с грифом "Для
служебного пользования" (включая правила учета, хранения и
использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической
документацией регламентируется специальными нормативными актами.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой
информацией.
2.5. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N
12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается
в фиксации на бумаге или других носителях по установленным
правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих
документов. Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании
ВТ на машинном языке.
3.1.2. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
при подготовке и оформлении документов используются следующие
реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (помещается на
бланках документов в соответствии с Положением о Государственном
гербе Российской Федерации);
02 - герб Удмуртской Республики (помещается на бланках
документов в соответствии с Положением о Государственном гербе
Удмуртской Республики);
03 - эмблема организации (не воспроизводится при наличии на
бланке Государственного герба или герба субъекта РФ);
04 - код организации по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО);
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.2. Требования к бланкам документов
3.2.1. Документы Министерства оформляются на бланках, которые
имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно-
распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-
2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4
(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Бланки документов должны иметь поля, мм:
20 - левое,
10 - правое,
20 - верхнее,
20 - нижнее.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом
с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с
помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного
документа.
3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным)
или продольный (образцы данных бланков в приложениях 1 и 2).
3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению
гербовых бланков
3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией,
подлежащей учету.
3.3.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими
и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на
соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии
технических и технологических возможностей для изготовления
указанного вида продукции на должном качественном уровне.
3.3.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским
способом или специальным нумератором проставляются учетные
порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в
регистрационно-учетном журнале.
3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в учетно-регистрационном журнале.
3.3.6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и
хранение бланков, назначаются приказом министра здравоохранения.
3.3.7. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
3.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3.4.1. Герб Удмуртской Республики помещается на бланках
документов в соответствии с правовыми актами.
3.4.2. Наименование Министерства здравоохранения указывается в
точном соответствии с Положением о его создании. Сокращенные
наименования применяются только в том случае, если они закреплены
в Положении. Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже
полного. Кроме сокращенного названия указывается название
Министерства на удмуртском языке.
Наименование структурного подразделения указывается в том
случае, если эта структура является автором документа, и
располагается ниже наименования организации (образец в приложении
3).
3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об
организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов, номера
факсов, электронный и телеграфный адрес и др.
3.4.4. Наименование вида документа, составленного или изданного
Министерством, должно соответствовать его компетенции, содержанию
документируемого управленческого действия.
3.4.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально
(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не
подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов
(согласование, визирование, утверждение, подписание, резолюции и
т.д.) датируются. Если авторами документа являются две и более
организации, то его датой является наиболее поздняя дата
подписания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,
а также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в
остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день,
месяц, год (29.04.2000).
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата
оформляется следующим образом: письмо ... от 16.03.2000 N ...
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,
то перед ним проставляется ноль, например: 05.05.2000 (написание
дат и чисел в приложении 4).
3.4.6. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его
состав обязательно входит порядковый номер в пределах
регистрируемого массива документов, который дополняется индексом
дела по номенклатуре. Составные части регистрационного номера
отделяются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно с
другими организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
3.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату
документа" используется только в тех видах документов, которые
являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка,
акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с
поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает
необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в
тексте письма.
3.4.8. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"
свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем
круг пользователей документа. Целью ограничения доступа к
информации, находящейся в документе, является защита служебной
документированной информации, неправомерное обращение с которой
может нанести различного рода ущерб. Гриф "Для служебного
пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем
правом углу первой страницы документа.
3.4.9. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения
указывается в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения
Российской Федерации
или
Муниципальное учреждение
здравоохранения "Алнашская
центральная районная больница"
Организационно-методический
отдел
Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже, например:
ОАО "Медицинская техника"
Планово-экономический отдел
Старшему экономисту
А.А. Петровой
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
СП "Медицинское оборудование"
И.И. Иванову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций,
их наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам отдела кадров
республиканских учреждений
здравоохранения Удмуртской
Республики
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес.
А.В. Калинину
ул. Садовая, д. 58, кв. 16
Воткинский район, п. Новый
Удмуртская Республика, 427038
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем
количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом
документе проставляется только один адресат.
3.4.10. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
документа располагается в верхнем правом углу документа.
Утверждение документа - реквизит, указывающий нормативный или
правовой характер его содержания.
При утверждении документов гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ,
его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель министра
(подпись) А.Н. Савченко
28.09.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики
от 02.11.2004 N 257
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, в
приложении 5.
3.4.11. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
Например:
Алексеенко В.В.
Разумовскому А.И.
Прошу подготовить проект письма
ответа фирме "Медицина" к 30.05.2004.
Личная подпись
Дата
3.4.12 "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий
краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время
прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о
чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета
движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется. Заголовок составляется исполнителем
документа. Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы - базу данных и карточку.
3.4.13. Отметка о контроле проставляется на документах,
подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль" или буквы "К".
3.4.14. Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу
документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного
текста, трафарета или сочетания этих форм.
Анкета - это форма представления унифицированного текста
документа, в котором характеризуется один объект по определенным
признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или
словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых
и др. документах.
Таблица - форма представления унифицированного текста,
содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких
объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при
изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах
по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-
статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных
документах (структура и штатная численность, штатное расписание,
план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже
единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны
согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных
букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое
с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет
самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В
заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются
только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и
подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах
печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при подготовке положений, инструкций, правил,
приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов,
соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст
состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части
указываются причины, основания, цели составления документа. В этой
части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с
ранее изданными нормативными актами или другими документами по
данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании
или в развитие документов других организаций или ранее изданных
документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа,
автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
В соответствии с приказом Министерства здравоохранения РФ от
14.08.97 N 244 "О проведении обязательных предварительных при
поступлении на работу и периодических медицинских обследований"...
Во второй (заключительной) части излагаются решения,
распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
обосновании, то текст может содержать только заключительную часть,
например: приказы - распорядительную часть без констатирующей;
письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки -
оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д.,
то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые
пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и
подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются
арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и
подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При
подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся
ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов,
актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок,
заключений и т.д.), используются унифицированные формы с
трафаретным текстом.
3.4.15. В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а
также документах, адресованных руководству, изложение текста
должно идти от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ,
ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ,
РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах текст излагается от
первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ,
РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного
числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных
подразделений органов (учреждений) здравоохранения, а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного
или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия
установила").
3.4.16. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (приказами,
распоряжениями);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами,
направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все
необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или
его руководителем и т.д.).
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте,
указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при
наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Минздрава РФ от 09.12.98 N 01-14/172 и
приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом
углу первого листа делается отметка с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение 2
к приказу Министерства
здравоохранения
Удмуртской Республики
от 22.03.2004 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина Удмуртской Республики), то в верхнем
правом углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу Управления
здравоохранения г. Ижевска
от 02.02.2004 N 4
(Инструкция Минфина УР
от 22.12.2004 N 305/27)
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается,
например:
Приложение: в 3 экз. или
Приложение: техническое задание на разработку информационной системы
"Учет лекарственных средств в поликлинике" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная
опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
3.4.17. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные
органы представительной и судебной власти, подписываются министром
или по его поручению первым заместителем.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
гражданам, подписываются министром, его заместителями или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
Исполнительный директор Исполнительный директор
УТФОМС ООО "Фармаимпекс"
Г.С.Шадрин С.П.Иващенко
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) А.В.Родионов
Главный бухгалтер (подпись) Р.А.Агафонова
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.)
подписываются председательствующим на заседании коллегиального
органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) Н.В.Куликов
Члены комиссии (подпись) К.М.Артемьева
(подпись) С.П.Матвеев
(подпись) В.А.Филатов
3.4.18. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился
проект документа. Документы, содержащие поручения работникам
Министерства, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Иванов
28.10.2000
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления
и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее
согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Ижевской
государственной академии
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2000
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной
власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы
которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
3.4.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами.
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая
печать, в приложении 6.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ. На
документах финансового характера печать проставляется на
специально отведенном месте без захвата наименования должности и
подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.4.20. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их, не имеющий юридической силы.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или
средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии
машинописным способом текст документа перепечатывается полностью,
включая элементы бланка. Машинописная копия и копия, изготовленная
с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены
лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При
заверении соответствия копии документа отправляемому подлиннику
"Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже
реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись) М.В.Колосков
23.01.2004
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче
ее на руки частным лицам заверительная подпись должна
удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
Министерство здравоохранения может заверить копии только тех
документов, которые создаются в самом Министерстве.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании
личных дел Министерство здравоохранения может изготовить копии
документов, выданных другими организациями и необходимых для
решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о
полученном образовании и т.д.).
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов
граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка,
кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что
подлинник хранится в данной организации.
3.4.21. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя,
номер его телефона, например:
Максимова Нина Сергеевна
928-88-14
или
Максимова
928-88-14.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия
основного исполнителя.
3.4.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого
документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ, например:
Отправлена факсограмма
от 26.10.2000 N 03-15/131.
В дело.
(подпись)
27.10.2000
или
Издан Приказ от 28.10.2000 N 120
"О создании экспертной комиссии".
В дело N 01-46.
(подпись)
29.10.2000
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
3.4.23. Отметка о поступлении документа
Содержит наименование Министерства-получателя документа,
порядковый номер и дату поступления документа.
3.4.24. Отметка для автоматического поиска документа включает в
себя имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.
3.5. Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств; размножение документов
3.5.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при
помощи печатающих устройств средств электронно-вычислительной
техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых
являются должностные лица, пишутся от руки (заявление,
объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть
написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и
тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и
неразборчиво, правленые карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения
слов применяются только общепринятые.
3.5.2 Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются
на листе формата А5 (148 x 210 мм).
3.5.3. Текст документов на бланках формата А4 печатается через
1,5 межстрочного интервала, на бланках формата А5 - через один
межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние
между основаниями смежных строк машинописного текста). Тексты
документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются
через 2 межстрочных интервала.
3.5.4. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без
ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
3.5.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При
этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"
отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
3.5.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4
межстрочными интервалами.
3.5.7. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО,
УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами. Слова
Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами,
кроме начальных.
3.5.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите
"Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки
наименования должности.
3.5.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных
знаков, его допускается продлевать до границы правого поля
документа или переносить на следующую строку. Точка в конце
заголовка не ставится.
3.5.10. При печатании документов используются 8 стандартных
положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок
к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения",
"Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело", наименования должности в реквизитах
"Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи
"Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения
документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в
реквизите "Подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов.
3.5.11. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования они располагаются на одном уровне вертикальными
рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
3.5.12. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание"
печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст
- через один межстрочный интервал.
3.5.13. При изготовлении документов на двух и более страницах
вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц
проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.5.14. Документы, поступающие в копировально-множительную
службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть
тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок),
подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части,
вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для
размножения, а также подписи и пометки должны выполняться
чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).
3.6. Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить
из необходимости обеспечить своевременное доведение их до
учреждений здравоохранения, а также других заинтересованных
сторон, которых эти документы касаются.
3.7. Особенности оформления и передача телеграмм,
телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
3.7.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь
в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя. В
состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование
документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.),
подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст -
содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации;
сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму;
подпись, расшифровка подписи.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При адресовании
телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки,
составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы должен
содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся
ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа
прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев,
союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без
исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными
словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка -
скб, кавычки - квч. Словами указываются следующие знаки: "N" -
номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" -
знак вопросительный, "%" - процент. Все цифровые данные в тексте
пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4
процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк".
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце
текста отделом документационного обеспечения проставляется
регистрационный исходящий номер. После исходящего номера
телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В
нижней части телеграммы под чертой указываются обратный
телеграфный адрес органа (учреждения) здравоохранения; должность и
фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и
номер телефона исполнителя.
Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в
телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в
несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На
экземпляре, остающемся в органе или учреждении здравоохранения,
указываются все адреса и прилагается список адресатов.
3.7.2. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с
бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи,
фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь
четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не
должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем
правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без
досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет
юридической силы.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий
номер и дата). После этого документ поступает к оператору для
передачи. Тексты документов с пометкой "Для служебного
пользования" передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному
учету в журнале. После передачи информации подлинники документов
возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие в Министерство здравоохранения факсограммы подлежат
обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются
по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.
3.7.3. Телефонограммы используются для оперативного решения
вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону,
требуют документального оформления. Текст телефонограммы
передается устно по каналам телефонной связи, записывается
(печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается
лицом, от имени которого она передается. Подписанные
телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются
дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и
принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если
телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен
прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные
телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное
дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо
документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая, за исключением подписи, которая на входящей
телефонограмме отсутствует, записывается в регистрационный журнал.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером
отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем,
отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером
полученной телефонограммы.
3.7.4. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы,
телефонограммы подписываются руководством Министерства.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам
телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов
возлагаются на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего структурного подразделения.
3.7.5. Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов,
доводятся до исполнителей в день получения в виде телеграммы,
телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей
досылкой самого документа.
3.7.6. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы,
передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен
данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение
полученных и отправленных сообщений.
Адресат электронной почты получает изображение документа
(электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на
бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства
(принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами:
поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов
получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны
требованиям, изложенным в подразделе 3.4.
3.8. Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные
технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм
документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные
редакторские программы и др.
Автоматизированная подготовка документов представляет собой
процесс документирования деятельности Министерства с применением
средств ВТ. Подготовленные таким образом организационно-
распорядительные документы выдаются пользователю в форме
машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.
Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ, -
оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей
Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными
документами. Машинограмма оформляется на бланках или стандартных
листах бумаги.
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказ
4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а
также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам
внутренней работы Министерства.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании
поручений министра, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на
основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются министром или по его поручению
заместителем.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их
согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на
руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является
обязанностью службы документационного обеспечения управления
(ДОУ).
4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются
исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются
задания и поручения, а также специалистом службы ДОУ и юристом.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании,
излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и
повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые министру на подпись,
визируются заместителями министра в соответствии с распределением
обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках
установленной формы и докладываются для подписи при необходимости
со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути
приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на
основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой
приказа является дата его подписания.
Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами
или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без
бланка с указанием названий Министерства и других органов или
организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, по личному
составу нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют
печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с
указателем рассылки, который составляется и подписывается
исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в
службу ДОУ.
4.1.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства
Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней,
если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ печатается на бланке установленной формы, шрифт
размером N 14 (образец в приложении 7).
Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер
состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1
межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников
Министерства в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указываются наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю,
которое печатается прописными буквами и вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной
части может содержать сведения о подразделении или должностном
лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
В приказах о назначении на должность, освобождении от
должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной
ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников Министерства
прилагается задание на командировку, подписанное министром.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Место расположения виз - на оборотной стороне
последнего листа проекта приказа в нижней его части.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,
фамилия).
Приказы подписывает министр, а в его отсутствие - лицо, его
замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа
приложения.
4.1.7. Совместные приказы Министерства печатаются на
стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
полные наименования организаций, первым указывается
наименование организации, являющейся инициатором создания приказа,
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается
центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций власти располагаются ниже
текста на одном уровне.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются министром, или как акты,
утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа
утверждения или путем издания распорядительного документа
(приказа) об их утверждении. Решение о порядке принятия положений,
правил и инструкций находится в ведении Министерства.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на простом листе.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту включает в себя содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;
материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями
Министерства и другими организациями, на которые возложена их
подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной
планом работы коллегиального органа. Справки подписываются
руководителями подразделений-исполнителей. Текст протокола должен
быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
подразделением, ответственным за подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на
заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-
исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в
них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по
соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании
и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке
дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах
вопроса.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает
ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью службы ДОУ.
4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или
на общем бланке Министерства формата А4 и имеют следующие
реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ - печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и
выравнивается по центру;
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и
выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается
по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-
цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается по центру
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после
последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в
правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра
печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и
центруется по отношению к ним (образец оформления протокола в
приложении 8).
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Удмуртской
Республики и Правительства Удмуртской Республики;
как исполнение поручений Президента Удмуртской Республики и
Правительства Удмуртской Республики по обращениям граждан по
вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Удмуртской Республики, проектам актов Президента Удмуртской
Республики и актов Правительства Удмуртской Республики;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки
инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением герба
Удмуртской Республики средствами электронно-вычислительной техники
запрещается (образец в приложении 9).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Министерство считает...", "Государственный комитет
рассмотрел...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в
тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в
том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных
инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен
порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4.5. Акт
4.5.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и
подтверждающий установленные ими факты или события.
4.5.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и
констатирующей.
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на
основании которого актируются факт, событие или действие (в
именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц,
участвовавших в составлении акта, указываются наименования
должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в
именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым
указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание",
"Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с
прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи
актирования, существо и характер проведенной комиссией работы,
установленные факты и события, а также выводы и замечания.
Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве
экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед
отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения
табулятора, например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется числом
заинтересованных в нем сторон или нормативными документами,
регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка
на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется
как реквизит "отметка о наличии приложений".
4.5.3. Акт подписывается всеми членами комиссии. При
расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
4.6. Подготовка документов к заседаниям коллегии
4.6.1. Подготовка и представление документов к заседаниям
коллегии возлагаются на руководителей отделов. Представляются
следующие документы: справка объемом 4 - 5 страниц машинописного
текста и при необходимости приложения к ней; проект решения или
приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц,
приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и
организации.
Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до
заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за
3 дня до заседания.
4.6.2. Решение - документ, принимаемый коллегией в целях
разрешения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух
частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели,
задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является
документ вышестоящего органа, то в констатирующей части
указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий
или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков
исполнения.
Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами,
отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы
левого поля).
4.6.3. В качестве исполнителей могут быть указаны учреждения
здравоохранения, отделы управления или должностные лица.
4.6.4. Заседания коллегии оформляются протоколом.
4.6.5. Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в
соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через
секретаря коллегии представляются на подпись руководству в 3-
дневный или установленный коллегией срок.
5. Общие требования к подготовке и представлению
проектов законодательных и нормативных актов
Правительства Удмуртской Республики
Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме
постановлений Правительства Удмуртской Республики (далее -
Правительство). Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не
имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений
Правительства.
Требования к проектам актов Правительства установлены
постановлением Правительства Удмуртской Республики от 24 января
2003 г. N 100 "О Регламенте Правительства Удмуртской Республики".
Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов
органов исполнительной власти Удмуртской Республики в соответствии
с порядком, установленным Президентом Удмуртской Республики.
5.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Удмуртской Республики разрабатываются и представляются министром в
соответствии с поручениями и в инициативном порядке.
Подготовка проектов документов осуществляется структурным
подразделением министерства, в компетенции которого находится
рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа
визируется министром, второй экземпляр - заместителем министра,
начальником структурного подразделения, с которым согласовывается
проект, а также юристом. К проекту документа прилагается лист
согласования его с заинтересованными организациями.
Проекты документов печатаются на листах формата А4 через
полтора межстрочных интервала в двух экземплярах. Первый экземпляр
направляется адресату; второй остается в общем отделе.
В проекте постановления Правительства должен указываться
заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.
В проекте распоряжения Правительства заголовок не указывается.
Проект акта Правительства в обязательном порядке подписывается
министром здравоохранения.
К проекту постановления Правительства прилагается пояснительная
записка, подписанная должностным лицом, ответственным за
разработку проекта, в которой:
1. Раскрываются правовые основы принятия данного постановления;
2. Дается обоснование необходимости принятия данного
постановления Правительства;
3. Указывается финансово-экономическое обоснование проекта
постановления Правительства.
При необходимости пояснительная записка может прилагаться к
проекту распоряжения Правительства.
Проект акта Правительства в обязательном порядке
последовательно согласовывается (лист согласования прилагается):
1. Заместителем Руководителя Администрации - начальником
Правового управления Администрации Президента и Правительства
Удмуртской Республики (далее - заместителем Руководителя
Администрации - начальником Правового управления);
2. Руководителем органа исполнительной власти, структурного
подразделения Администрации, органа и (или) организации, указанных
в тексте данного проекта, и (или) в соответствии с их
компетенцией;
3. Руководителем Администрации, заместителем Председателя
Правительства или иным членом Президиума Правительства, курирующим
соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением
обязанностей;
4. Министром экономики Удмуртской Республики в случае, если
проект акта Правительства содержит вопросы, касающиеся
экономической политики Удмуртской Республики, разработки,
реализации программ социально-экономического развития Удмуртской
Республики, республиканских целевых программ, инвестиционных
программ (проектов), поставок продукции, работ, услуг для
государственных нужд Удмуртской Республики, государственного
республиканского резерва Удмуртской Республики, мобилизационного
плана экономики Удмуртской Республики, социально-экономического
развития районов и городов Удмуртской Республики, лицензирования
отдельных видов деятельности и предоставления бюджетных средств на
возвратной, срочной, платной основе;
5. Заместителем Председателя Правительства - министром финансов
Удмуртской Республики в случае, если проект акта Правительства
содержит финансовые и бюджетные вопросы;
6. Заместителем Председателя Правительства - министром
имущественных отношений Удмуртской Республики в случае, если
проект акта Правительства содержит вопросы имущественных и
земельных отношений, приватизации, управления и распоряжения
государственным имуществом и земельными ресурсами Удмуртской
Республики, регулирования рынков недвижимости и ценных бумаг,
оценочной деятельности;
7. Председателем Государственного комитета Удмуртской
Республики по труду в случае, если проект акта Правительства
содержит вопросы утверждения и изменения предельной численности
аппаратов органов исполнительной власти, оплаты труда, организации
труда в органах исполнительной власти, а также в организациях,
финансируемых из бюджета Удмуртской Республики.
Проекты актов Правительства, имеющие нормативный характер,
согласовываются Управлением Министерства юстиции Российской
Федерации по Удмуртской Республике.
Согласование проекта акта Правительства указанными согласующими
должностными лицами осуществляется исполнителем, ответственным за
подготовку проекта, путем сбора подписей, как правило, на единой
справке согласования установленной формы. В справке согласования
указывается дата согласования проекта акта Правительства, при
наличии особого мнения, разногласий, замечаний и (или) предложений
к проекту акта Правительства согласующим должностным лицом
указывается их наличие, дата и ставится подпись.
Срок согласования проекта акта Правительства каждым согласующим
должностным лицом не должен превышать пяти рабочих дней со дня
поступления проекта.
При получении обоснованных замечаний и предложений от всех
согласующих должностных лиц исполнитель, ответственный за
подготовку проекта, дорабатывает его, и после устранения замечаний
проект повторно представляется на согласование заместителю
Руководителя Администрации - начальнику Правового управления. При
этом исполнитель, ответственный за подготовку проекта акта
Правительства, представляет подлинник проекта в окончательной
редакции с учетом всех замечаний, изложенных в заключениях
согласующих должностных лиц, с обязательным приложением
подлинников указанных заключений и первоначальной редакции
проекта.
В справке согласования в обязательном порядке указываются:
1) визы согласующих лиц (виза включает в себя должность,
фамилию и инициалы, личную подпись визирующего, дату визирования);
2) сведения о замечаниях и предложениях согласующих лиц в
случае их наличия;
3) фамилия и инициалы, номер телефона исполнителя;
4) фамилия и инициалы руководителя соответствующего
структурного подразделения Администрации.
Также предоставляются в форме справки к проекту акта
Правительства сведения о докладчике (фамилия, имя, отчество,
наименование должности и место работы), содокладчике (фамилия,
имя, отчество, наименование должности и место работы),
продолжительности его выступления, список лиц, приглашаемых на
заседание (фамилия, имя, отчество, наименование должности и место
работы).
Если проект акта Правительства был принят Правительством,
Президиумом Правительства, но при этом требуется редакционная и
иная правка, он направляется должностному лицу, ответственному за
разработку проекта, для внесения соответствующих правок после
заседания Правительства, Президиума Правительства.
Должностное лицо, ответственное за разработку проекта акта
Правительства, обязано в трехдневный срок (или иной срок,
установленный Правительством, Президиумом Правительства) со дня
заседания согласовать проект, принятый Правительством, Президиумом
Правительства, с внесенными правками с должностными лицами,
определенными Правительством, Президиумом Правительства, а также с
Правовым управлением и представить его в Управление
делопроизводства.
Управление делопроизводства контролирует внесение всех правок в
проект акта Правительства согласно протоколу заседания
Правительства, Президиума Правительства.
Управление делопроизводства вправе вносить лингвистические
правки в принятые акты Правительства до их подписания.
ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"___" ___________ 2005 года N _______
г. Ижевск
В связи с кадровыми изменениями внести в состав коллегии
Министерства здравоохранения Удмуртской Республики, утвержденный
постановлением Правительства Удмуртской Республики от 3 марта 2003
года N 150 "О Министерстве здравоохранения Удмуртской Республики",
следующие изменения:
1. Вывести из состава коллегии Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики Блохина Юрия Григорьевича и Тыцкую Элен
Ивановну.
2. Ввести в состав коллегии Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики:
Шешко Елену - заместителя министра
Леонидовну здравоохранения Удмуртской
Республики
Председатель Правительства
Удмуртской Республики Ю.С.Питкевич
Проект распоряжения вносит:
Министр здравоохранения
Удмуртской Республики В.А.Мерзляков
------------------------------------------------------------------
Разослать: секретариат Н.А. Хариной, Правовое управление
Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики,
Управление государственной службы и кадровой работы,
государственный комитет Удмуртской Республики по труду,
Министерство здравоохранения Удмуртской Республики.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту распоряжения Правительства Удмуртской Республики
"О внесении изменений в постановление Правительства
Удмуртской Республики от 3 марта 2003 года N 150
"О Министерстве здравоохранения Удмуртской Республики"
Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 3 марта
2003 года N 150 "О Министерстве здравоохранения Удмуртской
Республики" утвержден состав коллегии Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики.
Предлагаем внести в постановление Правительства Удмуртской
Республики от 3 марта 2003 года N 150 "О Министерстве
здравоохранения Удмуртской Республики" изменения в составе
коллегии Министерства здравоохранения Удмуртской Республики.
В связи с сокращением должности первого заместителя министра
здравоохранения Удмуртской Республики Блохина Ю.Г., а также
увольнением в связи с выходом на пенсию Тыцкой Э.Н. предлагается
вывести их из состава коллегии Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики.
В состав коллегии предлагается ввести Шешко Е.Л., заместителя
министра здравоохранения Удмуртской Республики, курирующего
вопросы охраны материнства и детства; Овчинникову В.В., начальника
управления по организации фармацевтической деятельности и
лекарственного обеспечения Министерства здравоохранения Удмуртской
Республики.
В связи с назначением на должность заместителя министра
здравоохранения Удмуртской Республики Петрова М.В., ранее
работавшего председателем комиссии по лицензированию медицинской и
фармацевтической деятельности при Правительстве Удмуртской
Республики, предлагается внести изменения в наименование
занимаемой должности члена коллегии.
Министр здравоохранения
Удмуртской Республики В.А.Мерзляков
СПРАВКА
о согласовании проекта распоряжения
Правительства Удмуртской Республики
Проект представляет: Министерство здравоохранения Удмуртской
Республики
Проект согласовали:
------------------------------------------------------------------
Должность руководителя Подпись Фамилия и инициалы Примечание
министерства, ведомства,
отдела
------------------------------------------------------------------
Заместитель Председателя
Правительства
Удмуртской Республики Н.А. Харина
Заместитель Руководителя
Администрации Президента
и Правительства
Удмуртской Республики -
начальник Правового
управления В.М. Поджаров
Заместитель Руководителя
Администрации Президента
и Правительства
Удмуртской Республики -
начальник Управления
государственной службы и
кадровой работы А.Н. Скобкарев
Исполнитель: Мерзляков В.А., N тел. 513770
"___" _________ 2004 г.
Примечание: мотивированные дополнения или возражения по проекту
(или по отдельным его пунктам) прикладываются к справке в печатном
исполнении на отдельном листе
6. Организация документооборота и исполнения документов
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией по
делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и
должностными инструкциями работников.
6.1.3. В Министерстве применяется частичный электронный
документооборот. Использование электронной программы по
делопроизводству позволяет определить последовательность операций,
производимых с документом, и путь его движения при поступлении
документа в Министерство.
6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
6.2.1. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции
заключается в проверке правильности доставки и целостности
вложений, фиксации факта поступления документа в Министерство и
подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
6.2.2. Проверка правильности доставки имеет целью выявление
корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно
доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при
этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных
документов. При некомплектности или повреждении документа на
последнем листе или на обороте последнего листа документа
проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе
адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты
прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового
штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения
документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На
полученном документе в нижней части первого листа проставляется
штамп (отметка о поступлении), который включает: наименование
Министерства, порядковый номер и дату поступления.
6.2.3. Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по
назначению.
6.2.4. Документы регистрируются и передаются руководству или
непосредственным исполнителям в день их поступления. Результаты
рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме
резолюций руководства Министерства. Резолюции должны содержать
ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения
документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.
6.2.5. Документы, которые исполняются несколькими отделами,
передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве
(по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на
исполнение.
6.2.6. Текст поступившей телефонограммы записывается
получателем в журнале и оперативно передается руководителю,
которому она адресована.
6.2.7. Поступающие оригиналы документов с электронной копией
должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном
носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.3.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются
почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется специалистом службы ДОУ, отдела кадров и правовой
работы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от
26.09.97 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации,
1997, N 40, ст. 4602).
6.3.2. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее
сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и
оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию
составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно
в один адрес, вкладываются в один конверт.
6.3.3. Документы для отправки передаются полностью
оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или
с указанием на рассылку.
6.3.4. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня.
6.3.5. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
6.3.6. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются
сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными,
датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде
отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с
Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N
1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37,
ст. 4299).
6.3.7. Передача информации с помощью телефонограмм
осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается
(печатается) получателем.
6.4. Регистрация документов
6.4.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых
сведений о документе в регистрационные карточки автоматизированным
способом, присвоении документу соответствующего регистрационного
номера и проставлении его непосредственно на документе.
6.4.2. Регистрации подлежат все создающиеся в Министерстве
документы и поступающие от других организаций и частных лиц.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, в приложении
11.
Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные)
документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и
машиночитаемые).
6.4.3. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от
характера документов и задач использования информации дополняется
другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа,
отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов
документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения,
перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок
хранения документа и др.
6.4.4. При регистрации входящего документа в регистрационном
штампе проставляется порядковый номер в пределах текущего года и
дата поступления. Номер исходящего документа состоит из условного
обозначения структурного подразделения, номера соответствующего
дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и
регистрационного номера документа.
6.4.5. Документы регистрируются в Министерстве один раз:
поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения
или подписания. Регистрация документов производится в пределах
номенклатуры дел в зависимости от названия вида документа, автора
и содержания документов. Документы входящие и исходящие
регистрируются на машинных носителях.
6.4.6. Регистрация кадровых приказов производится в отделе
кадров в журнале регистрации приказов; регистрация протоколов
решений коллегии Минздрава УР производится у секретаря коллегии в
журнале регистрации протоколов решений коллегии; регистрация
приказов по основной деятельности производится в книге регистрации
приказов по основной деятельности в приемной министра; регистрация
входящей корреспонденции осуществляется в канцелярии; договоры
регистрируются в книге регистрации договоров в отделе кадров и
правовой работы у юриста.
6.5. Подсчет объема документооборота
6.5.1. Под объемом документооборота понимается количество
документов, полученных и созданных Министерством за выбранный
отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота
используются для определения технологической оснащенности
процессов работы с документами, а также для анализа различных
аспектов управленческой деятельности. Форма справки о
документообороте - в приложении 12.
6.5.2. Подсчет количества документов производится по
регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу
подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при
печатании.
Поступающие документы и создающиеся в Министерстве
подсчитываются отдельно.
6.6. Порядок прохождения внутренних документов
6.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
6.6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными
лицами передаются юристу для проверки соответствия содержания
документов действующему законодательству, а затем специалисту
службы ДОУ, который осуществляет контроль за правильностью их
оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в
соответствии с правом подписи документов и распределением
обязанностей.
6.6.3. Подписанный документ специалист службы ДОУ проверяет
правильность оформления и адресования документов; наличие
подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы
возвращает исполнителям на доработку.
6.6.4. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов в обязательном порядке рассылаются в структурные
подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые
вопросы.
6.6.5. Передача документов между отделами осуществляется через
специалиста службы ДОУ, отдела кадров и правовой работы. Документы
передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной
карточке (приложение 13) сотруднику Министерства под роспись в
разносной книге, в которой проставляется входящий номер документа.
6.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
6.7.1. Электронная почта - один из компонентов системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки
информации и ее передачи между пользователями как внутри
федерального органа исполнительной власти, так и между
организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные
средства.
6.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях при
наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.7.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а
затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный
почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код
пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется
через эти почтовые ящики.
6.7.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и
исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю
необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.7.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале
установленной формы. Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
формы без проставления регистрационного штампа, передаются
адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной
в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители подразделений Министерства обеспечивают
оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей
в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством Министерства, подготовку к пересылке
адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
7. Порядок работы с письменными и устными
обращениями граждан и депутатов
7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений,
жалоб.
7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется
централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
7.3. Руководители и другие должностные лица Министерства
проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.
7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение
вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители
Министерства.
7.5. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений
граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также
преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и
жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут за собой
ответственность в соответствии с существующим законодательством.
Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред
государственным, общественным интересам или правам и охраняемым
законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.
7.6. Прием и регистрация обращений граждан
7.6.1. Прием и регистрация обращений граждан осуществляется
ответственным лицом. В случае поступления документа
непосредственно в какое-либо структурное подразделение
Министерства он должен быть передан ответственному лицу для
регистрации.
7.6.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются в
журнале регистрации по утвержденной форме в день их поступления.
После исполнения заявления, жалобы в журнале проставляется отметка
об исполнении. С момента поступления обращений и регистрации
начинается отсчет срока их исполнения. Конверты к ним сохраняются
и прикладываются к документу.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения
также регистрируются ответственным лицом в журнале.
7.6.3. Регистрационный номер обращения указывается в
регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной
буквы фамилии автора, индекса номенклатуры дел и порядкового
номера документа (например, А-04-18/1, где "А" - начальная буква
фамилии автора, 04-18 - индекс по номенклатуре дел, а "1" -
порядковый номер поступившего документа).
7.6.4. При поступлении повторных обращений граждан им
присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей
графе регистрационного журнала указывается регистрационный номер
первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и в
журнале делается отметка "Повторно" и подбирается вся
предшествующая переписка.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого
обращения истек установленный законодательством срок для
рассмотрения данного обращения или заявитель не удовлетворен
данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие в последующем для
рассмотрения в Министерство, повторными не считаются и учитываются
под регистрационным номером первого обращения с добавлением
порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-
1/2, А-1/3).
7.7. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и
депутатов
7.7.1. Обращения граждан, поступающие в Министерство,
рассматриваются их руководством.
7.7.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не
относится к ведению Министерства, они направляются не позднее чем
в пятидневный срок по принадлежности; одновременно письменно об
этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда
им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.
7.7.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
7.7.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:
внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости
истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для
проверок, принимать другие меры для объективного разрешения
вопроса; принимать обоснованные решения по обращениям,
обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,
принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы;
по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования; систематически
анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические
замечания с целью своевременного выявления и устранения причин,
порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан,
изучения общественного мнения, совершенствования медицинского
обслуживания населения.
7.7.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со
дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и
проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня
поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо
осуществление специальной проверки, истребование дополнительных
документов либо принятие других мер, сроки разрешения в порядке
исключения продлеваются руководством Министерства, но не более чем
на один месяц с сообщением об этом заявителю.
7.7.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо,
оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись
депутата (депутатов). Обращения членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации рассматриваются с принятием мер по их исполнению и
направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с
их депутатской деятельностью или не требующим дополнительного
изучения и проверки, - безотлагательно. Обращения депутатов всех
уровней берутся на контроль. Письма депутатов, в которых
содержатся наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение
коллегии или медицинского совета и по ним принимаются
соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается
лично депутату.
7.7.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и
журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации,
подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные
настоящей Инструкцией.
7.7.8. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан
должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей
возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть
даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем,
находящимся в пределах компетенции Министерства.
7.7.9. Ответы на обращения граждан, требующие правового
обоснования или ссылки на действующее законодательство,
согласовываются с юридической службой.
7.7.10. Ответы на обращения граждан даются руководством
Министерства или руководителями его структурных подразделений.
Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись в регистрационном журнале.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны
исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему
законодательству.
7.8. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам
граждан и их хранение
7.8.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми
относящимися к ним документами возвращаются для централизованного
формирования дел.
7.8.2. На каждом обращении после окончательного исполнения
должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя,
принявшего это решение.
7.8.3. Обращения граждан формируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел.
7.8.4. При формировании дел проверяется правильность
направления документов в дело, их полнота (комплектность).
Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные
документы подшивать в дела запрещается.
7.8.5. Дела с письмами, жалобами, заявлениями граждан являются
документами постоянного срока хранения.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей в целях своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или
словом (штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает министр и по его
поручению служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых
документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители подразделений Министерства.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям.
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а
поступивших из других организаций и обращений граждан - с даты их
поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно" исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку
"оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более
месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня
получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через
30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Удмуртской Республики, данным
Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений,
рассмотренных на заседании Правительства Удмуртской Республики, а
также по проектам постановлений и распоряжений Правительства
Удмуртской Республики, поступившим от ответственного исполнителя
на согласование, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел без согласования с
другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30
дней;
по обращениям граждан, поступившим в Министерство и требующим
дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их
регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
Министерства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Удмуртской
Республики или Правительства Удмуртской Республики допускается в
исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно
осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом
случае министр представляет автору поручения мотивированные
предложения о продлении срока с указанием планируемой даты
исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-
дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных
и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для
внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый
срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или Министерство-автор
документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику
по согласованию с непосредственным руководителем и службой,
обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную
организацию с последующим информированием о ходе и результатах
исполнения пересылаются копии подлинного документа.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в
следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в
год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного
раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за
пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
регистрационно-контрольной карточке.
8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет министр или по
его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется
отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие
сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в
котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано
дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в регистрационно-контрольной карточке
проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего
исполнение (ответственный исполнитель, дата).
8.1.13. Служба ДОУ не реже одного раза в месяц готовит сводные
данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве и
подведомственной сети, на основании которых формируются
оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства
исполнительного органа в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента
Российской Федерации, Президента Удмуртской Республики,
Государственного Совета Удмуртской Республики, Федерального
Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации
и Правительства Удмуртской Республики
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы
Президента Российской Федерации, Президента Удмуртской Республики,
Государственного Совета Удмуртской Республики, Федерального
Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации
и Правительства Удмуртской Республики, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками
"срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской
Федерации, Президента Удмуртской Республики, Государственного
Совета Удмуртской Республики, Федерального Собрания Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации и Правительства
Удмуртской Республики, в том числе и срочных до трех дней,
осуществляется непосредственно министром либо по его поручению
одним из заместителей.
Министр, которому передан на исполнение документ вышестоящего
органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в
резолюции.
8.2.3. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в
регистрационно-контрольной карточке: вносит фамилию исполнителя,
содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и
исполнении документов.
8.2.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о
ходе исполнения документов для последующего информирования
министра о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению
документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа
министру представляются сведения за подписью должностного лица,
которому было дано поручение, или лица, исполняющего его
обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе вышестоящих органов,
дано нескольким должностным лицам, то орган исполнительной власти,
указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем
поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный
исполнитель определяет сроки представления соисполнителями
предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта
документа. Соисполнители представляют свои предложения
ответственному исполнителю в установленные им сроки.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в регистрационно-
контрольную карточку, сведения по исполненным документам
проставляются в регистрационно-контрольную карточку отметкой "в
дело".
9. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в подведомственный архив
Министерства (далее именуется архив), в соответствии с
требованиями, установленными государственными стандартами на
документы, нормативно-методическими документами архивной службы, а
также соответствующими нормативно-методическими документами по
архивному делу и делопроизводству органов исполнительной власти
Удмуртской Республики.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры
дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
(форма номенклатуры дел в приложении 14).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных
подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой
дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в
деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных
подразделений и сводная номенклатура дел Министерства.
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
(отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства,
согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается
руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
службу ДОУ Министерства.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на
основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической
помощи архива Министерства.
9.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается
специалистом службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной
комиссией (далее именуется ЦЭК) Министерства здравоохранения, с
Экспертно-проверочной методической комиссией (далее именуется
ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской
Республики и утверждается министром. Согласовывается номенклатура
дел с ЭПМК не реже одного раза в 3 года, если не было структурных
изменений в Министерстве.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе
ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Министерства.
Четвертый находится в отделе ведомственных архивов Центрального
государственного архива Удмуртской Республики в контрольно-
наблюдательном деле.
9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, перечитывается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры
Министерства.
9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой Министерства.
9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которой относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например, "Документы о проведении тематических выставок (планы,
списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения".
Если содержание дела касается одной административно-
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Управлением здравоохранения г. Воткинска об
использовании архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые отчеты Министерства здравоохранения Удмуртской
Республики о работе учреждений здравоохранения".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой
России срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
9.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в Министерстве, как правило,
децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их
в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель
в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факса, телефонограммы на общих основаниях; в дело не
должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются копии принятых законов, актов Президента Российской
Федерации, Президента Удмуртской Республики, актов Правительства
Российской Федерации, актов Правительства Удмуртской Республики и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Удмуртской Республики или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации, Президента
Удмуртской Республики, Правительства Российской Федерации,
Правительства Удмуртской Республики, находящиеся на контроле,
подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не
заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки
постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Законом Удмуртской Республики "О государственной
службе Удмуртской Республики" от 26.11.97 N 523-I.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и
соответствующих структурных подразделений, в ведении которых
заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем архива Министерства.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (образец формы в
приложении 14), нумерацию листов в деле, составление листа-
заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства
здравоохранения Удмуртской Республики; наименование структурного
подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома,
части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный
шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование органа исполнительной власти указывается
полностью в именительном падеже с указанием официально принятого
сокращенного наименования, которое указывается в скобках после
полного наименования; наименование структурного подразделения -
записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа
исполнительной власти; заголовок дела - переносится из
номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти,
согласованной с ЭПМК Комитета по делам архивов Удмуртской
Республики; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число,
месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело. При этом число и год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности федерального органа, с
указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве УР (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов
архива и органа исполнительной власти по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные
дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется Инструкцией по ведению делопроизводства в
Министерстве. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами
и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух
лет, а затем сдаются в архив Министерства.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с
разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное
дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано,
дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения министра или его заместителя, курирующего
службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения министра с
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
10. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Министерства входят в состав Архивного фонда
Удмуртской Республики и после проведения экспертизы их ценности в
порядке, установленном архивной службой Удмуртской Республики,
подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в
Центральный государственный архив Удмуртской Республики.
Для хранения документов постоянного срока хранения и временного
(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а
также документов по личному составу, их учета, использования,
отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство
образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив
Министерства включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в
структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по
проведению экспертизы ценности документов, формированию и
оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
Министерства.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и при
необходимости экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в
структурных подразделениях.
10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются министром (для ЦЭК)
и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о
ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Комитета по
делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным
методическим руководством архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов
с временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК Министерства.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются (образец формы описи в приложении 16).
10.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении
описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архива Министерства. По
этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую
готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на
постоянное хранение в Центральный государственный архив Удмуртской
Республики.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме и представляются в архив Министерства через
два года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного
подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела
(тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела
(тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле
(томе, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного
подразделения.
10.1.17. Опись дел структурного подразделения Министерства
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе
с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
производятся после составления сводных описей дел постоянного
хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются
на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК
Министерства акты утверждаются министром только после утверждения
Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам
архивов при Правительстве УР описей дел постоянного хранения;
после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в
данные акты, в соответствии с установленным порядком. Сводная
опись Министерства составляется в 4 экземплярах, один из которых
передается в ЦГА УР, и к сводной описи составляются титульный лист
с предисловием.
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего Министерства (образец акта в приложении
17).
10.2. Подготовка и передача документов в архив
В архив Министерства передаются дела с исполненными документами
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства
после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в
структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному руководителем службы
ДОУ.
10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом
Министерства в присутствии работника структурного подразделения.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные
картотеки на документы или программные средства и базы данных,
содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается
в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Протокол ЦЭК
Комитета по делам архивов Министерства здравоохранения
при Правительстве УР Удмуртской Республики
от 29.04.2005 N 4 от 24.03.2005 N 3
Приложение 1
к п. 3.2.3
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Министр здравоохранения
Удмуртской Республики
АКТ Подпись Расшифровка подписи
Дата
выполненных работ
от _________ N ______
г. Ижевск
На основании ... (название приказа, соглашения, договора и
т.д.) ... комиссия в составе: председатель ..., члены - ...
принимает выполненные работы ...
Председатель - подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии - подписи Расшифровка подписей
Приложение 2
к п. 3.2.3
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРОТОКОЛ
от _________________ N __________
заседания ЦЭК
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ...
2. О ...
1. Слушали:
Ф.И.О. - текст
Выступили:
Ф.И.О. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Принять ...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председатель подпись Расшифровка подписи
Секретарь подпись Расшифровка подписи
Приложение 3
к п. 3.4.2
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ ДЕТСКАЯ
КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА
(РДКБ)
426007, г. Ижевск, ул. Ленина, д. 89
Факс (3412)75-38-58
тел. 75-36-36
________________ N ________________
На N ______________________________
Приложение 4
к п. 3.4.5
НАПИСАНИЕ
ДАТ И ЧИСЕЛ
Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то
указанные документы могут иметь следующее написание:
15.04.2004 (во всех документах, кроме финансовых);
15 апреля 2004 г. (только в финансовых документах);
15 апреля 2004 года.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово
"год" пишется полностью: план на 1995 год, смета на 1994 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года,
полугодия и года, то она имеет следующее написание:
в марте 1997 г.
в марте - апреле 1997 г.
в первом полугодии 1997 г.
в I квартале 1997 г.
в III - IV кварталах 1997 г.
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом:
в марте 1997 г., за 3 месяца 1997 года, в 1997 году, с 1994 по
1996 год, в 1995 - 1997 годах.
Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный,
учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а
заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1993/94
учебном году. Отчетный 1992/93 год.
В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй
год пишут полностью. Например: освободить от взимания налога в
1993 - 1994 гг.
Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется
полностью:
I квартал 1993 г.; во втором полугодии 1994 г.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,
пишутся с наращением:
90-е годы.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся
без наращения:
II очередь строительства,
специалист II категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи,
рекомендуется писать цифрами и словами: 50 тыс. рублей, 10 млн.
рублей, 15 млрд. рублей.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем
составе числительные, пишутся:
850-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный.
Приложение 5
к п. 3.4.10
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации
организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских,
проектно-конструкторских и технологических работ; технические и
т.д.);
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике
безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования, численности работников и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-
исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, ведомств и др., организаций с указанием сроков
хранения материалов и т.д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-
изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой
техники; кооперированных поставок продукции; распределения
продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-
коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического
совета, ученого совета и т.д.);
Положения (об организации; структурном подразделении;
премировании и т.д.);
Прейскуранты на лекарственные препараты и предметы медицинского
назначения;
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок;
учебные);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; использования средств фонда Минздрава
России; на освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т.д.);
Стандарты (государственные, фармакопейные статьи, технические
условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы организаций;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 6
к п. 3.4.19
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
Архивные справки;
Архивные копии;
Грамоты;
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры, соглашения, контракты;
Документы для оформления пенсионных дел;
Документы на получение и провоз грузов через таможню;
Документы, направляемые в ОВИР и УВИР;
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения, направляемые в МИД);
Заключения и отзывы;
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Лицензии;
Нормы расхода на драгоценные металлы;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями
Российской Федерации, присвоении почетных званий, премиями и
т.д.);
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Планы капитальных вложений;
Планы учебные, программы усовершенствования врачей;
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные
(сводные, в банки); на получение инвалюты со счета в банках;
перевод валюты банкам; на импорт и т.д.);
Положения о Министерстве и организациях системы;
Прейскуранты;
Протоколы согласования;
Регистрационные удостоверения на зарубежные лекарственные и
диагностические средства и изделия медицинского назначения и
медицинскую технику;
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банки);
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к
договору; на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования
бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся
зарплате и т.д.);
Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
Титульные списки;
Трудовые книжки;
Удостоверения, дипломы, аттестаты;
Уставы предприятий (объединений);
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 7
к п. 4.1.6
(герб)
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от ____________ г. Ижевск N ________
О ... (заголовок)
Текст констатирующей части приказа.
Распорядительная часть начинается со слова приказываю:
(строчными буквами вразрядку)
1.
2.
2.1.
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение 8
к п. 4.3.6
Министерство здравоохранения Удмуртской Республики
ПРОТОКОЛ
Коллегии Министерства здравоохранения Удмуртской Республики
от _______________ N ________
Председательствующий - Мерзляков В.А.
Секретарь - Ахмедчина З.И.
Присутствовали: 30 чел. (список прилагается)
Повестка дня:
1. О состоянии стоматологической помощи населению г. Сарапула
Докладчик:
Абашев Николай Аркадьевич - начальник Управления
здравоохранения Администрации г. Сарапула
2. О ...
1. О состоянии стоматологической помощи населению г. Сарапула
Слушали:
Абашева Н.А. - текст прилагается
--------------------------------------------------------------
(Выступили: Трушков Н.В. обратил внимание на улучшение функции
врачебной должности в 2004 году, взята под контроль запись
пациентов на первичный прием; Латыпов Р.М. - увеличилась
текучесть кадров, высокий процент совместительства; Ромаданова
Т.В. - отсутствует работа с диспансерными группами больных,
низкий процент охвата санации детей и подростков, недостаточно
проводится работа по организации управления службой.)
Решение коллегии прилагается
Председатель Коллегии
министр здравоохранения
Удмуртской Республики В.А.Мерзляков
Секретарь З.И.Ахмедчина
Приложение 9
к п. 4.4.3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ Председателю Государственного
СЛУЖБА РОССИИ комитета Российской Федерации
(РОСАРХИВ) по стандартизации и метрологии
Отделение N 1
Ильинка ул., 12, Москва, 103132 ГУ ЦБ РФ по г. Москве
Тел. 206-35-31, факс 206-55-87
Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве Ленинский просп., д. 9
Сч. 40105810700000010079
Москва, 117049
_____________ N ___________
На N ______________________
Об изменениях к ГОСТ
Росархив представляет на Ваше рассмотрение и утверждение
изменения к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов", разработанные
Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения
и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива.
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Заместитель руководителя В.А.Еремченко
А.Б.Танонин
206-48-36
Приложение 10
к п. 5.1
НАПИСАНИЕ
НАИМЕНОВАНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ,
ИХ АКТОВ, ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
Президент Российской Федерации
Председатель Совета безопасности Российской Федерации
Секретарь Совета безопасности Российской Федерации
В наименованиях органов при Президенте Российской Федерации и
при Правительстве Российской Федерации пишутся с прописной буквы
первое слово и имена собственные:
Совет безопасности Российской Федерации
Совет обороны Российской Федерации
Президентский совет
Политический консультативный совет
Совет по местному самоуправлению в Российской Федерации
Совет по кадровой политике при Президенте Российской Федерации
Администрация Президента Российской Федерации
Государственно-правовое управление Президента Российской
Федерации
Медицинский центр при Правительстве Российской Федерации
Санитарно-противоэпидемическая комиссия Правительства
Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся названия палат Федерального Собрания
Российской Федерации, первое слово и имена собственные в полных
названиях комитетов, комиссий палат, образованных ими рабочих
органов, рабочих органов при Председателе Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, структурных
подразделений Аппарата Совета Федерации и Аппарата Государственной
Думы:
Совет Федерации
Государственная Дума
Счетная палата Российской Федерации
Председатель Счетной палаты Российской Федерации
Комитет Совета Федерации по науке, культуре, образованию,
здравоохранению и экологии
Комитет Совета Федерации по делам Севера и малочисленных
народов
Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации,
но:
аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам экономической
политики
Комитет по охране здоровья Государственной Думы Российской
Федерации
Комитет по делам женщин, семьи и молодежи Государственной Думы
Российской Федерации
Правовое управление Аппарата Государственной Думы,
но:
аппарат Комитета Государственной Думы по обороне.
Названия депутатских объединений в Государственной Думе
пишутся:
фракция "Коммунистическая партия Российской Федерации"
фракция "Либерально-демократическая партия России"
фракция "ЯБЛОКО"
Аграрная депутатская группа
депутатская группа "Народовластие"
депутатская группа "Российские регионы".
В наименованиях органов исполнительной власти Российской
Федерации, а также субъектов Российской Федерации все слова
пишутся с прописной буквы:
Правительство Российской Федерации
Правительство Республики Татарстан
Правительство Удмуртской Республики.
В наименованиях министерств и иных федеральных органов
исполнительной власти, наименованиях государственных органов
исполнительной власти субъектов Российской Федерации пишется с
прописной буквы первое слово:
Министерство здравоохранения Российской Федерации
Министерство здравоохранения Удмуртской Республики
Министерство экономики Российской Федерации
Министерство финансов Республики Карелия.
Слова министерство, государственный комитет, агентство,
федеральная служба, комиссия во множественном числе или не в
качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти
слова употребляются в документе вместо полного названия при
повторении, их следует писать с прописной буквы.
Названия департаментов, главных управлений, управлений,
самостоятельных отделов министерств и иных федеральных органов
исполнительной власти пишутся с прописной буквы, названия отделов
- со строчной:
Департамент государственного санитарно-эпидемиологического
надзора Министерства здравоохранения Российской Федерации
Управление охраны здоровья матери и ребенка Министерства
здравоохранения Российской Федерации
общий отдел Управления делами Министерства здравоохранения
Российской Федерации.
При отсутствии полного наименования слова департамент, главное
управление, управление, отдел пишутся со строчной буквы.
В наименованиях должностей в органах государственной власти с
прописной буквы пишутся:
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания
Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания
Председатель Государственной Думы Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Российской
Федерации
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации
Руководитель Аппарата Государственной Думы Российской Федерации
Председатель Правительства Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Правительства Российской
Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Министр финансов Российской Федерации
Министр здравоохранения Российской Федерации
Главный государственный санитарный врач Российской Федерации
Генеральный прокурор Российской Федерации
Председатель Центрального банка Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся:
заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания
председатель (заместитель председателя) Комитета Совета
Федерации (наименование)
заместитель Председателя Государственной Думы Российской
Федерации
председатель (заместитель председателя) Комитета
Государственной Думы Российской Федерации (наименование)
полномочный представитель Президента Российской Федерации в
Федеральном Собрании
первый заместитель Министра здравоохранения Российской
Федерации
заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации.
В названиях документов органов власти и управления с прописной
буквы пишутся:
Конституция Российской Федерации,
но:
конституции республик
Декларация прав и свобод человека и гражданина
Федеральный конституционный закон (название)
Федеральный закон (название)
Федеративный договор
Закон Российской Федерации (название)
Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья
граждан
Договор об общественном согласии
Указ Президента Российской Федерации (название),
но:
проект указа Президента Российской Федерации (название в
кавычках)
указы Президента Российской Федерации (название)
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию
(название)
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
Конституция Республики Башкортостан
Устав Красноярского края
Государственный бюджет Российской Федерации
Генеральный план развития Москвы.
В названиях документов, принятых совещаниями, конгрессами
международных организаций и учреждений, с прописной буквы пишутся
первое слово и имена собственные:
Всеобщая декларация прав человека
Итоговый документ Венской встречи.
В международных договорах, соглашениях, конвенциях с прописной
буквы пишутся следующие слова и словосочетания:
Договор, Конвенция, Соглашение, Сторона, Стороны, Высокие
Договаривающиеся Стороны, Российская Сторона.
Со строчной буквы пишутся:
законы Российской Федерации
федеральные законы
проект федерального конституционного закона (название)
проект федерального закона (название)
постановление Совета Федерации Федерального Собрания
постановление Государственной Думы Федерального Собрания
заявление Государственной Думы Федерального Собрания
обращение Государственной Думы Федерального Собрания
распоряжение Президента Российской Федерации
постановление Правительства Российской Федерации
распоряжение Правительства Российской Федерации.
Вид документов с предшествующим родовым словом (устав,
инструкция), не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы,
а заголовок заключается в кавычки и начинается с прописной буквы:
технологическая инструкция "Ввод информации".
В наименованиях учреждений, организаций и фондов единичного
характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена
собственные, входящие в эти наименования:
Центральный банк Российской Федерации (Банк России)
Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России)
Банк внешней торговли (Внешторгбанк)
Российская государственная страховая компания (Росгосстрах)
Пенсионный фонд Российской Федерации
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования
Российский детский фонд
Федерация независимых профсоюзов России (ФНПР)
ЦК профсоюза работников здравоохранения Российской Федерации
Совет профсоюза работников здравоохранения г. Москвы
Общество Красного Креста Российской Федерации
Ассоциация врачей России
С прописной буквы пишется первое слово в наименованиях
предприятий, объединений, акционерных обществ:
Федеральное государственное предприятие "ФИДЭМ"
Московское предприятие по производству бактерийных препаратов.
Наименования предприятий, объединений, акционерных обществ с
условным наименованием в кавычках пишутся со строчной буквы. С
прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов:
акционерное общество "ГипроНИИздрав"
акционерное общество "Росфармация"
научно-производственное объединение "Витамины".
С прописной буквы пишется первое слово в сложных названиях,
начинающихся словами "Государственный", "Всероссийский",
"Центральный", "Международный" или порядковыми числительными
(Первый, Второй и т.п.):
Всероссийский центр медицины катастроф "Защита"
Государственная авиационная корпорация "Туполев"
Российское акционерное общество "Газпром",
но:
государственное унитарное предприятие "Аллерген".
Наименование, указывающее специализацию, пишется со строчной
буквы:
детская клиническая больница имени Н.Ф. Филатова
стоматологическая поликлиника N 1
поликлиника N 140
больница N 31
медико-санитарная часть N 10
центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора.
В наименованиях академий, научных и высших образовательных
учреждений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена
собственные, входящие в наименование:
Российская академия наук
Российская академия медицинских наук
Российская медицинская академия последипломного образования
Научно-исследовательский институт трансплантологии и
искусственных органов
Московский городской научно-исследовательский институт скорой
помощи им. Н.В. Склифосовского.
Наименования средних учебных заведений неединичного характера
(техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:
медицинское училище N 3
медицинский колледж N 1.
Наименования частей и отделов учреждений, организаций, а также
слова типа: коллегия, президиум, ученый совет, научно-методический
совет, факультет, отделение, сектор, группа - пишутся со строчной
буквы:
президиум Российской академии медицинских наук
учебно-методический отдел
факультет фундаментальной медицины
кафедра эндокринологии детского и подросткового возраста
сектор гигиены питания
отделение профилактической медицины.
Наименования должностей руководителей предприятий, учреждений,
организаций пишутся со строчной буквы:
президент компании
генеральный директор
главный редактор "Медицинской газеты"
президент Российской академии наук
ректор Российского медицинского университета.
Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
пишутся со строчной буквы:
генерал армии
действительный член Российской академии медицинских наук,
академик
член-корреспондент Российской академии наук
доктор технических наук
лауреат Государственной премии.
Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы:
Герой Российской Федерации.
Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с
прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях
почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы:
установить почетное звание "Народный артист Российской
Федерации"
присвоить почетное звание "Заслуженный врач Российской
Федерации",
но:
наградить народного артиста Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся:
администрация Нижегородской области
правительство Москвы
мэрия Санкт-Петербурга
мэрия г. Новгорода
глава администрации Красноярского края
губернатор Сахалинской области
премьер правительства Москвы
мэр Санкт-Петербурга.
Субъекты Российской Федерации: республики и автономные
образования:
Республика Адыгея (Адыгея)
Республика Алтай
Республика Башкортостан
Республика Коми
Республика Марий Эл
Республика Мордовия
Республика Татарстан (Татарстан)
Удмуртская Республика
Коми-Пермяцкий автономный округ.
Государства-участники Содружества Независимых Государств:
Республика Белоруссия
Республика Узбекистан
Украина.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих
словосочетаниях:
государственная граница Российской Федерации
государственная награда Российской Федерации.
Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих
словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации
Государственный гимн Российской Федерации
Государственный флаг Российской Федерации.
Приложение 11
к п. 6.4.2
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Сводки, информации, прейскуранты, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы. Копии.
5. Рекламные извещения, плакаты.
6. Программы совещаний, конференций и т.п.
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
8. Бухгалтерские документы.
9. Документы материального учета.
10. Печатные издания (газеты, журналы, книги).
11. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры,
информационные листки, телефонные справочники, проспекты изданий,
авторефераты и др.).
12. Научные отчеты по темам.
13. Формы статистической отчетности.
14. Месячные, квартальные, годовые отчеты.
15. Ответы на запросы Министерства.
Примечания:
1. Документы, перечисленные в пп. 2, 4, 8, 9, 12, 13, 14, 15,
подлежат специальному учету в пределах структурных подразделений
или у исполнителей.
Приложение 12
к п. 6.5.1
СПРАВКА
ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
за ______________ 20__
(месяц)
Документы Количество документов Всего
подлинники тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 13
к п. 6.6.5
Регистрационная карточка входящего документа
Министерство здравоохранения
-----------------------------------------------------------------¬
¦Корреспондент: Госсовет УР ¦
+-----------------------------T----------------------------------+
¦Дата поступления и индекс ¦Дата и индекс документа ¦
¦18.03.2005 862 ¦18.03.2005 136-42-33 (Листов: 0)¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Краткое содержание: Об обеспечении населения льготными ¦
¦ лекарственными средствами г. Воткинска ¦
¦ --------------------------------------------+
¦Резолюция: ¦
¦ К исполнению: Овчинниковой В.В.; ¦
¦ Срочно подготовить ¦
¦ ответ! ¦
¦ --------------------------------------------+
¦Автор резолюции: Мерзляков В.А. Дата резолюции: 18.03.2005¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Исполнено Листов: Дата: 18.03.2005 ¦
¦исх. N 01-15/779 ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ ЗАО "НПО Градиент - Новые Технологии"¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 14
к п. 9.1.1
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УТВЕРЖДАЮ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Министр
Подпись В.А. Мерзляков
от _____________ N _______ Дата
г. Ижевск
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _______ год
Индекс Заголовок Кол-во дел Срок Примечани
дела дела (тома, (томов, хранения я
части) частей) и NN статей
по перечню
1 2 3 4 5
Наименовани раздела
е
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПМК
от _________ N ___ Комитета по делам архивов
при Правительстве УР
от _________ N ___
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в _________ году:
дел постоянного хранения -
дел временного хранения -
(свыше 10 лет)
дел временного хранения -
(до 10 лет включительно)
Итоговые сведения переданы в архив
Должность ответственного
за делопроизводство в
структурном подразделении Подпись Расшифровка подписи
Дата
---------------------
- Название перечня и его выходные данные
Приложение 15
к п. 9.2.8
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N ______ Том N ______
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
Начато _____________ 200_ г.
Окончено ___________ 200_ г.
Фонд N На _____________________ листах
Опись N
Дело N Хранить _______________________
Приложение 16
к п. 10.1.10
Министерство здравоохранения УТВЕРЖДАЮ
Удмуртской Республики Министр
Фонд N _______________ Подпись Расшифровка подписи
дел постоянного хранения Дата
за ___________ год
NN Индексы Заголовки Крайние Кол-во Примечани
п/п дел дел даты листов я
1 2 3 4 5 6
В данный раздел описи внесено ____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с N _________ по N _________, в том числе:
литерные номера: _________________________________
пропущенные номера: ______________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета Протокол ЦЭК
по делам архивов при Министерства здравоохранения
Правительстве УР Удмуртской Республики
от ___________ N ____ от ____________ N _____
Приложение 17
к п. 10.1.19
Министерство здравоохранения
Удмуртской Республики УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Наименование структурного руководителя структурного
подразделения подразделения
Подпись Расшифровка
АКТ N ______ подписи
Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании
__________________________________________________________________
(название перечня, приказа)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение следующие документы
_________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, в деятельности
которого отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)
NN Заголово Дата NN описей Индекс Количест- Номера Примеча-
п/ к дела (номенкла- дела по во дел, статей ние
п дела или тур) за номенкла-томов и сроки
крайние год туре или хранени
даты дел N дела я
по по
описи перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого: _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
(опись подписывается специалистом, проводившим экспертизу и
составившим опись, с указанием занимаемой должности)
Описи дел постоянного срока хранения за _______ утверждены, по
личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по делам при
Правительстве Удмуртской Республики.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
Минздрава УР
от _______ N _______
Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от ________________
(дата)
Ответственный исполнитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 18
Министерство здравоохранения
Удмуртской Республики
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель министра
здравоохранения
__________ В.А.Гаврилов
12.02.2003
ОПИСЬ N 02
сдачи дел в ведомственный архив Минздрава
Удмуртской Республики
4. Отдел лечебно-профилактической помощи взрослому населению
NN Индек Заголовок дела Дат Кол- Срок Примечани
п/ с а во хранени е
п дела дел листо я
а в дела
1 04-16 Переписка с медицинскими 200 5 лет 6 томов
учреждениями по вопросам 0 686
госпитализации и отправки 10 томов
больных в клиники и научно- 200
исследовательские 1
учреждения
2 04-16 Журнал направления 199 5 лет 1 том
документов 8 686 1 том
и пациентов в клиники и 199
научно-исследовательские 9
учреждения - 1 том
200 1 том
0
200
0
200
0
-
200
1
3 04-18 Письма, заявления, жалобы 200 5 лет 4 тома
населения по лечебным 0 ЭПК
вопросам и документы по их 34 5 томов
расследованию 200
1
4 04-19 Книга регистрации писем, 200 5 лет 1 том
заявлений и жалоб граждан 0 101 1 том
200
1
5 04-19 Письма, заявления, жалобы 200 5 лет 1 том
граждан 0 ЭПК 7 томов
200 34
1
6 04-28 Журнал регистрации личных 199 1 том
обращений граждан по 9
лечебным -
вопросам 200
0
В данную опись внесено шесть дел с N 01 по N 06, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Специалист отдела кадров
и правовой работы МЗ УР Г.В.Булдакова
СОГЛАСОВАНО: ОДОБРЕНО:
Начальник отдела кадров Протокол ЦЭК МЗ УР
Минздрава УР от 12.02.03 N 84
З.Х.Ахмедчина
13.02.2003
|
